5W2H分析法又叫七何分析法，是二戰(zhàn)中美國(guó)陸軍兵器修理部首創(chuàng)。簡(jiǎn)單、方便，易于理解、使用，富有啟發(fā)意義，廣泛用于企業(yè)管理和技術(shù)活動(dòng)，對(duì)于決策和執(zhí)行性的活動(dòng)措施也非常有幫助，也有助于彌補(bǔ)考慮問(wèn)題的疏漏。
用五個(gè)以W開頭的英語(yǔ)單詞和兩個(gè)以H開頭的英語(yǔ)單詞進(jìn)行設(shè)問(wèn)，發(fā)現(xiàn)解決問(wèn)題的線索，尋找發(fā)明思路，進(jìn)行設(shè)計(jì)構(gòu)思，從而搞出新的發(fā)明項(xiàng)目，這就叫做5W2H法。
① WHAT--是什么?目的是什么?做什么工作?
② HOW --怎么做?如何提高效率?如何實(shí)施?方法怎樣?
③ WHY--為什么?為什么要這么做?理由何在?原因是什么?造成這樣的結(jié)果為什么?
④ WHEN--何時(shí)?什么時(shí)間完成?什么時(shí)機(jī)最適宜?
⑤ WHERe--何處?在哪里做?從哪里入手?
⑥ WHO--誰(shuí)?由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)?誰(shuí)來(lái)完成?誰(shuí)負(fù)責(zé)?
⑦ HOW MUCH--多少?做到什么程度?數(shù)量如何?質(zhì)量水平如何?費(fèi)用產(chǎn)出如何?
提出疑問(wèn)于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題是極其重要的。創(chuàng)造力高的人，都具有善于提問(wèn)題的 能力，眾所周知，提出一個(gè)好的問(wèn)題，就意味著問(wèn)題解決了一半。提問(wèn)題的技巧高，可以發(fā)揮人的想象力。
相反，有些問(wèn)題提出來(lái)，反而挫傷我們的想象力。發(fā)明者在設(shè)計(jì)新產(chǎn)品時(shí)，常常提出:為什么(Why);做什么(What);何人做(Who);何時(shí)(When);何地(Where);如何(How );多少(How much)。這就構(gòu)成了5W2H法的總框架。如果提問(wèn)題中常有"假如……"、"如果……"、"是否……"這樣的虛構(gòu)，就是一種設(shè)問(wèn)，設(shè)問(wèn)需要更高的想象力。
在發(fā)明設(shè)計(jì)中，對(duì)問(wèn)題不敏感，看不出毛病是與平時(shí)不善于提問(wèn)有密切關(guān)系的。對(duì)一個(gè)問(wèn)題追根刨底，有可能發(fā)現(xiàn)新的知識(shí)和新的疑問(wèn)。所以從根本上說(shuō)，學(xué)會(huì)發(fā)明首先要學(xué)會(huì)提問(wèn)，善于提問(wèn)。阻礙提問(wèn)的因素，一是怕提問(wèn)多，被別人看成什么也不懂的傻瓜，二是隨著年齡和知識(shí)的增長(zhǎng)，提問(wèn)欲望漸漸淡薄。
如果提問(wèn)得不到答復(fù)和鼓勵(lì)，反而遭人譏諷，結(jié)果在人的潛意識(shí)中就形成了這種看法：好提問(wèn)、好挑毛病的人是擾亂別人的討厭鬼，最好緊閉嘴唇，不看、不聞、不問(wèn)，但是這恰恰阻礙了人的創(chuàng)造性的發(fā)揮。
以下是具體實(shí)施步驟：
步驟一：做什么 What？
條件是什么?哪一部分工作要做?目的是什么?重點(diǎn)是什么?與什么有關(guān)系?功能是什么?規(guī)范是什么?工作對(duì)象是什么?
步驟二：怎樣 How？
怎樣做省力?怎樣做最快?怎樣做效率最高?怎樣改進(jìn)?怎樣得到?怎樣避免失敗?怎樣求發(fā)展?怎樣增加銷路?怎樣達(dá)到效率?怎樣才能使產(chǎn)品更加美觀大方?怎樣使產(chǎn)品用起來(lái)方便?
步驟三：為什么Why？
為什么采用這個(gè)技術(shù)參數(shù)?為什么不能有響聲?為什么停用?為什么變成紅色:為什么要做成這個(gè)形狀?為什么采用機(jī)器代替人力?為什么產(chǎn)品的制造要經(jīng)過(guò)這么多環(huán)節(jié)?為什么非做不可?
步驟四：何時(shí)When？
何時(shí)要完成?何時(shí)安裝?何時(shí)銷售?何時(shí)是最佳營(yíng)業(yè)時(shí)間?何時(shí)工作人員容易疲勞?何時(shí)產(chǎn)量最高?何時(shí)完成最為時(shí)宜?需要幾天才算合理?
步驟五：何地Where？
何地最適宜某物生長(zhǎng)?何處生產(chǎn)最經(jīng)濟(jì)?從何處買?還有什么地方可以作銷售點(diǎn)?安裝在什么地方最合適?何地有資源?
步驟六：誰(shuí)Who？
誰(shuí)來(lái)辦最方便?誰(shuí)會(huì)生產(chǎn)?誰(shuí)可以辦?誰(shuí)是顧客?誰(shuí)被忽略了?誰(shuí)是決策人?誰(shuí)會(huì)受益?
步驟七：多少How much？
功能指標(biāo)達(dá)到多少?銷售多少?成本多少?輸出功率多少?效率多高?尺寸多少?重量多少?
如果現(xiàn)行的做法或產(chǎn)品經(jīng)過(guò)七個(gè)問(wèn)題的審核已無(wú)懈可擊，便可認(rèn)為這一做法或產(chǎn)品可取。如果七個(gè)問(wèn)題中有一個(gè)答復(fù)不能令人滿意，則表示這方面有改進(jìn)余地。如果哪方面的答復(fù)有獨(dú)創(chuàng)的優(yōu)點(diǎn)，則可以擴(kuò)大產(chǎn)品這方面的效用。新產(chǎn)品已經(jīng)克服原產(chǎn)品的缺點(diǎn)，擴(kuò)大原產(chǎn)品獨(dú)特優(yōu)點(diǎn)的效用。
① 可以準(zhǔn)確界定、清晰表述問(wèn)題，提高工作效率。
② 有效掌控事件的本質(zhì)，完全地抓住了事件的主骨架，把事件打回原形思考。
③ 簡(jiǎn)單、方便，易于理解、使用，富有啟發(fā)意義。
④ 有助于思路的條理化，杜絕盲目性。有助于全面思考問(wèn)題，從而避免在流程設(shè)計(jì)中遺漏項(xiàng)目。
案例一：大野耐一的5Why分析
有一次，大野耐一先生見到生產(chǎn)線上的機(jī)器總是停轉(zhuǎn)，雖然修過(guò)多次但仍不見好轉(zhuǎn)，便上前詢問(wèn)現(xiàn)場(chǎng)的工作人員。
(1-Why)問(wèn)：“為什么機(jī)器停了?”答：“因?yàn)槌^(guò)了負(fù)荷，保險(xiǎn)絲就斷了。”
(2-Why)問(wèn)：“為什么超負(fù)荷呢?”答：“因?yàn)檩S承的潤(rùn)滑不夠。”
(3-Why)問(wèn)：“為什么潤(rùn)滑不夠?”答：“因?yàn)闈?rùn)滑泵吸不上油來(lái)。”
(4-Why)問(wèn)：“為什么吸不上油來(lái)?”答：“因?yàn)橛捅幂S磨損、松動(dòng)了。”
(5-Why)問(wèn)：“為什么磨損了呢?”答：“因?yàn)闆](méi)有安裝過(guò)濾器，混進(jìn)了鐵屑等雜質(zhì)。”
經(jīng)過(guò)連續(xù)五次不停地問(wèn)“為什么”，找到問(wèn)題的真正原因(潤(rùn)滑油里面混進(jìn)了雜質(zhì))和真正的解決方案(在油泵軸上安裝過(guò)濾器)。由現(xiàn)象推其本質(zhì)，因此找到永久性解決問(wèn)題的方案，這就是5Why。
案例二：華盛頓杰弗遜紀(jì)念館的5Why分析
上世紀(jì)80年代，美國(guó)政府發(fā)現(xiàn)華盛頓的杰弗遜紀(jì)念館受酸雨影響損壞嚴(yán)重，于是請(qǐng)了家咨詢公司來(lái)調(diào)查。下面是顧問(wèn)公司與大樓管理人員的一段對(duì)話
問(wèn)：為什么杰弗遜紀(jì)念館受酸雨影響比別的建筑物更嚴(yán)重?
答：因?yàn)榍鍧嵐そ?jīng)常使用清洗劑進(jìn)行全面清洗。
問(wèn)：為什么要經(jīng)常清洗?
答：因?yàn)橛性S多鳥在此拉屎。
問(wèn)：為什么會(huì)有許多鳥在此拉屎?
答：因?yàn)檫@里非常適宜蟲子繁殖，這些蟲子是鳥的美餐。
問(wèn)：為什么這里非常適宜蟲子繁殖?
答：因?yàn)槔锩娴娜顺Ｄ臧汛昂熽P(guān)上，陽(yáng)光照射不到內(nèi)，陽(yáng)臺(tái)和窗臺(tái)上的塵埃形成了適宜蟲子繁殖的環(huán)境。
拉開窗簾，杰弗遜紀(jì)念館的問(wèn)題就這么輕易解決了。
不過(guò)5Why分析并不像表面看起來(lái)那么簡(jiǎn)單，提問(wèn)者不僅要問(wèn)5個(gè)“為什么”，還需要準(zhǔn)確把握問(wèn)題的核心，提出正確的問(wèn)題。
比如：針對(duì)第一個(gè)回答-超過(guò)了負(fù)荷，保險(xiǎn)絲斷了，如果問(wèn)“為什么不選用更好的保險(xiǎn)絲?”，那么這個(gè)問(wèn)題就變成了關(guān)于零部件的購(gòu)買和使用問(wèn)題了;
針對(duì)案例一的第二個(gè)回答-軸承的潤(rùn)滑不夠，如果問(wèn)“為什么只是軸承部分潤(rùn)滑不夠呢?”，那么這個(gè)問(wèn)題又演變成了軸承部分的設(shè)計(jì)和維護(hù)問(wèn)題了;又或者問(wèn)“為什么要采用潤(rùn)滑油來(lái)潤(rùn)滑呢?”那么這個(gè)問(wèn)題又變成了潤(rùn)滑方式的重新定義了。
《麥肯錫傳奇》中有這么一段描述：“企業(yè)倒閉最常見的原因不是因?yàn)閷?duì)正確的問(wèn)題提出了錯(cuò)誤的答案，而是因?yàn)閷?duì)錯(cuò)誤的問(wèn)題提出了正確的答案。我見過(guò)太多的企業(yè)一次次做出看似最佳但卻是建立在錯(cuò)誤假設(shè)之上的決策，結(jié)果一點(diǎn)一點(diǎn)地把自己逼進(jìn)了死路……麥肯錫要幫助客戶免遭倒閉的厄運(yùn)，就必須要找準(zhǔn)問(wèn)題……”?？梢娬覝?zhǔn)問(wèn)題點(diǎn)是避免改善和決策誤入歧途的不二法門。
此外，5Why分析還需要提問(wèn)者能準(zhǔn)確把握對(duì)方的回答是否是真正的原因，否則很容易被對(duì)方的錯(cuò)誤回答帶入歧途。
比如：案例一的第二個(gè)問(wèn)題-為什么超負(fù)荷呢?，如果對(duì)方的答案是“因?yàn)榕殴み^(guò)多，機(jī)器的承受能力不足”，那么就演變成了減少排工或者增加機(jī)器的承受能力的問(wèn)題;第三個(gè)問(wèn)題-為什么潤(rùn)滑不夠?，如果對(duì)方的答案是“因?yàn)闈?rùn)滑油的品質(zhì)存在缺陷，非常粘稠”，那么就演變成要求潤(rùn)滑油供應(yīng)商改善品質(zhì)的問(wèn)題了。第五個(gè)問(wèn)題-為什么磨損了呢?，相信很多現(xiàn)場(chǎng)工程師會(huì)自作聰明地告訴你，“這屬于正常磨損，完全在接受范圍之內(nèi)。”那么這個(gè)問(wèn)題可能就Game Over了。
所以在進(jìn)行5Why分析前，必須要身處現(xiàn)場(chǎng)(Gemba)，親自動(dòng)手(Just do it)，真正去發(fā)現(xiàn)事物所呈現(xiàn)出來(lái)的現(xiàn)實(shí)，并且依據(jù)固有的技術(shù)理論去探究事件的應(yīng)有狀態(tài)，制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)?？梢娙魏蔚母纳贫茧x不開現(xiàn)場(chǎng)的依托，脫離了現(xiàn)場(chǎng)的改善注定會(huì)誤入歧途。
接下來(lái)，附錄完整版《5Why問(wèn)題分析法》培訓(xùn)教材，歡迎收藏學(xué)習(xí)！
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