審核過程實際上是一個溝通過程,而且是一個正式的雙向溝通過程。掌握溝通技巧,是 對審核員的基本要求。充分、流暢的溝通是審核成功的關鍵之一。
(1)面談技巧
一次成功的面談,有利于建立融洽關系,消除心理障礙;有助于爭取受審核方人員的合作,有助于查明情況,獲取需要的客觀證據(jù)。
在面談時審核員應掌握的技巧有:
a.得當?shù)奶釂?
b.要少說,要多聽;
c.保持融洽的關系;
d.選擇適當?shù)拿嬲剬ο蟆?/p>
(2)提問技巧
提問是審核中運用最多、最基本的方法。采用正確的提問方式提問,這是審核員基本的 溝通技巧。
提問按回答結果分成三類:
a.開放式提問。
以能得到較廣泛的回答為目的的提問方式。“怎么樣?”“什么?” 這樣的問式為開放式提問;
b.封閉式提問。
可以用“是”、“不是”或一兩個字就能回答的提問方式。審核員 除必要時應盡量少用封閉式提問。封閉式提問往往會使面談對象情緒緊張,有些問題也很難回答,實際中的許多情況是不能用“是”或“不是”來定論的;
c.思考式提問。
可圍繞問題展開討論以便獲得更多的信息的提問方式。問式常有:“為什么?請告訴我……”
總之提問方式有許多種,不管哪種方式,重要的是審核員的提問必須觀點和目的明確,時機適當;必須表述準確、清楚、層次分明,依次遞進,一個老練的審核員的提問方式常常在表面看來是隨機的,但他總是能在當時場景中找到最適當?shù)?提問方式,并得到理想的答案。
不合格項的判斷技巧
現(xiàn)場審核時,審核員要經(jīng)常及時地對所收集到的客觀證據(jù)和形成的審核發(fā)現(xiàn)進行符合性 判斷。如何正確判斷,除深刻理解標準要求外,還需掌握一些技巧。
(1)能細則細,不能細則粗;對上的則細,對不上的則粗原則。
(2)最貼近原則
在標準中找不到完全能“對號入座”條款時就判最為接近的條款。
(3)最有效原則
當存在多種判斷時按最有利改進或改進最易見效的條款處判。
(4)最關鍵原則
當同時存在多個問題時,應尋找關鍵詞或關鍵客觀證據(jù)或關鍵問題進行判斷。
(5)最密切聯(lián)系原則
有些問題應透過現(xiàn)象看本質(zhì),應從與問題的產(chǎn)生有最緊密關系的原因處判。
(6)合并同類項原則
相同的輕微不合格項可采取合并同類項的方法,如文件控制中一些標識等。
(7)具體分析審核對象,切忌望文生義
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