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正規(guī)軍VS.非正規(guī)軍:雙管齊下搞定質(zhì)量

   日期:2024-09-28 17:49:51     來(lái)源:企業(yè)管理     作者:中企檢測(cè)認(rèn)證網(wǎng)     瀏覽:2    評(píng)論:0
核心提示:企業(yè)如要改進(jìn)質(zhì)量,必須具備既能夠預(yù)防新問(wèn)題的出現(xiàn),又能夠及時(shí)解決老問(wèn)題的質(zhì)量系統(tǒng)。這就像部隊(duì)作戰(zhàn),既要攻也要防。攻的工作,也就是長(zhǎng)

企業(yè)如要改進(jìn)質(zhì)量,必須具備既能夠預(yù)防新問(wèn)題的出現(xiàn),又能夠及時(shí)解決老問(wèn)題的質(zhì)量系統(tǒng)。這就像部隊(duì)作戰(zhàn),既要攻也要防。攻的工作,也就是長(zhǎng)期性問(wèn)題需要由正規(guī)軍式的人員來(lái)應(yīng)對(duì);防的工作,也就是臨時(shí)性突發(fā)問(wèn)題可以由非正規(guī)軍式的人員來(lái)完成。

每個(gè)企業(yè)都要防止新出現(xiàn)的問(wèn)題影響到企業(yè)的運(yùn)作,例如設(shè)備老化,客戶的要求越來(lái)越苛刻,新產(chǎn)品不斷面世,員工流失等等。對(duì)這些問(wèn)題采取防范措施是必要的,然而,即使這些防范措施非常成功,企業(yè)充其量也只能保持現(xiàn)有的質(zhì)量水平,而不能進(jìn)一步改善它。想要有所改進(jìn),企業(yè)必須具備既能夠預(yù)防新問(wèn)題的出現(xiàn),又能夠及時(shí)解決老問(wèn)題的質(zhì)量系統(tǒng)。

這就像部隊(duì)作戰(zhàn)一樣,既要攻又要防。在現(xiàn)代戰(zhàn)爭(zhēng)史上,非正規(guī)軍(即兼職士兵)可謂最成功的團(tuán)隊(duì),尤其在滋擾敵人方面,但在攻城拔寨的時(shí)候就顯得成事不足了。這時(shí)候就必須要由全職的專業(yè)正規(guī)軍出馬。

同樣,質(zhì)量系統(tǒng)也必須既能攻又能防—既能解決老問(wèn)題,又能防患于未然。

那么是應(yīng)該采取非正規(guī)軍的策略呢,還是應(yīng)該招兵買馬,組織正規(guī)部隊(duì),然后專攻敵人的要塞?在軍事史上,如何部署部隊(duì)的例子比比皆是,但在質(zhì)量改進(jìn)史上,相關(guān)的信息卻寥寥無(wú)幾。很多質(zhì)量管理泰斗都曾提出建議,但只有朱蘭(Joseph M. Juran)為這個(gè)問(wèn)題提出的解決方法值得參考。他認(rèn)為,分析問(wèn)題者必須有專心研究問(wèn)題的時(shí)間。

企業(yè)的管理層必須充分了解他們的敵人,也就是企業(yè)所面對(duì)的形形色色的問(wèn)題。長(zhǎng)期性的問(wèn)題一般來(lái)說(shuō)都比較復(fù)雜,而且牽涉到各個(gè)部門,而零星出現(xiàn)的臨時(shí)性問(wèn)題就簡(jiǎn)單多了。

如果臨時(shí)性問(wèn)題得不到解決,長(zhǎng)期性問(wèn)題就會(huì)隨之而來(lái),而解決這些問(wèn)題的成本通常會(huì)比解決臨時(shí)性問(wèn)題的成本高出很多。然而,長(zhǎng)期性問(wèn)題卻得不到足夠的重視,因?yàn)檫@些成本往往處于可以為預(yù)算所接受的水平。

企業(yè)面臨的問(wèn)題大多數(shù)都很簡(jiǎn)單,因而往往采取諸如成立質(zhì)量管理小組這樣的辦法來(lái)對(duì)付。小組成員同時(shí)還擔(dān)任其他全職的工作,實(shí)際上就是非正規(guī)軍。質(zhì)量管理小組在解決臨時(shí)性問(wèn)題方面一般都很順利,但一旦需要主動(dòng)出擊防范長(zhǎng)期性問(wèn)題時(shí),他們往往力不從心,尤其當(dāng)問(wèn)題很復(fù)雜時(shí)。

跨部門的問(wèn)題也非常棘手,因?yàn)閬?lái)自不同部門的人在解決這些問(wèn)題的時(shí)候往往不能很好地合作。那么,是有一支非正規(guī)軍就足矣,還是必須要有一支正規(guī)軍呢?也許借助以下這個(gè)案例分析有利于你得出結(jié)論。

01 .非正規(guī)軍?正規(guī)軍?

一家大型的印刷電路生產(chǎn)企業(yè)意識(shí)到,如果要生存,就必須提高產(chǎn)品質(zhì)量。于是,他們采取了各種戰(zhàn)略提高質(zhì)量。盡管有很多指標(biāo)都得到了改善,但企業(yè)選擇產(chǎn)量作為衡量績(jī)效的最佳指標(biāo)。

管理層采納了克勞斯比(PhilipCrosby)的管理思想,倡導(dǎo)“零缺陷”和“質(zhì)量免費(fèi)”的理念,并成功地向所有員工灌輸過(guò)分依賴事后質(zhì)量檢測(cè)不可取的觀念。

但是,這家企業(yè)解決問(wèn)題的主要策略是要求每個(gè)人都要避免出錯(cuò),并告誡他們一旦出錯(cuò)就要受到嚴(yán)懲。這種被動(dòng)防范的方法也許可以將臨時(shí)性問(wèn)題斬草除根,但其他的問(wèn)題卻乘虛而入。

同時(shí),企業(yè)沒(méi)有建立主動(dòng)解決長(zhǎng)期性問(wèn)題的系統(tǒng)。隨著乘虛而入的臨時(shí)性問(wèn)題堆積得越來(lái)越快,原有的長(zhǎng)期性問(wèn)題又得不到及時(shí)的處理,產(chǎn)量逐漸下降。

于是,管理層任命了一個(gè)委員會(huì)(其中包括數(shù)名專職成員),把在提高產(chǎn)量的基礎(chǔ)上降低質(zhì)量成本的任務(wù)交給了他們。新的委員會(huì)成功地幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了提高產(chǎn)量的目標(biāo),但由于臨時(shí)性問(wèn)題得不到處理,取得的成果得不到鞏固。此后不久,一個(gè)類似的小組也遭遇了同樣的結(jié)果。

這些小組雖然在主動(dòng)解決長(zhǎng)期性問(wèn)題方面發(fā)揮了作用,但企業(yè)缺乏必要的防守措施來(lái)鞏固已取得的成果。

不久后,產(chǎn)品價(jià)格下降,邊際利潤(rùn)不斷減少,降低產(chǎn)品的質(zhì)量成本成為迫在眉睫的任務(wù)。企業(yè)再次成立負(fù)責(zé)提高產(chǎn)量的小組。和他們的前輩一樣,這個(gè)小組在提高產(chǎn)量方面取得了勝利。

之前的小組逐步退出這些事務(wù)。新的管理層認(rèn)為通過(guò)聚焦于統(tǒng)計(jì)過(guò)程控制(SPC)來(lái)提高質(zhì)量是一個(gè)行之有效的方法。企業(yè)在每個(gè)部門都配置進(jìn)行統(tǒng)計(jì)過(guò)程控制的兼職隊(duì)伍。這種辦法令它在長(zhǎng)達(dá)兩年的時(shí)間里都保持了穩(wěn)定的產(chǎn)量,比避免差錯(cuò)的方法起到了更好的防范作用。

這些兼職的質(zhì)量控制小組可以很好地解決一般的臨時(shí)性問(wèn)題,但由于他們很少有時(shí)間去處理長(zhǎng)期性問(wèn)題,因此,雖然不斷出現(xiàn)的臨時(shí)性問(wèn)題得到了及時(shí)處理,但是長(zhǎng)期性問(wèn)題繼續(xù)惡化,最終影響了產(chǎn)量的進(jìn)一步增長(zhǎng)。

停滯不前的產(chǎn)量影響了邊際利潤(rùn),公司再次成立由專職人員組成的小組著手解決長(zhǎng)期性問(wèn)題。

這一次,公司成立了比以前更多的小組,每一個(gè)小組都由更多的專職成員組成,他們也取得了更好的成績(jī)。

為什么后來(lái)的措施取得了更大的成功呢?因?yàn)橛辛藢B毜男〗M成員,小組有更多的時(shí)間去研究數(shù)據(jù),并開展實(shí)驗(yàn)。借助方差分析(analysis of variance)、集中度分析(concentration diagrams)、帕累托圖(Pareto charts)、散點(diǎn)座標(biāo)圖(scatter plots)、停工檢修分析(stream-to-stream analysis)、盒狀圖(box plots)等一系列工具,他們發(fā)現(xiàn)并杜絕了一些問(wèn)題。例如,在隨后的工序中會(huì)消除的污點(diǎn)沒(méi)有必要花時(shí)間去清除,去離子水中缺乏緩沖劑,鍍小孔時(shí)必須把氣體排空等等。

小組還為數(shù)千個(gè)零件度身設(shè)計(jì)生產(chǎn)流程,從而幫企業(yè)避免了很多其他問(wèn)題。如果僅僅靠員工的零星時(shí)間,這些問(wèn)題也許永遠(yuǎn)無(wú)法發(fā)現(xiàn)和解決。

雖然幾經(jīng)周折,這家工廠如今還是變成了廢墟,這種結(jié)局是不是本來(lái)可以避免的呢?

工廠需要非正規(guī)軍式的人員去處理隨時(shí)發(fā)生的臨時(shí)性問(wèn)題,也需要專職人員去主動(dòng)解決長(zhǎng)期性問(wèn)題。有了一支正規(guī)軍,出錯(cuò)率與成本每年可以分別降低30%和20%。如果不是等到臨急才抱佛腳,而是長(zhǎng)期堅(jiān)持兼顧兩方面的戰(zhàn)略,這個(gè)企業(yè)本來(lái)應(yīng)該可以降低90%的成本和減少99%的差錯(cuò),并繼續(xù)存活下來(lái)。

02 .三種角色不可少

在上述案例中,成功小組與不成功小組有一些明顯的區(qū)別,這些區(qū)別主要表現(xiàn)在小組的角色上。

任何一個(gè)負(fù)責(zé)質(zhì)量改進(jìn)的小組,都必須具備以下三個(gè)角色。第一個(gè)是問(wèn)題發(fā)現(xiàn)者,這個(gè)角色的任務(wù)是監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù),告知小組最重要的問(wèn)題是什么,以及小組所采取的措施是否有效。第二個(gè)是問(wèn)題診斷者,這個(gè)角色的任務(wù)是從問(wèn)題表象入手尋找癥結(jié)所在。對(duì)于一般的臨時(shí)性問(wèn)題,一個(gè)兼職的員工在做好其本職工作的同時(shí)就可以完成這項(xiàng)任務(wù)。一旦問(wèn)題變得復(fù)雜,這個(gè)角色就必須在不被干擾的情況下才能完成診斷。如果遇到中等或極端復(fù)雜的長(zhǎng)期性問(wèn)題,診斷任務(wù)就非交給專職員工不可了,因?yàn)檫@需要他在完全不受干擾的情況下專心研究很長(zhǎng)時(shí)間。第三個(gè)是問(wèn)題解決者。這個(gè)角色的職責(zé)是在了解問(wèn)題的成因之后,立刻采取補(bǔ)救措施解決問(wèn)題。

小組的組長(zhǎng)可以是問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)者,也可以是問(wèn)題的解決者,但不應(yīng)該是主要的問(wèn)題診斷者。因?yàn)樽鳛橐粋€(gè)小組的領(lǐng)導(dǎo)者,他需要代表整個(gè)小組去和其他人打交道,這些事務(wù)會(huì)非常頻繁地打斷他的診斷工作。

在印刷電路廠的案例中,我們看到了幾種截然不同的小組結(jié)構(gòu):狙擊手型、非正規(guī)軍型、地毯式轟炸機(jī)型、神槍手型、混合型。

狙擊手型的小組稱不上是一支真正意義上的團(tuán)隊(duì),這種小組只是由一個(gè)個(gè)單槍匹馬同時(shí)去處理同樣問(wèn)題的人組成的集體。每個(gè)隊(duì)員負(fù)責(zé)從發(fā)現(xiàn)問(wèn)題到分析問(wèn)題再到最后處理問(wèn)題一系列的事情。不過(guò)不幸的是,很少有人能夠同時(shí)把這幾件事情都做好。

說(shuō)得極端一些,有的狙擊手可能一輩子都在分析問(wèn)題,但到死都解決不了一個(gè)問(wèn)題。有的狙擊手在沒(méi)有觀測(cè)手協(xié)助的情況下,就像沒(méi)有著彈點(diǎn)觀察員協(xié)助的炮手一樣,無(wú)的放矢。他不斷地朝一個(gè)方向放炮,卻從來(lái)不知道目標(biāo)是否被摧毀或者被轉(zhuǎn)移。也許他的流彈還會(huì)擊中一個(gè)正在解決同樣問(wèn)題的隊(duì)友,造成不可挽回的損失。

在上述工廠的案例中,狙擊手們?cè)谕粋€(gè)時(shí)間里對(duì)同一個(gè)問(wèn)題各自嘗試自己的解決辦法,誰(shuí)都覺(jué)得別人的辦法不管用。

小組成立之初,其領(lǐng)導(dǎo)者往往喜歡采取狙擊手式的團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu),但結(jié)果卻最難成功。如果這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者遇到三個(gè)問(wèn)題,而他手下恰好有三個(gè)人,他可能會(huì)簡(jiǎn)單地給一人分配一個(gè)問(wèn)題。這些隊(duì)員中偶爾會(huì)有一個(gè)能夠成功,但大多數(shù)情況下他們注定是要失敗的。

非正規(guī)軍型的小組成員都是兼職的。最常見(jiàn)的非正規(guī)軍型小組是質(zhì)量圈(quality circles)小組。其他的小組,如果其成員在擔(dān)當(dāng)該小組的工作之外還有其他全職工作,也可以稱作非正規(guī)軍型小組。他們?cè)诮鉀Q簡(jiǎn)單的、部門內(nèi)部的或者臨時(shí)性問(wèn)題時(shí)往往很得力,但是由于缺乏專門研究的時(shí)間,當(dāng)遇上更加復(fù)雜的長(zhǎng)期性問(wèn)題,或者需要與其他部門的員工合作解決問(wèn)題的時(shí)候,他們的作用就沒(méi)有那么明顯了。

狙擊手型的團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)很容易成為小組領(lǐng)導(dǎo)者踏入的一個(gè)陷阱,同樣,非正規(guī)軍型的結(jié)構(gòu)也很容易成為資源配置者踏入的一個(gè)陷阱。因?yàn)樵谶@種結(jié)構(gòu)的小組里,隊(duì)員們好像是在做義工。他們?cè)谕瓿蛇@個(gè)項(xiàng)目組的工作的同時(shí)還有自己的全職工作要做。因此這種類型的小組的工作重點(diǎn)常常不是分析問(wèn)題,而是消滅部門內(nèi)部的短期性問(wèn)題。

如果小組成員本身就身處問(wèn)題之中—這種情況比較常見(jiàn),由于缺乏足夠的時(shí)間和客觀的判斷,小組幾乎不可能診斷得出那些復(fù)雜的問(wèn)題。因此,它無(wú)法改進(jìn)糟糕的質(zhì)量,成本繼續(xù)居高不下,這樣一來(lái),原本以為可以借助“義工”們的力量來(lái)完成的一個(gè)項(xiàng)目其實(shí)代價(jià)極其沉重。

除了以上這些不足,沒(méi)有全職身份的非正規(guī)軍型小組是處理臨時(shí)性問(wèn)題的惟一一種比較合理的組織。畢竟對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),為了長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要去維持一支由專職人員組成的正規(guī)軍,成本太高了。

地毯式轟炸機(jī)型小組最適合采取快速果斷的行動(dòng)。典型的地毯式轟炸機(jī)型小組由一個(gè)全職的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)者(有少許時(shí)間可以做分析診斷工作)以及幾個(gè)問(wèn)題處理者組成。

問(wèn)題發(fā)現(xiàn)者監(jiān)測(cè)問(wèn)題的癥狀,為小組其他成員指明解決問(wèn)題的方向。案例中的工廠就成立了一個(gè)這種結(jié)構(gòu)的小組來(lái)處理諸如損壞這類簡(jiǎn)單但常見(jiàn)的問(wèn)題。

處理這種問(wèn)題很少需要或者根本不需要進(jìn)行分析,不過(guò)要采取的措施就很多。理論上,至少有些措施可以鏟除問(wèn)題的主要成因,不過(guò)小組也必須采取措施去應(yīng)對(duì)那些不太重要或者暫時(shí)沒(méi)出現(xiàn)的可能導(dǎo)致問(wèn)題的因素。

措施的效果很明顯,不過(guò)成本也可能很高。由于缺乏分析,因此沒(méi)人知道是哪些措施真正發(fā)揮了作用,真正有效的措施可能還被廢止了。

雖然這種結(jié)構(gòu)的小組能夠較好地對(duì)付不太復(fù)雜而且緊急的問(wèn)題,但往往不足以應(yīng)對(duì)更復(fù)雜的問(wèn)題。不幸的是,簡(jiǎn)單的問(wèn)題可能已經(jīng)有人負(fù)責(zé)并處理好了,剩下的問(wèn)題對(duì)于這種結(jié)構(gòu)的小組來(lái)說(shuō)都太復(fù)雜了。

神槍手型小組是典型的糾錯(cuò)小組。其領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)挑選具有分析能力的全職成員加盟,以備對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析,也會(huì)挑選具有良好的問(wèn)題處理能力的成員(可能是兼職成員)加盟,以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)實(shí)施補(bǔ)救。

這種小組的結(jié)構(gòu)也許是最佳的,它能夠以最低的成本解決問(wèn)題,并且保證效果的持久。在印刷電路廠的案例中,這也是面臨最復(fù)雜的問(wèn)題時(shí)最可行的一種小組結(jié)構(gòu),取得的效果也是最好的。因?yàn)榻柚鷮?shí)驗(yàn),小組發(fā)現(xiàn)在一個(gè)流程中被兩個(gè)部門和三個(gè)環(huán)節(jié)隔開的兩個(gè)因素之間有著重要的相互作用關(guān)系。而非正規(guī)軍型結(jié)構(gòu)的小組就不太可能有足夠的時(shí)間去完成這么精細(xì)的實(shí)驗(yàn)。

這種結(jié)構(gòu)的小組面臨的困難是企業(yè)必須能夠承受在分析診斷問(wèn)題過(guò)程中產(chǎn)生的成本。在神槍手鎖定目標(biāo)之前,管理層可能已經(jīng)失去耐心了。而當(dāng)問(wèn)題緊急而且嚴(yán)重,但原因又難以確定時(shí),這種不耐煩很可能是致命的。

如果資源充足,地毯式轟炸機(jī)型和神槍手型小組可以結(jié)合成為混合型小組,處理復(fù)雜而緊急的問(wèn)題,正如案例中描述的一樣。

03 .資源配置是關(guān)鍵

從案例中可以看出,資源配置是質(zhì)量改進(jìn)的關(guān)鍵。經(jīng)過(guò)合理分配,充足的資源可以在質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目中發(fā)揮巨大的作用。資源不足,則可能會(huì)連現(xiàn)有的質(zhì)量水平都無(wú)法保證。

如果一家企業(yè)缺乏充足的資源去成立一個(gè)專職的質(zhì)量管理小組,它應(yīng)該怎么辦?

以下四種思路可以提供參考:

1.將生產(chǎn)線上的工人組織成為非正規(guī)軍,培訓(xùn)他們掌握統(tǒng)計(jì)過(guò)程控制方法。

這樣的員工隊(duì)伍對(duì)促進(jìn)質(zhì)量的提高有一定的幫助,但不可能指望他們解決重大問(wèn)題。他們可以降低臨時(shí)性問(wèn)題的發(fā)生率,并幫助維護(hù)其他小組創(chuàng)造的成果。

2.確定額外的人手去解決重大問(wèn)題。以三人為一組安排任務(wù),并為每個(gè)小組確定適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)。

3.做一個(gè)重大的決定——是否增聘人手。出色與平庸的經(jīng)理人的區(qū)別就在這里了。這些增加的人手不像非正規(guī)軍,他們不是義工。企業(yè)里可能有人擔(dān)任那些無(wú)論從短期還是長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看都對(duì)利潤(rùn)影響不大的工作,相比之下,提升質(zhì)量的工作對(duì)利潤(rùn)有著更重要的影響。

如果連一點(diǎn)多余的人手都沒(méi)有的話,這樣的企業(yè)可能過(guò)分精簡(jiǎn)了。一個(gè)三個(gè)人的小組如果可以在六到十二個(gè)月的時(shí)間里解決一個(gè)一百萬(wàn)元的問(wèn)題,增聘人手就是物有所值的。

4.如果你的企業(yè)正在實(shí)施質(zhì)量改進(jìn)計(jì)劃,資源配置不能過(guò)于分散。以我們討論過(guò)的那家工廠為例,要成功改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量,有三個(gè)專職人員組成的項(xiàng)目組顯然是必不可少的。其他企業(yè)成立的小組中可能只包括兩名專職成員,其中一名成員兼任小組的領(lǐng)導(dǎo),還要負(fù)責(zé)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題,另一名則專門分析問(wèn)題。

雖然我們相信擁有兩名專職成員的小組工作成效也會(huì)不錯(cuò),但是,管理層在決定是否嘗試只保留一名專職成員時(shí)就要謹(jǐn)慎一點(diǎn)了。一個(gè)企業(yè)如果面臨十個(gè)問(wèn)題,同時(shí)有十個(gè)人可以派出去解決這些問(wèn)題,應(yīng)該先派這十個(gè)人去解決三到五個(gè)最重大的問(wèn)題,其他問(wèn)題暫時(shí)擱置一邊,等到那些更重要的問(wèn)題解決了以后再去處理它們。

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