ISO22000食品記錄如何規(guī)范
明確ISO22000記錄的設(shè)置,記錄的充分性和必要性,記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性的數(shù)據(jù),應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過(guò)程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果.為此,食品企業(yè)既要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分性,力求使原始記錄完整,同時(shí)又要對(duì)每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評(píng)審和取舍,選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄.
記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,記錄應(yīng)做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,清理廢除多余的,修改不適用的,沿用有價(jià)值的,增補(bǔ)必需的.
ISO22000記錄的填寫(xiě)要求和注意事項(xiàng)
記錄用筆要求,記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆,這些筆能夠確保記錄不易褪色,不應(yīng)用紅筆或鉛筆.另外,盡量選用不帶筆帽的記錄筆,以避免筆帽脫落或丟失而在生產(chǎn)中引入物理雜質(zhì).
記錄的原始性和真實(shí)準(zhǔn)確性,記錄要保持現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作,如實(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確地記載質(zhì)量信息,才能為有效地運(yùn)行企業(yè)的質(zhì)量管理體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù),因此,企業(yè)要教育QC、QA填寫(xiě)記錄應(yīng)實(shí)事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真,記錄不可以重新抄寫(xiě)和復(fù)印,更不可加以修飾和裝點(diǎn).
記錄的清晰準(zhǔn)確,記錄的語(yǔ)言和用字都要規(guī)范,不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚.既減少記錄人員的工作量,又能表達(dá)明確的意思,讓審核者或檢查人員一目了然.
筆誤的處理,記錄填寫(xiě)出現(xiàn)筆誤是不可避免的,但不要在筆誤處亂寫(xiě)亂畫(huà),甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋.正確的處理方法是:在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上,畫(huà)一橫線,再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值,同時(shí)在旁邊進(jìn)行簽名,并寫(xiě)上日期.
空白欄目的填寫(xiě),有些記錄在運(yùn)作的情況下無(wú)內(nèi)容可填,此時(shí)空白欄目的填寫(xiě)方法是在空白的適中位置畫(huà)一橫線,表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目,只是無(wú)內(nèi)容可填,就以一橫線代之;如果縱向有幾行均無(wú)內(nèi)容填寫(xiě),亦可用一斜線代之,但不可以用省略號(hào)或波浪線.
簽名要求,記錄中會(huì)包含各種類型的簽名,有現(xiàn)場(chǎng)操作后的簽名,有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽名,這些簽名都是權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn),是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分.企業(yè)應(yīng)將簽名加以備案,并規(guī)定簽名權(quán)限.如簽名有省略或以其他語(yǔ)言文字代替,則應(yīng)在備案中加以特殊說(shuō)明.
ISO22000記錄的管理和控制
記錄的標(biāo)識(shí)應(yīng)具有惟一性標(biāo)識(shí),為了便于歸檔和檢索,記錄應(yīng)具有分類號(hào)和流水號(hào).標(biāo)識(shí)的內(nèi)容應(yīng)包括:記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號(hào)、版本號(hào)、表號(hào)、頁(yè)號(hào)等.
ISO22000記錄的儲(chǔ)存和保管記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷保管.記錄的保管由專人或?qū)ｉT(mén)的主管部門(mén)負(fù)責(zé),應(yīng)建立必要的保管制度,保管方式方便檢索和取用,保管環(huán)境要適宜可靠.同時(shí)針對(duì)不同要求確定各類記錄的保存期限.
記錄的檢索一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)往往涉及多項(xiàng)記錄的內(nèi)容和表格,為了避免漏項(xiàng),應(yīng)當(dāng)對(duì)記錄進(jìn)行編目.編目具有引導(dǎo)和路徑作用,可以便于記錄的查閱和使用,使查閱對(duì)該項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的記錄能有一個(gè)整體的了解.最好將記錄的查閱納入計(jì)算機(jī)管理.
ISO22000記錄的處置超過(guò)規(guī)定保存期限的記錄,應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理,銷毀時(shí)應(yīng)有企業(yè)文件記錄管理的相關(guān)部門(mén)簽發(fā)銷毀許可并有現(xiàn)場(chǎng)銷毀記錄.
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