ISO22000食品安全管理體系的文件與資料控制程序文件范本
ISO22000質(zhì)量與食品安全管理體系—文件與資料控制程序
ISO22000文件與資料控制程序
1.0目的:
明確本公司文件與資料相關(guān)控制程序,使ISO22000質(zhì)量體系所使用的文件迅速而準確地流動,確保本公司各單位使用有效的最新文件與資料,從而使公司質(zhì)量管理體系得以有效運行.
2.0適用范圍:
適用于公司生產(chǎn)管理,行政溝通及對外業(yè)務(wù)作業(yè)各階段所需的文件與資料的管理.
3.0定義:
3.1質(zhì)量手冊:是公司質(zhì)量和食品安全管理體系運行的指導(dǎo)性和綱領(lǐng)性文件.
3.2程序文件:是質(zhì)量手冊規(guī)定的質(zhì)量管理體系運行的各項程序性文件,是全公司或多部門之業(yè)務(wù)范圍內(nèi)認為有制度化文件.
3.3作業(yè)指導(dǎo)書:是程序文件規(guī)定各單位使用的操作標準,是各經(jīng)辦業(yè)務(wù)作業(yè)者在作業(yè)范圍內(nèi),認為有制度化必要的文件.
3.4表單:質(zhì)量記錄作業(yè)結(jié)果所用的文件.
3.5外來文件:是由外部取得具有留存參考價值之文件,如法律?法規(guī)?設(shè)備操作手冊等.
4.0職責(zé):
文件類別
編制
審核
批準
原稿控制
質(zhì)量手冊
行政部
管理者代表
總經(jīng)理
行政部
程序文件
職責(zé)單位
部門主管
總經(jīng)理
行政部
作業(yè)文件
職責(zé)單位
單位主管
部門主管
行政部
質(zhì)量記錄
職責(zé)單位
單位主管
部門主管
行政部
5.0程序規(guī)則:
5.1文件的編制,修訂和廢止作業(yè):
5.1.1文件的編制:各職能單位在發(fā)生新增內(nèi)部規(guī)范或操作程序需增加文件時,由部門主管指定人員填寫《文件編制?修訂?廢止申請單》.經(jīng)相關(guān)的審核?批準后交行政部發(fā)行.
5.1.2文件的編號:
質(zhì)量手冊:gzhl/HM/B/0
程序文件:gzhlQP-□□(如QP-01)
作業(yè)文件:gzhlWI-□□(如WI-01)
記錄表格:根據(jù)程序文件要求的記錄表格,進行編號,例gzhlQP-01-01.
外來文件:gzhlWL-□□(如WL-01)
5.1.3版本管理
文件版本用A,B,C,D……表示,文件修改次數(shù)以0,1,2,3……表示,文件修改以頁為單位,修改次數(shù)累計達5次時,整個文件換版.
5.1.4文件的修訂:
當實際操作程序或規(guī)范發(fā)生變更而導(dǎo)致管控文件需進行增刪時,由各作業(yè)單位人員填寫提出申請,經(jīng)各相關(guān)單位會簽評審無誤和批準后再送交行政部更新原文件,具體批準權(quán)限同文件編制作業(yè).
5.1.5文件的廢止:
當工作發(fā)生結(jié)構(gòu)性變化需廢止某些文件時,由原文件編制單位主管提出申請,經(jīng)審批后由行政部進行文件的廢止.
5.2文件的發(fā)放和回收:
5.2.1文件的發(fā)放:
5.2.1.1新編制或修訂的文件在審核批準后由行政部根據(jù)需要印制文件,加蓋“受控文件”章統(tǒng)一發(fā)放登記.收文單位在《文件發(fā)放?回收記錄》上簽收.
5.2.1.2公司對外發(fā)放的文件,如質(zhì)量手冊等,蓋上“僅供參考”章,應(yīng)同樣在《文件發(fā)放?回收記錄》的備注欄加以注明.發(fā)往外單位的文件發(fā)生修訂時,公司不負責(zé)更新.
5.2.2文件的回收:
修訂或廢止文件時,應(yīng)由行政部依《文件發(fā)放?回收記錄》上的發(fā)行記錄收回原發(fā)放份數(shù),并記錄于《文件發(fā)放?回收記錄》上,加蓋“作廢文件”印簽.回收的文件應(yīng)有必要時作保留,不要保留可銷毀或作廢紙再利用.
5.3文件的保管:
5.3.1文件保管單位:原稿一律由行政部保存,發(fā)放的文件由各單位自行保存.行政部保存的原稿應(yīng)有明細清單《文件存檔銷毀記錄表》,并隨時更新.
5.3.2回收或廢止舊版文件時,各單位不得保留舊版,歷次舊版文件或廢止文件應(yīng)在行政部保存.并加蓋“作廢文件”印簽.
5.3.3現(xiàn)場使用的文件須置于作業(yè)場所,非現(xiàn)場使用的文件由各使用單位指定專人集中保管.
5.3.4各單位不得自行復(fù)印正式文件.若發(fā)現(xiàn)文件有殘缺可直接與行政部調(diào)換.
5.3.5正式文件上嚴禁作任何標記或符號.
5.3.6行政部設(shè)專人管理文件,并將文件管理納入內(nèi)部質(zhì)量審核項目中,以確保資料正確被使用.
5.4文件銷毀:各單位回收或廢止的文件統(tǒng)一由行政部進行.
5.5文件評審:
5.5.1文件評審每年進行一次,時間為每年的12月,由行政部組織,會同各相關(guān)單位和部門主管共同進行.
5.6外來文件的控制:
5.6.1各單位收獲外來標準,規(guī)范等文件時應(yīng)交由行政部編號保管,記錄于《文件分類一覽表》,并作“受控文件”標識.
5.6.2外來文件若有修訂版本應(yīng)同樣交由行政部更新.控制作業(yè)在每半年一次的《文件分類一覽表》審核時,同樣注意對外來文件的作業(yè),確保公司使用有效的外來受控文件.
6.0相關(guān)文件:
《質(zhì)量安全記錄控制程序》
7.相關(guān)表單:
《文件更改申請表》gzhlQP-01-01
《程序文件修改記錄》gzhlQP-01-02
《文件發(fā)放?回收記錄》gzhlQP-01-03
《文件分類一覽表》gzhlQP-01-04
《文件存檔銷毀記錄表》gzhlQP-01-05
《文件借閱?復(fù)制登記表》gzhlQP-01-06
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