如何將ISO9001內(nèi)審和ISO9001管理評審活動與年度工作會議合并實施
作為ISO9001貫標企業(yè),ISO9001內(nèi)審和ISO9001管理評審被規(guī)定為必須開展的活動?雖然ISO9000族標準對內(nèi)審和管理評審活動能給企業(yè)帶來的好處作了周密地解釋,也還是有許多企業(yè)感覺這些活動占用了太多的寶貴經(jīng)營時間和精力?特別是那些沒有專職人員負責體系運行的中小型民營企業(yè),其中有不少企業(yè)要么為了應付認證,馬馬虎虎走過場,要么干脆閉門造車瞎編些資料,從而使整個質(zhì)量管理體系運行的有效性和效率大打折扣?
如何把ISO9001內(nèi)審和ISO9001管理評審活動既能有效開展,又能不過多占用時間和精力?筆者結(jié)合一品顧問的經(jīng)驗認為,如果能把ISO9001內(nèi)審和ISO9001管理評審活動與年度工作會議合并實施,能很好地解決這個問題?
企業(yè)的高層通常會非常重視年度工作會議?原因有:
1)不管我們的企業(yè)處于哪種狀態(tài),一年一度的年度工作會議是慣例?
2)許多企業(yè)的年度工作會議通常是全員參與的,即使不是全員參與,也至少會讓那些相關的骨干成員參與?也就是說,企業(yè)會為此投入較大的管理成本?
3)年度工作會議總結(jié)過去一年的功過得失?展望未來一年的工作計劃和方向?調(diào)調(diào)定得準不準,會直接影響企業(yè)來年的生存和發(fā)展?
內(nèi)審和管理評審既是ISO9001關于質(zhì)量管理體系運行的基本要求,同時也是可供參考的管理理念和工作方法?
年度會議前企業(yè)通常會組織自評?自評的方法,通常是由各部門?各崗位針對職責的擔當,來總結(jié)和反省各自的工作績效,然后由辦公室實施匯總?這種方法很傳統(tǒng)?便捷,可是也存在缺陷?如:
1)對跨部門的協(xié)作,很難自查清楚;
2)受部門/崗位自身利益的影響,自查結(jié)論的公正性?客觀性受到懷疑;
3)自查方法不系統(tǒng),評價依據(jù)不統(tǒng)一?
內(nèi)審,作為一種獨立和系統(tǒng)的審查?評價和改進工具,可以解決這一問題?它的優(yōu)點在于:
1)檢查方法嚴謹?依據(jù)明確?組織有序;
2)獨立性,交叉地相互檢查評價,結(jié)果更公正?客觀;
3)可以跨部門?系統(tǒng)全面地檢查某些流程/問題?
ISO9001內(nèi)審的范圍可以超越質(zhì)量保證范疇?年度會議過程中,把各部門/崗位的匯報總結(jié)與內(nèi)審結(jié)論結(jié)合起來公示,效果可想而知?如何有效地組織內(nèi)審,請參閱網(wǎng)上其它文件?
年度會議是常規(guī)的總結(jié)過去?展望未來的活動,管理評審也有這層含義,只不過,ISO9001對管理評審活動提出了控制要求?年度會議活動如果采用管理評審的方法,我們會發(fā)現(xiàn),年度會議將更有效率?
如果將ISO9001管理評審與年度會議相結(jié)合,那么年度會議將討論的內(nèi)容,至少包括:
1)公司經(jīng)營環(huán)境的變化,包括行業(yè)新動態(tài)和競爭對手的情況;
2)公司重大事件?應對措施和效果;
3)公司經(jīng)營理念和ISO9001方針?戰(zhàn)略的變化;
4)上年度工作目標和改進計劃的實現(xiàn)情況;
5)各部門/崗位匯報總結(jié)和內(nèi)審結(jié)論;
6)來自于外部的評價,如榮譽?信譽危機?認證/驗廠整改情況等;
7)股東/顧客/員工的滿意程度,以及社區(qū)/主管/行業(yè)對企業(yè)的美譽度;
8)與合作方的合作業(yè)績;
9)與產(chǎn)品有關的業(yè)績?困難和創(chuàng)新;
10)在管理方面取得的成就和創(chuàng)新;
11)各部門面臨的難以解決或需跨部門協(xié)作的問題,以及這些問題的應對方案;
12)與會人員提交的各類改進建議;
13)公司及公司下屬各部門/崗位的下一年度工作目標/計劃的可行性?
這些工作如何安排下去呢?
例如今天是09年12月16日,假設09年的年度會議放在2月10日這一天,我們可以這樣安排我們的工作:
1)明天就可以發(fā)出會議通知了:通知全體員工公司關于年度會議的設想和安排,起公示作用?
2)發(fā)通知的時候同時給各部門下達會議的準備工作要求,如顧客滿意調(diào)查?員工意見調(diào)查?各種統(tǒng)計?匯總等;給內(nèi)審組下達內(nèi)審任務(包括內(nèi)審的重點);起草下一年度的工作目標/計劃;會務安排等?
3)2010年1月14-15日完成內(nèi)審,形成審核記錄和內(nèi)審報告?
4)1月20日前由辦公室收集整理各部門/崗位的會議準備材料,必要的話經(jīng)辦公室或總經(jīng)理審查后,就準備材料內(nèi)容進行個別的交流,該補的補,該改的改?
5)2月1日前下達正式的年度會議通知,就會議的安排作出詳細的說明,并一同下發(fā)會議資料?
6)開會前,可以與有想法的員工就會議內(nèi)容進行交流?
7)2月10日按計劃開會?討論?記錄?
8)2月12日發(fā)布年度會議紀要和2010年工作目標和工作計劃?
以上觀點僅供參考,如有疑問,請與一品顧問聯(lián)系?
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