確保對ISO9001質(zhì)量管理體系進(jìn)行策劃
蘇州出入境檢驗檢疫局在2000年7月獲得ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書;2001年,又緊鑼密鼓地迎接ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)版審核?從ISO9002:1994標(biāo)準(zhǔn)向ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換,一項非常重要的工作就是對ISO9001質(zhì)量管理體系進(jìn)行策劃?現(xiàn)將我們的做法整理和歸納如下?
一?最高管理者必須確保進(jìn)行ISO9001質(zhì)量管理體系策劃
ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)的5.4.2條款要求,組織的最高管理者應(yīng)確保對ISO9001質(zhì)量管理體系策劃在ISO9001質(zhì)量管理體系建立和變更的過程中必不可少,組織的最高管理者最好親自組織或參與,至少要對策劃的方法和內(nèi)容提出要求?我們的做法是,由局長召集副局長?各部門主要負(fù)責(zé)人和獲得審核員資格的有關(guān)人員進(jìn)行策劃,并明確提出了三個問題:(1)如何在ISO9002:1994標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上向ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換;(2)作為國家行政管理機(jī)關(guān),上級有許多行政規(guī)定,如何使這些規(guī)定與ISO9001質(zhì)量管理體系的要求相融,如何解決“兩張皮”問題;(3)如何將標(biāo)準(zhǔn)的覆蓋面擴(kuò)大到所有部門和所有工作?經(jīng)過多次策,我們終于找到一個比較理想的方案?
二?ISO9001質(zhì)量管理體系策劃應(yīng)滿足質(zhì)量目標(biāo)的要求
ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)的5.4.1條款要求,最高管理者應(yīng)確保要在組織的相關(guān)職能和層次上建立ISO9001質(zhì)量目標(biāo)?質(zhì)量目標(biāo)應(yīng)包括滿足產(chǎn)品要求所需的內(nèi)容,應(yīng)是可以測量的并與質(zhì)量方針保持一致?為此,我們進(jìn)行了質(zhì)量目標(biāo)策劃,形成了書面的《ISO9001質(zhì)量方針和ISO9001質(zhì)量目標(biāo)聲明》?全局的質(zhì)量目標(biāo)根據(jù)上級機(jī)關(guān)賦予的職責(zé)和組織的宗旨確定,其內(nèi)容是:“杜絕違法行為和重大責(zé)任事故;出局證單差錯率控制在0.2%以內(nèi);過程證單差錯率控制在1.5%以內(nèi);顧客有效投訴率控制在1%以內(nèi);顧客滿意率95%以上;檢驗檢疫簽證流程符合率95%以上,這些內(nèi)容都經(jīng)過反復(fù)討論,數(shù)據(jù)都經(jīng)過測算,監(jiān)控的部門?方法和頻次都在“聲明”中予以明確;同時,考慮了持續(xù)改進(jìn)的要求,在每年的管理評審中對質(zhì)量目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整?
三?使用過程方法策劃ISO9001質(zhì)量管理體系
ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)的5.4.2條款要求,組織進(jìn)行ISO9001質(zhì)量管理體系策劃應(yīng)4.1應(yīng)條款是ISO9001質(zhì)量管理體系的總要求,要求組織應(yīng)識別質(zhì)量管理體系的總要求,要求組織應(yīng)識別質(zhì)量管理體系所需要的過程及其在組織中的應(yīng)用;確定這些過程的順序和相互作用;確定為確保這些過程的有效動作和控制所需的準(zhǔn)則和方法;確?？梢垣@得必需的資源和信息,以支持這些過程有效動作和監(jiān)視;測量?監(jiān)控和分析這些過程;實(shí)施必要的措施,以實(shí)現(xiàn)對這些過程所策劃的結(jié)果和對這些過程的持續(xù)改進(jìn);管理這些過程和控制外包過程?4.1條款的要求,充分體現(xiàn)了過程方法在質(zhì)量管理體系策劃中的應(yīng)用?我們根據(jù)這些要求,將全局的工作分為3個主過程,包括業(yè)務(wù)管理(出入境檢驗?檢疫?鑒定和監(jiān)督管理)?行政管理和精神文明建設(shè)管理,覆蓋了所有部門和所有工作?各部門都根據(jù)自己的職責(zé),識別和策劃需要控制的過程?全局16個部門共策劃出94個需要控制的過程,其中需要進(jìn)行全局控制的過程有72個?我們對每個過程都不得明確了控制程序?執(zhí)行要求?檢查要求和改進(jìn)要求,共編制出76個作業(yè)指導(dǎo)書和198個質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄表格,有效地對各個過程進(jìn)行了控制?
四?確保體系轉(zhuǎn)換的連貫性和完整性
ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)的5.4.2條款要求,組織對質(zhì)量管理體系的變更進(jìn)行策劃和實(shí)施時,應(yīng)保持ISO9001質(zhì)量管理體系的完整性?我們意識到,2000版標(biāo)準(zhǔn)是1994版標(biāo)準(zhǔn)的延續(xù),換版時不必一切推倒重來,而應(yīng)該對ISO9001質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行補(bǔ)充和完善?于是,我們按照2000版標(biāo)準(zhǔn)的要求,對需要保留的文件?需要修訂的文件?需要作廢的文件?需要增加的文件進(jìn)行識別?截至2000年底,共編制質(zhì)量管理體系文件108個(不包括記錄表格),經(jīng)識別,保留文件44個,合并?更改文件45個,作廢文件19個?2001年,經(jīng)過進(jìn)一步系統(tǒng)化,共編制質(zhì)量管理體系文件83個(不包括各部門編制的自用文件),質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄表格198個,其中質(zhì)量手冊?質(zhì)量目標(biāo)策劃?產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程策劃?基礎(chǔ)設(shè)施管理?環(huán)境管理?內(nèi)部溝通?數(shù)據(jù)分析等文件都是新編制的?目前,我們的ISO9001質(zhì)量管理體系文件覆蓋了ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)的全部要求?
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