合規(guī)調(diào)查是實(shí)現(xiàn)合規(guī)管理的重要手段，有效的合規(guī)調(diào)查能幫助組織識(shí)別出不合規(guī)行為的根本原因，為組織改進(jìn)合規(guī)管理體系提供支撐。ISO 37301《合規(guī)管理體系 要求及使用指南》是ISO 19600：2014《合規(guī)管理體系 指南》的修訂版，對(duì)合規(guī)調(diào)查提出了新的要求。本文對(duì)ISO 37301中有關(guān)合規(guī)調(diào)查的新要求進(jìn)行歸納和總結(jié)，并從理解和實(shí)施應(yīng)用的角度進(jìn)行解讀分析。
ISO 37301中有關(guān)合規(guī)調(diào)查過程的要求分析
一、引言
合規(guī)是組織可持續(xù)發(fā)展的基石，是一個(gè)組織走向規(guī)范經(jīng)營(yíng)的系統(tǒng)化過程。有效合規(guī)管理體系的一個(gè)特點(diǎn)，就是有一個(gè)良好的運(yùn)行機(jī)制，對(duì)組織、及其人員或有關(guān)第三方的不當(dāng)行為的任何指控或懷疑進(jìn)行及時(shí)和徹底的調(diào)查。新版標(biāo)準(zhǔn)ISO 37301[1]以ISO 19600[2]：2014為基礎(chǔ)進(jìn)行修訂，由一個(gè)指南性標(biāo)準(zhǔn)修訂為要求性標(biāo)準(zhǔn)，并在第八章新增了“8.4調(diào)查過程”(Investigation processes)，對(duì)組織開展合規(guī)調(diào)查提出了要求。
二、新版標(biāo)準(zhǔn)對(duì)調(diào)查過程要求的分析
何為“調(diào)查”?新版標(biāo)準(zhǔn)對(duì)此并未明確定義，但同樣隸屬于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織機(jī)構(gòu)治理標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)(ISO/TC 309)的另一個(gè)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)工作組-舉報(bào)工作組(WG3)正在制定的ISO/FDIS 37002《舉報(bào)管理體系 指南》則給出了定義，認(rèn)為調(diào)查是指通過建立事實(shí)和客觀評(píng)價(jià)，以確定不當(dāng)行為是否已經(jīng)發(fā)生、正在發(fā)生或可能發(fā)生及其發(fā)生程度的系統(tǒng)的、獨(dú)立的和記錄在案的過程[3]。
關(guān)于合規(guī)的調(diào)查過程，新版標(biāo)準(zhǔn)在8.4條款提出了以下五點(diǎn)要求。
1.組織應(yīng)制定、建立、實(shí)施和保持過程以對(duì)可疑的或?qū)嶋H的不合規(guī)情況進(jìn)行評(píng)估、評(píng)價(jià)、調(diào)查和關(guān)閉報(bào)告，這些過程應(yīng)確保公平、公正的決策。
2.調(diào)查過程應(yīng)由有能力的人員獨(dú)立進(jìn)行，且不存在利益沖突。
3.適用時(shí)，組織應(yīng)將調(diào)查結(jié)果用于改進(jìn)合規(guī)管理體系。
4.組織應(yīng)定期向治理機(jī)構(gòu)或最高管理者報(bào)告調(diào)查的數(shù)量和結(jié)果。
5.組織應(yīng)保持調(diào)查的文件信息。
在確保調(diào)查過程公正、獨(dú)立方面，新版標(biāo)準(zhǔn)建議組織在適當(dāng)時(shí)可設(shè)立獨(dú)立委員會(huì)監(jiān)督調(diào)查過程，并保證其完整性和獨(dú)立性。
同時(shí)，新版標(biāo)準(zhǔn)還建議組織建立一個(gè)調(diào)查報(bào)告機(jī)制，包括報(bào)告調(diào)查結(jié)果的級(jí)別等內(nèi)容。實(shí)踐中，法律有時(shí)會(huì)要求組織報(bào)告其不合規(guī)行為，在這種情況下，組織需要根據(jù)適用的法規(guī)或其他約定通知相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，即使法律沒有要求組織報(bào)告不合規(guī)行為，組織也可以考慮自愿向監(jiān)管機(jī)構(gòu)披露不合規(guī)行為，以減輕不合規(guī)的后果。
關(guān)于“文件信息”， 新版標(biāo)準(zhǔn)給出的定義是“需要由組織控制和維護(hù)的信息及其所包含的媒介”。盡管新版標(biāo)準(zhǔn)并未對(duì)保留哪些文件信息以及如何保留提出進(jìn)一步的要求，但實(shí)際上，保留文件信息是管理體系標(biāo)準(zhǔn)的通用要求，是體系運(yùn)行規(guī)范的重要體現(xiàn)。文件信息可以任何格式和載體存在，并可來自任何來源。在合規(guī)調(diào)查方面，可考慮保留的文件信息包括舉報(bào)、計(jì)劃、證據(jù)、訪談、報(bào)告等調(diào)查過程中所有輸入和輸出的信息。在實(shí)踐中，這些文件信息往往也會(huì)被按照不同的保密等級(jí)進(jìn)行保管。
三、如何應(yīng)對(duì)新版標(biāo)準(zhǔn)對(duì)調(diào)查過程的要求
針對(duì)合規(guī)調(diào)查過程這部分的要求，本文認(rèn)為，組織可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行應(yīng)對(duì)并有效實(shí)施調(diào)查。
1.基于風(fēng)險(xiǎn)構(gòu)建合規(guī)調(diào)查機(jī)制
組織應(yīng)基于風(fēng)險(xiǎn)建立調(diào)查機(jī)制。若有可靠的信息表明，員工或商業(yè)伙伴存在不當(dāng)行為，或者在接到舉報(bào)或發(fā)現(xiàn)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，無論是最高管理層還是合規(guī)職能團(tuán)隊(duì)，都應(yīng)評(píng)估已知的事實(shí)和問題的潛在嚴(yán)重性，若現(xiàn)有的事實(shí)沒有足夠的理由或證據(jù)支撐決策，則應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)調(diào)查，必要時(shí)終止與第三方的合作。調(diào)查必須徹底、獨(dú)立且具有分析性。
調(diào)查應(yīng)由有能力的人員進(jìn)行，他們可以來自合規(guī)職能團(tuán)隊(duì)、內(nèi)部審計(jì)部門、法律部門或其他合適的管理者或第三方，這些人員必須是非被調(diào)查對(duì)象，也不存在任何利益沖突，并且具備豐富的調(diào)查經(jīng)驗(yàn)。實(shí)踐中，合規(guī)調(diào)查通常由合規(guī)職能團(tuán)隊(duì)組織執(zhí)行，若涉及跨國(guó)、跨領(lǐng)域、跨部門等，調(diào)查過程則應(yīng)由合規(guī)職能團(tuán)隊(duì)、內(nèi)部審計(jì)部門或法律部門的最高級(jí)別進(jìn)行協(xié)調(diào)。
2.制定可執(zhí)行的調(diào)查計(jì)劃
啟動(dòng)調(diào)查后，制定調(diào)查計(jì)劃是開展調(diào)查的關(guān)鍵。調(diào)查計(jì)劃應(yīng)每周或根據(jù)需要更新，以便調(diào)查組成員和組織管理者及時(shí)獲得最新進(jìn)展。在調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查計(jì)劃也有助于調(diào)查報(bào)告的編制。
不同的調(diào)查計(jì)劃詳細(xì)程度各不相同，但一個(gè)完整的調(diào)查計(jì)劃應(yīng)該包括預(yù)測(cè)、證明或反駁的要素、調(diào)查步驟、成功概率、預(yù)計(jì)完成日期五個(gè)不同階段，每個(gè)階段的特點(diǎn)和要求也不盡相同，如附表。
3.查明事實(shí)，收集必要的證據(jù)
調(diào)查應(yīng)當(dāng)及時(shí)查明事實(shí)，收集必要的證據(jù)。建議的調(diào)查途徑包括文檔收集、數(shù)據(jù)分析、詢問訪談等。在開始訪談和詢問之前，首先要熟悉與調(diào)查案件相關(guān)的政策規(guī)定，審查有關(guān)的文件和證據(jù)，期間，防止銷毀證據(jù)及串通也是非常必要的。同時(shí)，盡可能保留相關(guān)的證據(jù)信息[4]。
此外，在執(zhí)行調(diào)查過程中，調(diào)查人員須明確以下“四個(gè)要”和“四個(gè)不要”。
(1)要考慮適用的法律。
(2)要注意誹謗的風(fēng)險(xiǎn)。
(3)要保護(hù)調(diào)查涉及的所有相關(guān)人員。
(4)要考慮潛在的刑事和民事責(zé)任、經(jīng)濟(jì)損失及對(duì)組織和個(gè)人聲譽(yù)的損害。
(5)不要把人員安全視為理所當(dāng)然。
(6)不要以為人員會(huì)全力配合調(diào)查。
(7)不要忽視任何法律義務(wù)、組織的利益和上報(bào)的責(zé)任。
(8)不要相信有關(guān)人員會(huì)對(duì)問題和調(diào)查保密，直到事實(shí)已經(jīng)確定。
4.潛在不當(dāng)行為的分析和補(bǔ)救
根據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)要求，在適用時(shí)，組織應(yīng)將調(diào)查結(jié)果用于改進(jìn)合規(guī)管理體系。實(shí)際上，有效的調(diào)查機(jī)制能識(shí)別出不當(dāng)行為、合規(guī)管理體系的漏洞以及管理者、最高管理者和治理機(jī)構(gòu)責(zé)任缺失的根本原因，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母蚍治瞿苤赋霾缓弦?guī)的程度和普遍性、涉及人員的數(shù)量和級(jí)別，以及不合規(guī)的嚴(yán)重性、持續(xù)時(shí)間和頻率。在調(diào)查過程中，組織可以從付款體系著手分析，如實(shí)施不當(dāng)行為的資金是如何獲得的。
此外，調(diào)查組還應(yīng)從全局審視現(xiàn)有的合規(guī)管理體系，包括哪些控制措施是無效的，禁止性措施是否得到了執(zhí)行，事前是否發(fā)現(xiàn)了不當(dāng)行為，事前預(yù)警機(jī)制是否存在漏洞，可以采取哪些補(bǔ)救措施防止再次發(fā)生及解決根本問題，管理層是否需要擔(dān)責(zé)等。
5.建立報(bào)告機(jī)制和禁止報(bào)復(fù)機(jī)制
新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)報(bào)告調(diào)查結(jié)果的級(jí)別也明確提出了要求。記錄調(diào)查與執(zhí)行調(diào)查一樣重要，組織應(yīng)建立報(bào)告機(jī)制，包括向誰報(bào)告、如何報(bào)告、報(bào)告內(nèi)容、誰能獲取報(bào)告等內(nèi)容，報(bào)告的方式可根據(jù)實(shí)際情況選用書面調(diào)查報(bào)告、口頭調(diào)查報(bào)告、證明或宣誓書、非正式報(bào)告等形式。
對(duì)合規(guī)舉報(bào)、合規(guī)調(diào)查的打擊報(bào)復(fù)行為不會(huì)阻止、減少違規(guī)行為，反而會(huì)助長(zhǎng)歪風(fēng)邪氣，不利于組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，管理者應(yīng)從提升組織治理水平、幫助組織規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的高度認(rèn)識(shí)合規(guī)舉報(bào)、合規(guī)調(diào)查的重要性，建立保密和禁止報(bào)復(fù)機(jī)制，在調(diào)查結(jié)果確定之前應(yīng)對(duì)調(diào)查的進(jìn)展情況保密，對(duì)于報(bào)告人的身份也應(yīng)保密，除非該報(bào)告被用作收集進(jìn)一步的證據(jù)，且被用作證據(jù)本身。即將出臺(tái)的ISO 37002《舉報(bào)管理體系 指南》國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，也將為組織在保護(hù)舉報(bào)人方面提供更為具體的指引。
四、結(jié)論
合規(guī)調(diào)查是合規(guī)管理體系的有機(jī)組成部分。在合規(guī)或者賄賂方面，組織面臨的情況通常是復(fù)雜多樣的。要回應(yīng)這些問題，必須明確誰來調(diào)查、調(diào)查的規(guī)模以及如何獲取相關(guān)的信息。此外，組織還應(yīng)基于調(diào)查結(jié)果審視其合規(guī)程序，及時(shí)補(bǔ)救完善，充分發(fā)揮合規(guī)調(diào)查的積極作用，幫助組織識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步完善合規(guī)管理體系。
[參考文獻(xiàn)]
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