ISO9001質(zhì)量管理體系審核實踐指南審核電子化管理體系中篇
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5.審核電子文件的控制
管理體系方針和程序的電子文件可以有很多文檔格式，這取決于組織制作文件所使用的應(yīng)用軟件。電子文檔格式包括Text、HTML、PDF，等等。電子表格和數(shù)據(jù)庫格式也被看作是電子“文件”，皆屬于被審核的管理體系的控制要素。
現(xiàn)在使用者可以相對容易地制作電子數(shù)據(jù)表格和其他電子文件，審核員應(yīng)確保通過適當(dāng)程序，將普遍應(yīng)用于控制管理體系文件編制的政策，使用在電子文件上。
電子化環(huán)境中，組織需要使用適當(dāng)且有效的方法，來確保充分評審、批準(zhǔn)、公布和分發(fā)其管理體系文件。這應(yīng)與編制和修訂電子文件的方法保持一致。
很多情況下，文件控制方法可能是編制文件的應(yīng)用軟件的標(biāo)準(zhǔn)特征。因此審核員應(yīng)對這些應(yīng)用軟件的特定控制方式有一定了解，并作為判定符合適用的管理體系標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)。
電子化管理系統(tǒng)增強了修改、更新、格式變更和以其他方式改進(jìn)文件的功能，審核員應(yīng)特別關(guān)注諸如文件識別和文件版次等控制要素。
由于電子媒體便于頻繁地修訂文件，審核員應(yīng)驗證在組織文件控制政策和程序中，是否考慮了對作廢文件的控制。
審核員應(yīng)驗證EBMS文件化是否為使用者提供了與電子文件功能和控制有關(guān)的指導(dǎo)。此外，與適用的管理體系標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的“使用點”要求，應(yīng)在組織的文件獲取政策中予以闡述。審核員應(yīng)理解組織關(guān)于使用者權(quán)限的政策和程序，因為這些是實現(xiàn)組織過程的重要因素。
與供方、顧客及其他相關(guān)方的外部電子溝通可涉及文件交換。假如這些外部文件可能包含詳細(xì)說明組織過程運行的關(guān)鍵參數(shù)，審核員應(yīng)驗證這些文件在電子化管理體系中被正式導(dǎo)入和控制的程度。
6.審核電子記錄的控制
電子記錄由過程輸出的數(shù)據(jù)和電子格式組成。這些電子格式涵蓋的范圍從簡單的電子數(shù)據(jù)表格到更為復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件。
審核員應(yīng)當(dāng)意識到，組織對電子表格的控制要素，不必與對電子記錄的控制要素相同。例如，關(guān)于“標(biāo)識”，在電子表格中，該術(shù)語是指對電子表格自身的命名；而在電子記錄中考慮“標(biāo)識”，是指對一個特定數(shù)據(jù)集的電子表格的獨特使用。
審核員應(yīng)評審組織采集數(shù)據(jù)的方法，以確保數(shù)據(jù)錄入活動的準(zhǔn)確性。
評價組織對記錄存儲的控制時，由于以下情形會影響EMBS的正常功能，審核員應(yīng)驗證組織是否了解其存儲容量：
—記錄生成的速度
—記錄保持政策和相應(yīng)的保存期限
—記錄銷毀的速度
若組織的知識平臺和業(yè)績完全在電子記錄中，審核員應(yīng)評審電子媒介中信息保護(hù)的方法。欲了解信息安全知識，請參閱ISO/IEC 17799。
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