企業(yè)應(yīng)如何做好HSE管理體系內(nèi)部審核過(guò)程中會(huì)議的溝通交流？
HSE管理體系內(nèi)部審核與其他審核方式一樣，也需要借助各種會(huì)議來(lái)完成受審核方與審核組成員之間的交流與溝通。因此，在此過(guò)程中，每次會(huì)議的召開(kāi)都顯得尤為重要，尤其是首次會(huì)議、審核組內(nèi)部會(huì)議與末次會(huì)議。
1、首次會(huì)議決定了HSE管理體系審核的方向
首次會(huì)議是HSE管理體系現(xiàn)場(chǎng)審核的序幕，首次會(huì)議的召開(kāi)表明現(xiàn)場(chǎng)審核的正式開(kāi)始，是介紹審核過(guò)程的第一次會(huì)議，首次會(huì)議應(yīng)包括以下內(nèi)容：
（1）向受審核部門(mén)介紹審核組成員；
（2）評(píng)審審核范圍、目的和計(jì)劃，共同認(rèn)可審核進(jìn)度表；
（3）簡(jiǎn)要介紹審核中采用的方法和程序；
（4）在審核組和受審核部門(mén)之間建立正式聯(lián)絡(luò)渠道；
（5）確認(rèn)已具備審核組所需的資源與設(shè)備；
（6）確認(rèn)末次會(huì)議的日期和時(shí)間；
（7）審查審核組工作開(kāi)展中的現(xiàn)場(chǎng)安全條件和應(yīng)急程序。這些也是審核組長(zhǎng)應(yīng)在首次會(huì)議發(fā)言的主要內(nèi)容。
內(nèi)部審核的首次會(huì)議無(wú)論在內(nèi)容和召開(kāi)形式上都可適當(dāng)簡(jiǎn)化。受審核方的領(lǐng)導(dǎo)、受審部門(mén)人員及陪同人中應(yīng)參加首次會(huì)議。如領(lǐng)導(dǎo)不能親自參加，必須指定代表參加。
2、審核組內(nèi)部會(huì)議可優(yōu)化各自的HSE管理體系審核方法
在對(duì)受審核方的現(xiàn)場(chǎng)審核基本完成后，審核小組應(yīng)召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議，小組成員互相交流以下情況：審核了哪些部門(mén)、人員，采用了什么樣的審核方法，受審核方做得怎么樣，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題準(zhǔn)備如何判斷不符合狀態(tài)等。其他成員對(duì)該審核員的不足之處進(jìn)行修正，如：審核是否到位、審核方法是否正確、判斷是否準(zhǔn)確等。必要時(shí)，審核組應(yīng)對(duì)缺漏的項(xiàng)目補(bǔ)充審核。審核組內(nèi)部會(huì)議為內(nèi)審員之間互相學(xué)習(xí)提供了良好的途徑，也是審核組長(zhǎng)把握審核方向和審核進(jìn)程的重要渠道。同時(shí)，內(nèi)部會(huì)議有利于審核組系統(tǒng)了解受審核方的優(yōu)劣，討論對(duì)受審核方的審核結(jié)論，使其盡可能地符合受審核方的實(shí)際。審核組長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)營(yíng)造和協(xié)調(diào)內(nèi)部會(huì)議的氣氛，確保審核員能夠暢所欲言，在交流中得到學(xué)習(xí)和提高。
3、末次會(huì)議決定了HSE管理體系內(nèi)部審核的完美收官
在現(xiàn)場(chǎng)審核即收集證據(jù)及做出審核發(fā)現(xiàn)之后和編寫(xiě)審核報(bào)告之前，審核員應(yīng)與企業(yè)的管理者和受審部門(mén)的負(fù)責(zé)人員舉行末次會(huì)議，其主要目的是向受審核部門(mén)介紹審核發(fā)現(xiàn)，能使他們清楚地理解和認(rèn)識(shí)審核發(fā)現(xiàn)的事實(shí)根據(jù)，并且制定必要的糾正與預(yù)防措施，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)審的持續(xù)改進(jìn)。在總結(jié)會(huì)議上應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
（1）審核組長(zhǎng)對(duì)企業(yè)的HSE管理體系實(shí)施的有效性做出基本評(píng)價(jià)，提出體系運(yùn)行的薄弱環(huán)節(jié)和不符合要點(diǎn)。
（2）審核組長(zhǎng)應(yīng)說(shuō)明審核是一種抽樣活動(dòng)，帶有一定的風(fēng)險(xiǎn)性和局限性；發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)的部門(mén)未必是惟一的存在不符合的部門(mén)，其他存在不符合項(xiàng)的地方也可能未被查到，要求受審核方舉一反三，改進(jìn)HSE管理體系。但審核組應(yīng)力求使審核結(jié)果公正、客觀和準(zhǔn)確。
（3）在各審核小組提供的材料當(dāng)中，有無(wú)出現(xiàn)相同的問(wèn)題，各個(gè)問(wèn)題有何聯(lián)系，以發(fā)現(xiàn)一些在體系中共性的問(wèn)題，以及接口中存在的問(wèn)題。
（4）在末次會(huì)議上企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)可就審核結(jié)論和糾正措施要求和作簡(jiǎn)短表態(tài)，適當(dāng)說(shuō)明今后的打算。
（5）內(nèi)審中的人員、行程、時(shí)間、工作分配是否合適，以便在下一次審核中做出調(diào)整：審核員的素質(zhì)達(dá)到了怎樣的層次，各個(gè)審核員的特點(diǎn)、特長(zhǎng)如何，以便考慮審核人員的組合和必要的培訓(xùn)。
通常，在HSE管理體系內(nèi)部審核過(guò)程中，審核人員會(huì)根據(jù)審核需要組織各種大大小小的會(huì)議，這些會(huì)議由于目的不同，參與的人員也會(huì)不一樣。因此，為了達(dá)成每次會(huì)議的目的，審核組通常需要在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行精心的組織與策劃，確保會(huì)議有效開(kāi)展。
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