ISO9001質(zhì)量管理體系審核實(shí)踐指南審核電子化管理體系
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7.組織的資源
由于組織趨于使用EBMS，IT部門的角色變得至關(guān)重要。審核員應(yīng)驗(yàn)證組織是否配置了適宜的IT資源(包括基礎(chǔ)設(shè)施)以確保EBMS持續(xù)有效地運(yùn)行。
審核員也應(yīng)驗(yàn)證組織是否在建立、文件化、實(shí)施和保持EBMS方面，已經(jīng)適當(dāng)?shù)亟缍薎T人員的互動(dòng)、支持和參與程度。
作為驗(yàn)證資源配置適當(dāng)與否的一部分，審核員應(yīng)評(píng)估組織為運(yùn)行EBMS如何規(guī)定硬件和軟件操作人員的能力要求。
建立EBMS過(guò)程期間，為了讓使用者適應(yīng)，習(xí)慣上準(zhǔn)許在一段時(shí)間內(nèi)硬拷貝和電子版體系并用。在此情形下，審核員應(yīng)驗(yàn)證組織確保EBMS正在被組織的人員消化理解和應(yīng)用的方法。
組織IT基礎(chǔ)設(shè)施的復(fù)雜程度多種多樣，取決于業(yè)務(wù)的性質(zhì)和復(fù)雜程度。審核員應(yīng)驗(yàn)證組織對(duì)其IT平臺(tái)的系統(tǒng)維護(hù)政策和程序。審核員也應(yīng)驗(yàn)證組織如何應(yīng)對(duì)系統(tǒng)故障停工事件，因?yàn)檫@些將影響EBMS的正常運(yùn)行。審核員應(yīng)驗(yàn)證組織是否有正規(guī)的備份系統(tǒng)，以及是否定期對(duì)其進(jìn)行充分地評(píng)審和測(cè)試。
在軟件方面，審核員應(yīng)驗(yàn)證對(duì)內(nèi)部軟件、外部軟件、軟件許可以及軟件升級(jí)的控制。由于軟件可以被看成是一種動(dòng)態(tài)電子文件，所以上面給出的對(duì)于文件審核的指南，也適用于此。
對(duì)組織EBMS使用軟件的程度，審核員應(yīng)評(píng)審該軟件的功能及其與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的管理體系要素之間的關(guān)系。
由于環(huán)境因素可影響IT平臺(tái)的功能，組織應(yīng)針對(duì)此類因素采取措施加以防護(hù)。這可包括從對(duì)充足的設(shè)施或空間的需要，到對(duì)不間斷電源(UPS)的需要。審核員應(yīng)評(píng)估組織的控制是否考慮到設(shè)施的維護(hù)、溫度、濕度等等，直到能夠承受EBMS運(yùn)行的程度。
8.內(nèi)部和外部電子化溝通
由于電子化溝通的可選性以及使用方便性在增加，組織應(yīng)確保文件化的管理體系描述選擇和使用方法;為了滿足組織EBMS和其他適用管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求，必要時(shí)，應(yīng)確保使用這些方法的一致性，。
為滿足EBMS的要求，當(dāng)局域網(wǎng)、Email和即時(shí)信息得到利用時(shí)，審核員應(yīng)驗(yàn)證方針和程序是否描述采用這些方法的細(xì)節(jié)。此外，若內(nèi)部電子化溝通的結(jié)果被用于滿足審核標(biāo)準(zhǔn)，則審核員應(yīng)驗(yàn)證所使用的控制記錄的政策和程序。
當(dāng)組織依賴IT基礎(chǔ)設(shè)施與顧客(例如電子商務(wù))、供應(yīng)商(電子采購(gòu))、外部場(chǎng)所和其他相關(guān)方進(jìn)行電子化溝通時(shí)，審核員應(yīng)驗(yàn)證在EBMS中是否正式描述了這些溝通和相關(guān)交易的方法、政策和程序。
9.多場(chǎng)所管理體系
通過(guò)多場(chǎng)所(或者從一個(gè)中央場(chǎng)所到衛(wèi)星場(chǎng)所)運(yùn)營(yíng)的組織，通常通過(guò)電子化手段，諸如互聯(lián)網(wǎng)、外部局域網(wǎng)、e-mail和即時(shí)信息，與其不同場(chǎng)所保持溝通并共享政策、程序和過(guò)程數(shù)據(jù)。
當(dāng)使用IT平臺(tái)和與之相關(guān)的應(yīng)用軟件共享與審核標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的信息時(shí)，審核員對(duì)組織運(yùn)用的不同網(wǎng)絡(luò)手段的理解，應(yīng)達(dá)到確定EBMS是否滿足審核標(biāo)準(zhǔn)所必要的程度即可。
審核員應(yīng)驗(yàn)證對(duì)多場(chǎng)所管理體系的控制，是否已經(jīng)在組織的政策和程序中適當(dāng)?shù)孛枋龊痛_定。
10.審核員能力
由于組織越來(lái)越依賴軟件監(jiān)視和控制其運(yùn)營(yíng)，對(duì)EBMS審核過(guò)程的可信性將取決于審核員理解信息技術(shù)趨勢(shì)的能力。
審核組織應(yīng)采取必要的措施，包括提供培訓(xùn)，來(lái)滿足審核員在基礎(chǔ)方面的普遍和個(gè)別需求，包括：
—可能影響管理體系運(yùn)行的信息技術(shù)普遍發(fā)展趨勢(shì)
—對(duì)所承擔(dān)的每項(xiàng)審核任務(wù)在審核細(xì)節(jié)上需要考慮的事項(xiàng)
由于與審核標(biāo)準(zhǔn)的改變相比，在IT領(lǐng)域的創(chuàng)新相對(duì)要迅速，對(duì)相關(guān)趨勢(shì)及其可應(yīng)用性和在EBMS中的應(yīng)用，審核員和審核組織面臨著需要擁有實(shí)踐性理解的挑戰(zhàn)。
創(chuàng)新可能會(huì)影響EBMS的運(yùn)行功能，審核組織應(yīng)決定為了有效實(shí)施一個(gè)特定審核，審核組自身是否具備所需的經(jīng)驗(yàn)，或者是否需要技術(shù)專家支持。
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