企業(yè)如何推行ISO9000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)
中小企業(yè)要切實推行ISO9000標(biāo)準(zhǔn),必須要抓好“五個到位”:
(1)最高管理者推動到位
“管理者推動”是貫標(biāo)工作成功的關(guān)鍵.這也是ISO9000標(biāo)準(zhǔn)在“8項基本原則”中將“領(lǐng)導(dǎo)作用”列第二位這要因.首先,“管理者推動”表明最高管理者審時度勢而“求強”,其認(rèn)識到位,這種推動定會有力而持久.例如,一個有近500名員工的企業(yè)老總,為了接受連續(xù)兩天兩晚20個課時的強化貫標(biāo)培訓(xùn),推辭掉一切應(yīng)酬,自始至終參加聽課與考試,使貫標(biāo)工作有了良好的開端.該老總認(rèn)為,只有自己了解ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的要求,才能清楚企業(yè)到底缺什么,才能制定有針對性的方案.在他的親自參與下,確定了:內(nèi)強管理——改變制度不全、工作無序、忙碌混亂的現(xiàn)象;外樹信譽——實現(xiàn)管理與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌,向顧客作出滿足其要求的質(zhì)量承諾.并組織全體員工開展大討論,掃除貫標(biāo)“無用”(貫標(biāo)是出口企業(yè)的事)、“不必要”(人少,管理簡單)、“形式主義”(走以前搞TQC的老路)等思想障礙,達(dá)到管理者推動到位、全體員工認(rèn)識到位,為企業(yè)貫標(biāo)工作打下良好基礎(chǔ).
(2)準(zhǔn)備工作到位
貫標(biāo)認(rèn)證工作是一項系統(tǒng)工程,組建好工作班子十分重要.工作班子至少要由三方面人員組成:一是管理者代表,他應(yīng)熟悉企業(yè)生產(chǎn)、能指揮生產(chǎn),又了解標(biāo)準(zhǔn)、懂得管理,還要有較強的協(xié)調(diào)能力;二是一批既熟悉企業(yè)生產(chǎn)、又有一定的管理水平和寫作能力的人員,他們是工作班子的中堅力量;三是內(nèi)部QMS審核員,既熟悉ISO9000標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)法律法規(guī)要求,又熟悉公司某些方面業(yè)務(wù),并熱愛這項工作.但是,在許多企業(yè)中,往往是懂業(yè)務(wù)的缺乏ISO9000標(biāo)準(zhǔn)知識,而懂ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的咨詢?nèi)藛T往往又不熟悉企業(yè)的具體情況.因此,如何選人、培養(yǎng)人、組建好工作班子,就成為貫標(biāo)工作的難點和重點.較好的方法是貫徹“誰主管、誰編制、誰參與”的原則,工作班子由主要職能部門的負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干組成.
(3)對QMS的描述到位
文件化是一項重要的增值活動,也是貫標(biāo)工作的核心.要把標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)要求轉(zhuǎn)化為具有本企業(yè)特色的、可操作的、適宜有效的QMS,重點應(yīng)抓住總體策劃、過程分析、標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化三個要點.所謂總體策劃,實際上是要找準(zhǔn)編制文件化QMS的切入口,即制訂企業(yè)的質(zhì)量方針和目標(biāo).按照標(biāo)準(zhǔn)的要求,質(zhì)量方針是由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織的總的質(zhì)量宗旨和方向.但質(zhì)量方針和目標(biāo)的制定同樣要有廣大員工的參與,較好的做法是最高管理者的理性思考加上廣大員工的群策群力.制定好質(zhì)量方針和目標(biāo)就為QMS文件的編制提供了方針和框架.
其次,要切實抓好過程分析.結(jié)合本企業(yè)的實際,按照ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的要求,組織開展對各項質(zhì)量活動的比較、分析并達(dá)到“四個明確”;一是明確過程,即明確本企業(yè)產(chǎn)品實現(xiàn)主要有哪些過程;二是明確活動,即某一過程主要有哪些質(zhì)量活動;三是明確職能,即某一活動有哪些職能;四是明確職責(zé),即某一質(zhì)量職能應(yīng)由哪個部門執(zhí)行.從而實現(xiàn)由質(zhì)量活動分配質(zhì)量職能、由質(zhì)量職能明確質(zhì)量職責(zé),形成了比較客觀、完善的質(zhì)量職能分配表.找出QMS建立過程中的薄弱環(huán)節(jié),理清、理順管理與生產(chǎn)兩條主線,進(jìn)而明確本企業(yè)QMS的組織機構(gòu),勾劃出QMS建設(shè)的總體輪廓,為后續(xù)的文件編寫工作理清思路,指明方向.
再次,做好標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)化工作.貫標(biāo)不是對標(biāo)準(zhǔn)的照搬照套,也不是對原有管理制度的全盤否定,因此,務(wù)必十分重視對標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求進(jìn)行轉(zhuǎn)化.這種轉(zhuǎn)化應(yīng)建立在對現(xiàn)有質(zhì)量管理制度特別是第三層次文件的調(diào)查基礎(chǔ)上.對行之有效的規(guī)章制度、辦法和措施、規(guī)范、記錄、標(biāo)識等進(jìn)行收集、整理和規(guī)范,立足“修、訂、補、廢”.這樣做不僅使原有的質(zhì)量管理制度得到了系統(tǒng)規(guī)范和理性升華,具有可操作性、可測量性和可控性,使貫徹實施更有效.同時,也使以往管理上的隨意性和不規(guī)范性得以糾正.
(4)貫標(biāo)認(rèn)證與傳統(tǒng)管理的徹接到位
貫標(biāo)是通過文件的QMS,使質(zhì)量管理的每個環(huán)節(jié)正規(guī)化、計劃化、法律化,任何一項工作是誰負(fù)責(zé)、誰組織、誰實施怎樣實施、實施過程誰記錄、實施后誰驗證,都通過文件化的程序予以規(guī)范,每個崗位、每項工作都能“自動”運行,自行控制,從而不斷接近管理的最佳狀態(tài).
因此,在質(zhì)量手冊、程序文件、工作文件等三個層次文件的編制中,一是要注意把行之有效的傳統(tǒng)管理制度和國際標(biāo)準(zhǔn)的先進(jìn)方法結(jié)合起來,以質(zhì)量手冊為綱,以程序文件為目,做到綱舉目張,全面覆蓋產(chǎn)品形成的各個過程和各項質(zhì)量活動.二是要注意對ISO9000標(biāo)準(zhǔn)有要求而實際尚未開展的工作,要建立新的工作文件,如:方針目標(biāo)管理、管理審評、內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核等,做到不缺不漏、不繁瑣、不重復(fù).三是要根據(jù)職能分配表的要求,重新修訂職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制,達(dá)到關(guān)系順、職能明、責(zé)到崗、各接口到位,使各個過程的質(zhì)量在整體運行中達(dá)到受控.
(5)QMS運行落實到位
“制標(biāo)不易,貫標(biāo)更難”.文件化的QMS建設(shè)完成后,使其有效運行并不斷完善,才是貫標(biāo)ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的目的.對文件的落實到位,主要應(yīng)抓好以下幾項工作:
一是必須持續(xù)進(jìn)行對QMS文件的宣傳教育.QMS的運行與傳統(tǒng)管理是有重大區(qū)別的,只有通過持續(xù)的宣傳教育,才能使企業(yè)各級各崗按QMS文件的要求規(guī)范操作.首先,在企業(yè)QMS文件公布后,可召開動員大會,重申QMS文件就是本企業(yè)的質(zhì)量管理大法,并盡快形成共識.其次是要立足于各部門、各層次組織自學(xué),盡快熟練掌握.學(xué)習(xí)應(yīng)有所側(cè)重;管理層應(yīng)著重弄懂質(zhì)量手冊的規(guī)定和要求;執(zhí)行層應(yīng)著重弄懂弄通程序文件的規(guī)定和要求;而操作層應(yīng)著重弄懂弄通作業(yè)(檢驗)指導(dǎo)書(卡)的規(guī)定和要求.再次是為各部門舉辦專題講座,著重加深對程序文件規(guī)定和要求的理解和把握.最后是編制企業(yè)貫標(biāo)宣傳手冊,把企業(yè)的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、貫標(biāo)認(rèn)證的意義、過程內(nèi)涵、程序要求、崗位責(zé)任制等內(nèi)容納入其中,人手一冊,使之能較快深入到全體員工的意識中,使貫標(biāo)工作的安排、進(jìn)度、要求貫穿于員工的日常工作之中,使QMS的試運行得到操作層、執(zhí)行層絕大多數(shù)人的理解和配合.只有這樣,QMS運行才能順利開展.
二是必須持續(xù)推進(jìn)QMS文件規(guī)定的貫徹落實.傳統(tǒng)管理是弱勢之一在于工作有布置,但不太講究落實和效果.因此,在貫標(biāo)初期,必須迅速改變傳統(tǒng)管理重部署輕落實的做法,代之以“有法必依,執(zhí)法必嚴(yán),違法必究”.企業(yè)QMS文件頒發(fā)后,文件編寫人員可到各部門文件實施現(xiàn)場指導(dǎo),進(jìn)行雙向交流,明確能做的先做,不理解的再學(xué)文件,以最快的速度使執(zhí)行層和操作層對QMS文件的運作取得共識.
在QMS試運行2-3個月后,應(yīng)及時組織首次內(nèi)部質(zhì)量審核.應(yīng)及時組織首次內(nèi)部質(zhì)量審核.這既是對ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的深化學(xué)習(xí),對QMS文件與標(biāo)準(zhǔn)要求的符合性、適宜性的客觀評價,又使內(nèi)審員經(jīng)受了一次實戰(zhàn)演習(xí).認(rèn)為體系的運行基本滿足要求時,請認(rèn)證公司進(jìn)行現(xiàn)場審核,通過這種強力推進(jìn)的方針,形成一種連續(xù)作戰(zhàn)、不達(dá)目的誓不罷休的氛圍,造成一種與原有傳統(tǒng)管理模式截然不同的“外部壓力”,促使QMS文件的各項規(guī)定能較快地、有效地落到實處.
三是必須全員參與、真抓實干.ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的基本思想之一,是控制所有過程的質(zhì)量,確保每個過程合格,以取得滿意的結(jié)果.控制所有過程的質(zhì)量必須依靠全員的參與,而全員參與的關(guān)鍵又在于各級干部、各崗位員工觀念的轉(zhuǎn)變.只有當(dāng)他們對QMS的規(guī)定和要求充分理解,才能達(dá)到預(yù)期的目的.因此,在這一階段應(yīng)著重抓好中層干部和主要管理人員的管理意識和工作方式的轉(zhuǎn)變,并通過他們將QMS的程序規(guī)范貫穿到日常工作之中,帶動廣大職工積極投入到QMS運行中去.只要有一個部門或一個履行質(zhì)量職責(zé)的崗位不到位,就可能使QMS的實施事倍功半.
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