ISO9001質(zhì)量管理體系審核實踐指南審核電子化管理體系
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7.組織的資源
由于組織趨于使用EBMS，IT部門的角色變得至關(guān)重要。審核員應(yīng)驗證組織是否配置了適宜的IT資源(包括基礎(chǔ)設(shè)施)以確保EBMS持續(xù)有效地運行。
審核員也應(yīng)驗證組織是否在建立、文件化、實施和保持EBMS方面，已經(jīng)適當(dāng)?shù)亟缍薎T人員的互動、支持和參與程度。
作為驗證資源配置適當(dāng)與否的一部分，審核員應(yīng)評估組織為運行EBMS如何規(guī)定硬件和軟件操作人員的能力要求。
建立EBMS過程期間，為了讓使用者適應(yīng)，習(xí)慣上準許在一段時間內(nèi)硬拷貝和電子版體系并用。在此情形下，審核員應(yīng)驗證組織確保EBMS正在被組織的人員消化理解和應(yīng)用的方法。
組織IT基礎(chǔ)設(shè)施的復(fù)雜程度多種多樣，取決于業(yè)務(wù)的性質(zhì)和復(fù)雜程度。審核員應(yīng)驗證組織對其IT平臺的系統(tǒng)維護政策和程序。審核員也應(yīng)驗證組織如何應(yīng)對系統(tǒng)故障停工事件，因為這些將影響EBMS的正常運行。審核員應(yīng)驗證組織是否有正規(guī)的備份系統(tǒng)，以及是否定期對其進行充分地評審和測試。
在軟件方面，審核員應(yīng)驗證對內(nèi)部軟件、外部軟件、軟件許可以及軟件升級的控制。由于軟件可以被看成是一種動態(tài)電子文件，所以上面給出的對于文件審核的指南，也適用于此。
對組織EBMS使用軟件的程度，審核員應(yīng)評審該軟件的功能及其與標準規(guī)定的管理體系要素之間的關(guān)系。
由于環(huán)境因素可影響IT平臺的功能，組織應(yīng)針對此類因素采取措施加以防護。這可包括從對充足的設(shè)施或空間的需要，到對不間斷電源(UPS)的需要。審核員應(yīng)評估組織的控制是否考慮到設(shè)施的維護、溫度、濕度等等，直到能夠承受EBMS運行的程度。
8.內(nèi)部和外部電子化溝通
由于電子化溝通的可選性以及使用方便性在增加，組織應(yīng)確保文件化的管理體系描述選擇和使用方法;為了滿足組織EBMS和其他適用管理體系標準的要求，必要時，應(yīng)確保使用這些方法的一致性，。
為滿足EBMS的要求，當(dāng)局域網(wǎng)、Email和即時信息得到利用時，審核員應(yīng)驗證方針和程序是否描述采用這些方法的細節(jié)。此外，若內(nèi)部電子化溝通的結(jié)果被用于滿足審核標準，則審核員應(yīng)驗證所使用的控制記錄的政策和程序。
當(dāng)組織依賴IT基礎(chǔ)設(shè)施與顧客(例如電子商務(wù))、供應(yīng)商(電子采購)、外部場所和其他相關(guān)方進行電子化溝通時，審核員應(yīng)驗證在EBMS中是否正式描述了這些溝通和相關(guān)交易的方法、政策和程序。
9.多場所管理體系
通過多場所(或者從一個中央場所到衛(wèi)星場所)運營的組織，通常通過電子化手段，諸如互聯(lián)網(wǎng)、外部局域網(wǎng)、e-mail和即時信息，與其不同場所保持溝通并共享政策、程序和過程數(shù)據(jù)。
當(dāng)使用IT平臺和與之相關(guān)的應(yīng)用軟件共享與審核標準有關(guān)的信息時，審核員對組織運用的不同網(wǎng)絡(luò)手段的理解，應(yīng)達到確定EBMS是否滿足審核標準所必要的程度即可。
審核員應(yīng)驗證對多場所管理體系的控制，是否已經(jīng)在組織的政策和程序中適當(dāng)?shù)孛枋龊痛_定。
10.審核員能力
由于組織越來越依賴軟件監(jiān)視和控制其運營，對EBMS審核過程的可信性將取決于審核員理解信息技術(shù)趨勢的能力。
審核組織應(yīng)采取必要的措施，包括提供培訓(xùn)，來滿足審核員在基礎(chǔ)方面的普遍和個別需求，包括：
—可能影響管理體系運行的信息技術(shù)普遍發(fā)展趨勢
—對所承擔(dān)的每項審核任務(wù)在審核細節(jié)上需要考慮的事項
由于與審核標準的改變相比，在IT領(lǐng)域的創(chuàng)新相對要迅速，對相關(guān)趨勢及其可應(yīng)用性和在EBMS中的應(yīng)用，審核員和審核組織面臨著需要擁有實踐性理解的挑戰(zhàn)。
創(chuàng)新可能會影響EBMS的運行功能，審核組織應(yīng)決定為了有效實施一個特定審核，審核組自身是否具備所需的經(jīng)驗，或者是否需要技術(shù)專家支持。
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