ISO9001標(biāo)準(zhǔn)如何應(yīng)用于高校宿舍的管理？
ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于中國高等宿舍管理,具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性和實用性,這一標(biāo)準(zhǔn)的實施,能夠促進(jìn)高校宿舍質(zhì)量管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,能有效同國際接軌。
一、ISO9001質(zhì)量保證體系在宿舍管理中的必要性
2008版ISO9001標(biāo)準(zhǔn)在標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)思和標(biāo)準(zhǔn)目的等方面出現(xiàn)了具有時代氣息的變化,過程方法的概念、學(xué)生需求的考慮、持續(xù)改進(jìn)的思想貫穿于整個標(biāo)準(zhǔn),把組織的宿舍管理體系滿足學(xué)生要求的能力和程度體現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)的要求之中。 為了確保后勤服務(wù)質(zhì)量不斷提高,一方面要加強(qiáng)管理,通過檢查、督促等方式,促進(jìn)后勤不斷強(qiáng)化管理意識,另一方面通過建立一系列的規(guī)范,使后勤服務(wù)向規(guī)范化發(fā)展有些學(xué)校已經(jīng)在后勤管理中引進(jìn)了ISO質(zhì)量認(rèn)證體系,這些對后勤服務(wù)的規(guī)范化起到了很大的促進(jìn)作用。高校后勤宿舍管理體系是借鑒ISO9000宿舍管理體系的理念,針對高校后勤服務(wù)的要求和特點所建立的一系列后勤管理與服務(wù)規(guī)范及工作程序,其目的在于確保并促進(jìn)高校后勤管理水平和服務(wù)質(zhì)量不斷提高。高校后勤宿舍管理體系建設(shè)不僅會成為后勤部門提高社會形象,實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的動力,而且可能成為一所學(xué)校乃至全國高校后勤工作的一個金字招牌,不斷提升宿舍工作在全國范圍內(nèi)的影響力和示范性。
二、ISO9001標(biāo)準(zhǔn)在宿舍管理活動中的適用性
首先是管理職責(zé),包括方針、目標(biāo)、管理承諾、職責(zé)與權(quán)限、策劃、學(xué)生需求、宿舍管理體系和管理評審等項內(nèi)容;標(biāo)準(zhǔn)中使用的術(shù)語"產(chǎn)品"一詞,有雙重的含義。術(shù)語"產(chǎn)品"可意指有形的實物產(chǎn)品,也可意指"服務(wù)"。同時,標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定對不適用的標(biāo)準(zhǔn)條款和要求可以進(jìn)行刪減。這意味著,組織在采用新標(biāo)準(zhǔn)的過程中,可根據(jù)其宿舍管理體系的需求和應(yīng)用范圍對標(biāo)準(zhǔn)條款和要求做出取舍,刪減不適用的標(biāo)準(zhǔn)條款。以符合宿舍管理特點,但是無論組織是否對標(biāo)準(zhǔn)條款和要求進(jìn)行取舍,采取的結(jié)果均應(yīng)保證宿舍管理體系對標(biāo)準(zhǔn)的符合性。為了優(yōu)化資源的配置和使用,減少過程浪費,必須對流程進(jìn)行整合優(yōu)化和重新設(shè)計,并加以規(guī)范化,完成整個業(yè)務(wù)流和工作流的構(gòu)建,形成穩(wěn)定的運行秩序,帶來管理效率提升。為了實現(xiàn)預(yù)期的過程結(jié)果,并持續(xù)改進(jìn)過程,必須制定一定的評價準(zhǔn)則,通過測量和監(jiān)控獲得過程業(yè)績和有效性結(jié)果,從而對過程運行進(jìn)行有效控制,實現(xiàn)快速響應(yīng)市場和高效運作。
其次是資源管理,包括人力資源、信息資源、設(shè)施設(shè)備和工作環(huán)境等項內(nèi)容,采用該標(biāo)準(zhǔn)建立宿舍管理體系,其主要目的是展現(xiàn)組織有能力持續(xù)提供滿足學(xué)生需求和相關(guān)法律、法規(guī)要求的管理和服務(wù),能確保其通過有效運行宿舍管理體系增強(qiáng)學(xué)生的信任。質(zhì)量管理體系中明確制定了質(zhì)量方針和目標(biāo),強(qiáng)調(diào)對各部門以及每一個管理人員的職責(zé)權(quán)限的明確的劃分、計劃和協(xié)調(diào),用這個標(biāo)準(zhǔn)要求規(guī)范管理和服務(wù)工作能夠提升管理服務(wù)水平,提高工作人員的整體素質(zhì),增強(qiáng)參與市場競爭的能力。并通過運行中定期的管理評審,通過糾正和預(yù)防措施,通過不斷的審核和監(jiān)督,使后勤管理和運作不斷向標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化邁進(jìn)。
第三是過程管理,包括學(xué)生需求轉(zhuǎn)換、設(shè)計、采購、產(chǎn)品生產(chǎn)與服務(wù)提供等項內(nèi)容;而標(biāo)準(zhǔn)條款和要求具有一定的可取舍性。采用標(biāo)準(zhǔn)的原則之一是符合標(biāo)準(zhǔn)的所有要求,這是標(biāo)準(zhǔn)化活動的一項基本特征。顯而易見,如果組織的產(chǎn)品和產(chǎn)品實現(xiàn)過程在質(zhì)量體系適用范圍內(nèi),其宿舍管理體系應(yīng)服務(wù)ISO9001:2008標(biāo)準(zhǔn)所有條款的要求。但由于組織功能、產(chǎn)品客觀特征和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用范圍的不同,在標(biāo)準(zhǔn)的采用過程中,無論組織是將其全部還是部分產(chǎn)品和產(chǎn)品實現(xiàn)過程置于宿舍管理體系的管理范圍內(nèi),都可能發(fā)現(xiàn)存在標(biāo)準(zhǔn)條款不適用的情況。標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容可以發(fā)現(xiàn),標(biāo)準(zhǔn)突出了過程識別、對影響因素的控制、持續(xù)改進(jìn)而后體系運行有效性四方面的要求。以過程模式為基礎(chǔ)的宿舍管理體系,首要的問題是有效識別宿舍管理體系所保護(hù)哪的過程。 值得一提的是,過程識別須考慮的內(nèi)容有:宿舍管理體系的應(yīng)用范圍、組織的功能和目標(biāo)、組織的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量管理活動。需考慮的特點有:過程伴隨著輸入和輸出存在;過程可由一項或多項實現(xiàn)同一目標(biāo)、具有不同功能的活動組合構(gòu)成。
過程的劃分可粗可細(xì),粗劃分的過程包含著若干細(xì)小的過程。標(biāo)準(zhǔn)對過程劃分的粗細(xì)沒有提出特定的要求,但標(biāo)準(zhǔn)提出的對過程實施有效控制的要求,將使得到細(xì)致劃分的過程更能反映過程劃分的優(yōu)越性。
由于過程內(nèi)包含著若干影響產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的因素,標(biāo)準(zhǔn)從不同的條款提出對過程中的影響因素實施管理和控制的要求。其中包括文件與記錄的控制、方針與目標(biāo)的管理、資源管理、職責(zé)與權(quán)限的管理、組織內(nèi)部與外部的信息管理、產(chǎn)品形成過程與服務(wù)提供過程的管理、產(chǎn)品質(zhì)量性能與要求的控制、產(chǎn)品質(zhì)量影響因素的控制等。
第四是測量、分析與改進(jìn),包括信息測評、宿舍管理體系內(nèi)審、產(chǎn)品監(jiān)測和測量、過程監(jiān)測和測量、不合格品控制、持續(xù)改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施等項內(nèi)容。 標(biāo)準(zhǔn)條款的內(nèi)容和要求使用了清晰的語言和術(shù)語,綜合反映各類質(zhì)量管理活動的特征,減少了對標(biāo)準(zhǔn)條款理解和適用的難度。并且有效解決宿舍管理體系的可操作性,標(biāo)準(zhǔn)要求的質(zhì)量手冊內(nèi)容是宿舍管理體系的應(yīng)用范圍、被刪減的標(biāo)準(zhǔn)要求和刪減的理由、宿舍管理體系中使用或引用的程序文件以及描述宿舍管理體系所包含過程間的相互關(guān)系與作用的內(nèi)容。宿舍管理體系文件的精簡,使得組織可采用更靈活和有效的方式構(gòu)造其宿舍管理體系,也使組織能以最少量的文件需求全面展示其對過程的有效策劃、運行和控制,以及宿舍管理體系的有效性和持續(xù)改進(jìn)的情況?？v覽標(biāo)準(zhǔn)中提出的宿舍管理體系持續(xù)改進(jìn)的要求涉及宿舍管理體系的各個方面。如在該條款中提到的質(zhì)量方針與目標(biāo)、內(nèi)部宿舍管理體系審核和管理評審、產(chǎn)品實現(xiàn)過程中的質(zhì)量控制和對產(chǎn)品質(zhì)量影響因素的控制、學(xué)生的需求和相關(guān)法律法規(guī)的要求等。持續(xù)改進(jìn)活動中的一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié),是對學(xué)生需求從現(xiàn)有的和期望的角度來考慮,這要求組織在ISO9001質(zhì)量管理體系和高校宿舍管理質(zhì)量管理活動中要有對未來需求進(jìn)行預(yù)測的能力。宿舍管理體系持續(xù)改改進(jìn)的目的,是在組織表明其有能力持續(xù)提供符合學(xué)生要求和相關(guān)法律、法規(guī)要求的產(chǎn)品的同時,保持宿舍管理體系的適時有效性。這也是2008版ISO9001標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)的一個重要內(nèi)容。一旦組織決定在其質(zhì)量管理活動中采用2008版ISO9001標(biāo)準(zhǔn)建立宿舍管理體系,就須確保宿舍管理體系的適時有效性。
三、質(zhì)量管理體系對宿舍管理的促進(jìn)作用
ISO9001認(rèn)證有利于開創(chuàng)高等宿舍質(zhì)量管理新局面。宿舍管理ISO9001認(rèn)證有利于規(guī)范我國高等教育質(zhì)量評價和學(xué)校宿舍質(zhì)量管理;以學(xué)生為關(guān)注焦點,組織依存于其學(xué)生,因此組織應(yīng)理解學(xué)生當(dāng)前和未來的需求,滿足學(xué)生要求并爭取超越學(xué)生期望,以實現(xiàn)學(xué)生宿舍管理由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變的職能,做到以人為本,創(chuàng)建和諧社區(qū)的目的。
宿舍管理ISO9001認(rèn)證有利于提高學(xué)校和宿舍工作者的社會責(zé)任意識和產(chǎn)品責(zé)任意識,全員參與是組織之本,只有他們01的充分參與,才能使他們的才干為組織獲益。
宿舍管理ISO9001認(rèn)證有利于強(qiáng)化高等學(xué)校質(zhì)量保證意識;領(lǐng)導(dǎo)者確立本組織統(tǒng)一的宗旨和方向。為他們創(chuàng)造并保持使員001工能充分參與實現(xiàn)組織目標(biāo)的內(nèi)部環(huán)境。
宿舍管理ISO9001認(rèn)證有利于提高高等學(xué)校的市場競爭意識;將相關(guān)的活動和資源作為過程進(jìn)行管理,可以更高效地得到期望的結(jié)果。把管理的系統(tǒng)方法識別、理解和管理作為體系的相互關(guān)聯(lián)的過程,有助于組織實現(xiàn)其目標(biāo)的效率和有效性。
宿舍管理ISO9001認(rèn)證有利于維護(hù)宿舍學(xué)生們的合法權(quán)益。組織總體業(yè)績的持續(xù)改進(jìn)應(yīng)是組織的一個永恒的目標(biāo)。組織與其供方是相互依存的,互利的關(guān)系可增強(qiáng)雙方互相滲透,互相約束,互相監(jiān)督的能力。
ISO9001認(rèn)證可以全面提升組織的管理水準(zhǔn)并與國際接軌;可以全方位提升組織的產(chǎn)品質(zhì)量,并減少企業(yè)各種浪費,降低組織的生產(chǎn)成本,增強(qiáng)組織產(chǎn)品的市場競爭力;可以全方位提升組織內(nèi)管理者及員工的質(zhì)量意識與管理能力,進(jìn)而提升管理的工作效率及團(tuán)隊凝聚力;通過ISO9001的認(rèn)證,以全面提升管理在高校管理中的形象及影響,為后勤創(chuàng)造出更多的榮譽(yù)與發(fā)展機(jī)會;可以全面增加學(xué)生對社區(qū)的信任度及滿意度。
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