ISO9001質(zhì)量管理體體系審核實(shí)踐指南如何審核最高管理者
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如何審核最高管理者過程
鑒于對最高管理者進(jìn)行審核的敏感性，本文為此類審核提供指南。
審核員應(yīng)使最高管理者參與審核活動，例如，邀請他們參加首次會和總結(jié)會、在審核計劃中安排充分的時間與最高管理者進(jìn)行訪談、與他們就審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行坦誠的探討、尋找他們承諾的證據(jù)等等。重要的是要將關(guān)注焦點(diǎn)從僅僅是質(zhì)量經(jīng)理而已轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織的最高管理者。
審核員應(yīng)視最高管理者的活動為過程，并據(jù)此實(shí)施審核。
策劃階段
審核員需要識別最高管理者過程，并
a)通過研究諸如組織系統(tǒng)圖、年報、商業(yè)計劃、公司介紹、新聞稿件、網(wǎng)站等信息來了解組織及其管理架構(gòu));
b)在審核計劃中要做出安排以便直接和通過訪談方式從最高管理者那里獲取有關(guān)最高管理者承諾方面的信息;
c)理解組織文化和最高管理者的文化，以確定其對審核計劃的影響并能據(jù)此做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整;
d)通過確定組織的衣著規(guī)定，在審核員自身形象方面采用職業(yè)的著裝;
e)計劃好與最高管理者訪談的時機(jī)以確保適宜和準(zhǔn)時
不要安排審核經(jīng)驗不足的審核員與最高管理者訪談。
實(shí)施審核
評價最高管理者承諾的常用方法是：
1、與最高管理者進(jìn)行訪談
審核員可以使用適合于最高管理者的商業(yè)術(shù)語詢問相關(guān)的問題以
a)尋求獲得最高管理者對于質(zhì)量的意識和承諾及其對于組織整體目標(biāo)和管理體系的相關(guān)性方面的證據(jù);
b)確定符合ISO9001中有關(guān)“管理職責(zé)”要求的證據(jù)
2.搜集并證實(shí)證據(jù)
審核員/審核組應(yīng)堅持不懈地尋找機(jī)會以證實(shí)那些最高管理者在接受訪談時所回答出的信息。
這包括:
a)方針和目標(biāo)的實(shí)用性以及兩者之間的相關(guān)性;
b)方針和目標(biāo)之間聯(lián)系的建立;
c)獲得能夠證實(shí)這些方針和目標(biāo)是有效的并在整個組織范圍內(nèi)已得到理解的證據(jù);
d)確定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)對于質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)和實(shí)現(xiàn)顧客滿意是否適宜;
e)確定最高管理者是否參與了管理評審
為了能夠提供所需的證實(shí)，可能還要進(jìn)行額外的訪談和證據(jù)收集工作。
審核組應(yīng)確保有關(guān)最高管理者承諾方面的任何額外的證據(jù)也都得到了收集。
審核員/審核組應(yīng)評審所收集的證據(jù)以確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，并能夠為所做出的結(jié)論提供信心。
審核的報告
審核員應(yīng)對審核報告進(jìn)行預(yù)先準(zhǔn)備，以使它們適合于向組織的最高管理者陳述。一個可能比較適宜的辦法是向最高管理者和組織的關(guān)鍵利益相關(guān)方提供適與向他們陳述的審核報告的總結(jié)。這份總結(jié)應(yīng)突出關(guān)鍵的發(fā)現(xiàn)，包括正面的和負(fù)面的，并識別出改進(jìn)的機(jī)會。
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