近日，美國(guó)質(zhì)量學(xué)會(huì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)認(rèn)可委員會(huì)(ANAB)發(fā)布了一篇討論管理評(píng)審的文章。文章就管理評(píng)審策劃、管理評(píng)審中的趨勢(shì)分析以及管理評(píng)審輸出的處理方式等提出了看法。管理評(píng)審作為管理體系自我完善的重要手段，對(duì)管理體系的改進(jìn)和運(yùn)行具有推動(dòng)作用，中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)(CNAS)將此篇文章進(jìn)行翻譯整理，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)與大家共同探討。
為什么要進(jìn)行管理評(píng)審？
如果沒有導(dǎo)航設(shè)備，你會(huì)不會(huì)穿越海洋?一個(gè)小小的錯(cuò)誤就有可能會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重偏離航線而錯(cuò)過最終目標(biāo)。在管理體系運(yùn)行過程中，管理評(píng)審就是這樣一枚“導(dǎo)航器”，可確保機(jī)構(gòu)的運(yùn)作目標(biāo)和認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)的要求得到滿足。
許多認(rèn)可相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都包含了對(duì)管理評(píng)審的要求，但是有些機(jī)構(gòu)僅僅將管理評(píng)審要求視為每年核對(duì)清單的任務(wù)，而忽略了這個(gè)管理工具的重要意義。在認(rèn)可評(píng)審活動(dòng)中，每年與管理評(píng)審相關(guān)的不符合項(xiàng)都會(huì)出現(xiàn)在不符合項(xiàng)清單的前十名，其實(shí)，這些不符合項(xiàng)都是可以通過進(jìn)行良好的管理評(píng)審策劃而避免的。
一、管理評(píng)審策劃
機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)其自身需求策劃管理評(píng)審活動(dòng)。可以每年以年會(huì)的形式召開，也可以一年舉行多次，要求是評(píng)審會(huì)議要覆蓋所有的管理評(píng)審輸入和輸出，并保存相關(guān)記錄。如果策劃定期召開較短的管理評(píng)審會(huì)議，也可以針對(duì)某項(xiàng)具體的輸入內(nèi)容進(jìn)行更加深入的討論和分析，并對(duì)之前會(huì)議確定的輸出進(jìn)行評(píng)審，以清楚地表明機(jī)構(gòu)在實(shí)施管理體系變更或改進(jìn)時(shí)的方向。無論機(jī)構(gòu)選擇哪種方式，都應(yīng)建立程序或模板，來確保管理評(píng)審的所有必需要素均已完成評(píng)審并記錄。
管理評(píng)審是一個(gè)強(qiáng)大的工具，可推動(dòng)管理體系的改進(jìn)和運(yùn)行。如果發(fā)現(xiàn)潛在的差距或風(fēng)險(xiǎn)，可采取措施來推動(dòng)內(nèi)部改進(jìn)、降低風(fēng)險(xiǎn)或捕捉潛在的市場(chǎng)機(jī)會(huì)。
二、管理評(píng)審中的趨勢(shì)分析
在實(shí)施管理評(píng)審時(shí)，對(duì)輸入內(nèi)容進(jìn)行趨勢(shì)分析是非常重要的。例如，機(jī)構(gòu)可能會(huì)注意到在過去的一年里收到了 12 起投訴，那這些投訴屬于哪些類別?是否存在一種可以采取行動(dòng)的趨勢(shì)?如果大多數(shù)投訴與處理時(shí)間有關(guān)，那么可能會(huì)針對(duì)這個(gè)問題采取相關(guān)改進(jìn)措施。同樣的原則也適用于其他管理評(píng)審輸入，例如：
• 與機(jī)構(gòu)相關(guān)的內(nèi)外部變化;
• 目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況;
• 方針和程序的適宜性;
• 以往管理評(píng)審措施的實(shí)施狀態(tài);
• 內(nèi)部/外部審核的結(jié)果;
• 糾正措施的狀況;
• 來自客戶和員工的反饋;
• 工作量和工作類型的變化;
• 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。
以上是可以利用趨勢(shì)分析以幫助實(shí)現(xiàn)重大改進(jìn)的幾部分內(nèi)容。
三、使用 SMART 目標(biāo)進(jìn)行管理評(píng)審
管理評(píng)審的關(guān)鍵步驟是確定輸出，以作為推動(dòng)改進(jìn)的工具。一種方法是為每個(gè)輸出確定SMART目標(biāo)：
• Specific：識(shí)別明確具體任務(wù)。
• Measureable：如何對(duì)任務(wù)進(jìn)行衡量?
• Accountable：誰負(fù)責(zé)完成和/或參與執(zhí)行任務(wù)?
• Realistic：任務(wù)是否切合實(shí)際，能否實(shí)現(xiàn)目標(biāo)?
• Time：任務(wù)何時(shí)完成，是否有時(shí)間要求?
以這種方式處理輸出，可以幫助機(jī)構(gòu)跟蹤管理評(píng)審期間確定的措施落實(shí)的進(jìn)展，確保這些措施不會(huì)被忽視。
四、管理評(píng)審的重要性
管理評(píng)審可始終確保機(jī)構(gòu)的管理體系在滿足管理和目標(biāo)相關(guān)要求方面，具有持續(xù)的充分性和有效性。定期跟蹤輸出措施的落實(shí)情況，可確保按計(jì)劃實(shí)施改進(jìn)。
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