如何編寫hse管理體系文件？
hse管理體系文件主要由管理手冊、程序文件、作業(yè)文件3部分組成，其中管理手冊是對hse管理體系的全面描述，是全部文件體系的“索引”；程序文件是完成hse管理體系的方法系統(tǒng)；作業(yè)文件則是程序文件的支持性文件。在編寫時，企業(yè)可采取自上而下、自下而上或從程序文件開始的編寫方式，3部分文件主要編制方法如下：
1、hse管理手冊編寫
hse管理手冊對hse管理體系的建立與運行有著特殊的意義，其在深度和廣度上可以不同，這主要取決于企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)劃、技術(shù)要求及人員素質(zhì)。對于中、小型企業(yè)，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)企業(yè)為了便于管理仍把管理手冊、程序文件分開。在編寫hse管理手冊時應(yīng)注意：應(yīng)寫清楚承諾、方針和目標；手冊要強調(diào)宣傳性，便于公眾接受，不側(cè)重于操作性；力求簡明，把主要控制環(huán)節(jié)描述清楚即可，不必寫得太冗長。
2、hse程序文件編寫
在書面或文件化的程序中，通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做；何時、何地以及如何做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件；如何對活動進行控制和記錄。其內(nèi)容是描述實施hse管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動。
編寫hse程序文件時，應(yīng)注意程序文件是對那些產(chǎn)生健康、安全與環(huán)境影響的活動進行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊的支持性文件。每一個記錄支持性文件程序文件都應(yīng)包含hse管理體系中的一個邏輯上獨立的內(nèi)容，可能是標準的一個要素，或要素中的一個部門，或是幾個要素相關(guān)要求的一組活動等。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由企業(yè)自行確定，程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性細節(jié)，細節(jié)通常在作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定。程序文件的有效實施才能體現(xiàn)hse管理體系的功能，因此，程序文件的內(nèi)容和要求要密切結(jié)合實際情況。程序文件展開的深度和廣度，取決于企業(yè)任務(wù)的復(fù)雜性、采用的工作方法、活動內(nèi)容和對執(zhí)行活動人員的水平、能力、技術(shù)與培訓(xùn)所達到的程序。程序文件實質(zhì)是企業(yè)管理中科學(xué)的管理制度，是法規(guī)性文件，要強制執(zhí)行，因此程序文件就有可操作性和可檢查性。一般情況下，程序文件編寫可參照5W1H原則，即：What(做什么)，Who(誰做，誰檢查評價)，Where(在哪里做)，When(什么時候做)，Why(為什么做)，How(怎么做，依據(jù)什么，用什么方法)。
3、hse管理作業(yè)文件編寫
作業(yè)文件的作用和要求：作業(yè)文件是程序文件的支持性文件，一個程序文件可分解成幾個作業(yè)文件，能在程序文件中交待清楚的活動，就不再編制作業(yè)文件；作業(yè)文件必須與采用要素的程序相對應(yīng)，是對程序文件中整個程序或某些條款進行補充、細化，不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件；國家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標準、規(guī)范不作為作業(yè)文件，單獨在“在用標準目錄”中體現(xiàn)。在作業(yè)文件中通常包括活動的目的和范圍，做什么和誰來做，何時、何地以及如何做，應(yīng)采用什么方法、設(shè)備和文件，如何對活動進行控制和記錄。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述為實施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動。
在hse管理體系文件編制過程中，企業(yè)還需要充分考慮到體系文件的系統(tǒng)性、法規(guī)性、協(xié)調(diào)性和見證性，以企業(yè)實際情況為基礎(chǔ)，將hse管理體系與其他體系文件有效結(jié)合或建立單獨的hse體系文件。
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