記錄是記載過程狀態(tài)和過程結果的文件，是質量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質量的形成過程和體系的運行過程，而過程結果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿足質量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。
記錄的設計和編制意義
1、記錄的充分性和必要性
記錄作為基礎性和依據(jù)性文件，應盡可能全面地反映產(chǎn)品質量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態(tài)和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
2、記錄的真實性和準確性
真實準確的記載質量信息，才能為有效地運行組織的質量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù)。因此，在確定記錄的格式和內容的同時，應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準確地獲取所需的質量信息。填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。
3、記錄的規(guī)范化和標準化
應盡量采用國際、國內或行業(yè)標準，參考先進組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標準化。在建立質量管理體系過程中，應當對現(xiàn)行的進行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應使用適當?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調，實現(xiàn)記錄的標準化管理。對于同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。
記錄的管理和控制
1、記錄的標識
應具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。
2、記錄的貯存和保管
記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或專門的主管部門負責，應建立必要的保管制度，保管方式應便于檢索和存取，保管環(huán)境應適宜可靠，干燥、通風，并有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質和丟失。管理記錄的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產(chǎn)品的特點和法規(guī)要求做出相應規(guī)定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。
3、記錄的檢索
一項質量活動往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產(chǎn)品實現(xiàn)后過程，可以考慮建立一個總編目，按產(chǎn)品實現(xiàn)的進度進行排列。對于記錄內容較多，質量活動聯(lián)系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據(jù)和原始信息，要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。
4、記錄的處置
超過規(guī)定保存期限的記錄，應統(tǒng)一進行處理，重要的含有保密內容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實記載產(chǎn)品質量的形成過程和最終狀態(tài)，如實反映質量管理體系過程、過程和活動的運行狀況和結果，證實產(chǎn)品滿足技術標準、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質量管理體系是否已得到有效運行，產(chǎn)品、過程和整個體系的運行是否達到了預期的要求。
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