記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運行過程，而過程結(jié)果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。
記錄的設(shè)計和編制意義
1、記錄的充分性和必要性
記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結(jié)果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
2、記錄的真實性和準(zhǔn)確性
真實準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù)。因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時，應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫記錄應(yīng)實事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真。
3、記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
應(yīng)盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在建立質(zhì)量管理體系過程中，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行的進(jìn)行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào)，實現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對于同一種活動的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應(yīng)規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。
記錄的管理和控制
1、記錄的標(biāo)識
應(yīng)具有唯一性標(biāo)識，為了便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號和流水號。標(biāo)識的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標(biāo)識或不符合標(biāo)識要求的記錄表格是無效的表格。
2、記錄的貯存和保管
記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或?qū)ｉT的主管部門負(fù)責(zé)，應(yīng)建立必要的保管制度，保管方式應(yīng)便于檢索和存取，保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠，干燥、通風(fēng)，并有必要的架、箱，應(yīng)做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)和丟失。管理記錄的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產(chǎn)品的特點和法規(guī)要求做出相應(yīng)規(guī)定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應(yīng)保存3年，重要的記錄應(yīng)長期保存。
3、記錄的檢索
一項質(zhì)量活動往往涉及到多項記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項，應(yīng)當(dāng)對記錄進(jìn)行編目，編目具有引導(dǎo)和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質(zhì)量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產(chǎn)品實現(xiàn)后過程，可以考慮建立一個總編目，按產(chǎn)品實現(xiàn)的進(jìn)度進(jìn)行排列。對于記錄內(nèi)容較多，質(zhì)量活動聯(lián)系復(fù)雜的記錄，也可設(shè)置分項編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗收合格后方可進(jìn)行，如果歸檔資料不全，負(fù)責(zé)歸檔驗收的部門有權(quán)拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據(jù)和原始信息，要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關(guān)部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機(jī)管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。
4、記錄的處置
超過規(guī)定保存期限的記錄，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理，重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài)，如實反映質(zhì)量管理體系過程、過程和活動的運行狀況和結(jié)果，證實產(chǎn)品滿足技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運行，產(chǎn)品、過程和整個體系的運行是否達(dá)到了預(yù)期的要求。
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