ISO9001審核實踐指南審核能力和所采取措施的有效性
專業(yè)ISO9001認(rèn)證咨詢幫助企業(yè)規(guī)范提升管理、開拓市場。獲得ISO9001認(rèn)證證書是多數(shù)成功企業(yè)評選供應(yīng)商條件之一。本篇摘要介紹ISO9001審核實踐指南增值審核，該指南雖然是以ISO9001:2000為基礎(chǔ)編寫，但仍有參考意義。
提供以下信息用來指導(dǎo)審核員，在實施認(rèn)證審核時理解ISO 9001:2000條款6.2.2對于“能力”和“所采取措施的有效性”的要求，例如培訓(xùn)。
這些要求通常作為審核產(chǎn)品實現(xiàn)過程的一部分來加以審核，而不是孤立地來審核。然而也得承認(rèn)，有些組織可能具有獨立的人力資源過程，從中可以發(fā)現(xiàn)所需要的大部分證據(jù)。
本文識別了組織開展的旨在確保其人員能力和評估所采取措施有效性的典型活動，給出了審核員應(yīng)致力尋找的證據(jù)類型的指南，并在適宜時提供了范例。
為滿足ISO 9001:2000的能力/有效性要求，通常組織需要：
•識別從事對質(zhì)量有影響的工作的人員應(yīng)具備什么能力
•識別哪些已經(jīng)從事工作的人員具備所要求的能力
•決定還要求何種附加能力
•決定如何獲得這些附加能力——人員培訓(xùn)(外部或內(nèi)部)、理論或?qū)嵺`培訓(xùn)、招聘有能力的新人、給現(xiàn)有的有能力的員工分配不同的工作
•培訓(xùn)、招聘或重新分配人員
•評審為滿足能力需求所采取措施的有效性
•定期評審人員的能力
在整個過程中，要求組織保持教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗方面的適當(dāng)記錄。然而，ISO 9001:2000標(biāo)準(zhǔn)并沒有詳細說明如何建立該過程或者保持何種記錄。
在審核組織對于能力和培訓(xùn)評估要求的符合性時，審核員通常應(yīng)尋找如下證據(jù)：
1.組織需要識別從事影響質(zhì)量工作的人員應(yīng)具備的能力
指南 — 審核員的目標(biāo)應(yīng)是確定組織是否有系統(tǒng)的方法去識別這些能力，以及驗證該方法是否有效。過程的輸出可能是清單、登記簿、數(shù)據(jù)庫、人力資源計劃、能力發(fā)展計劃、合同、項目或產(chǎn)品計劃等等。
開始應(yīng)與最高管理者進行討論，確保他們理解識別所需能力的重要性。關(guān)于新的或已變更的活動或過程可能也是潛在信息源，這些可以導(dǎo)致組織中的不同能力要求。
評價新的投標(biāo)或合同時，可能也需要對能力進行評審。這方面的證據(jù)可在相關(guān)的記錄中尋找。當(dāng)分包方的活動可以影響過程和/或產(chǎn)品質(zhì)量特性時，能力要求可能包含在合同文本中。
在監(jiān)督審核期間，審核員需要確定組織是否已經(jīng)對新的或變更的能力需求進行了識別。
2.是否指派具備能力的人員從事需控制其過程或產(chǎn)品質(zhì)量特性的工作?
指南 — 驗證是否進行了某種方式的評估過程，以確保能力對于組織的活動而言是適當(dāng)?shù)模⒋_保被選定的人員表現(xiàn)出應(yīng)具備的能力。同時，該過程也應(yīng)確保任何能力不足都在采取了相應(yīng)的措施，并確保也在監(jiān)測了人員的效力。驗證影響質(zhì)量的活動是否由選定的具備能力的人員來從事。在審核中關(guān)注人為介入會產(chǎn)生巨大影響的過程、活動、任務(wù)、產(chǎn)品，就會得到證據(jù)。審核員可以評審崗位描述、試驗或檢驗活動、監(jiān)視活動、管理評審記錄、職責(zé)和權(quán)限規(guī)定、不合格報告、審核報告、顧客抱怨、過程確認(rèn)記錄等。
3.組織需要評估為滿足能力需求而采取的措施的有效性
指南 — 組織可以使用很多的技術(shù)，包括角色扮演、同事互評、觀察、培訓(xùn)和從業(yè)記錄評審和/或面試等(更多的例子參見ISO 19011表2)。特定評估方法的適宜性取決于很多因素。例如，可以查看培訓(xùn)記錄以驗證培訓(xùn)課程已成功完成(但注意，單憑這點不能作為受訓(xùn)者具備能力的證據(jù))。然而，不能以這種相同的方法評價審核員在審核過程中表現(xiàn)得是否令人滿意。相反地，可能要求觀察、同事互評、面談等等。組織需要通過教育、培訓(xùn)和/或工作經(jīng)驗相結(jié)合來證明其人員已經(jīng)具備能力。
4.能力的保持
指南 — 審核員需要驗證組織具有某種方式的有效監(jiān)控過程，并正在得以遵照實施。這包括持續(xù)專業(yè)發(fā)展過程(諸如在ISO19011中描述的某一種)、對人員及其績效的定期評價、或者對由個人或小組負(fù)責(zé)的產(chǎn)品的定期檢驗、試驗或?qū)徍?。實時更新能力要求，可表明組織在維持人員績效水平方面是積極主動的。
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