如果把知識產權管理體系認證工作比如成通關打游戲，那么知識產權管理體系認證現場審核這一環(huán)節(jié)則是通關游戲中最重要的一戰(zhàn)，其結果成敗直接決定認證是Victory還是Defeat!
那么，這個具有重量級別的知識產權管理體系認證現場審核指的是什么?包括什么呢?
知識產權管理體系認證現場審核，指企業(yè)在知識產權管理體系運行3個月以上，并進行過內部審核及管理評審后，向認證機構遞交認證申請、簽訂認證合同，由認證機構派審核組到企業(yè)現場，對企業(yè)知識產權管理體系進行客觀評價，以確定其滿足GB/T 29490-2013及其他審核準則的活動。
為幫助企業(yè)順利通過知識產權管理體系認證現場審核工作，小編結合自身輔導認證經歷，精心整理出了一份知識產權管理體系認證現場審核流程簡介，要通關的你，可要認真看看了!
一、企業(yè)接受審核前的準備工作
a)與審核組溝通審核日期、來回交通及食宿安排;
b)接收審核計劃，向企業(yè)內部的體系覆蓋部門負責人發(fā)放審核計劃，提醒其注意首次會議、末次會議及所在部門的審核日期及時間;
c)根據審核計劃中的審核員分組情況安排審核場所、向導、準備供審核員使用的體系文件;
d)體系覆蓋部門負責人確認本部門應審人員及體系運行記錄。
二、現場審核流程
首次會議→現場審核實施→與企業(yè)管理層溝通→末次會議
1. 舉行首次會議
(1)企業(yè)的準備工作：
a)確定會議場地;
b)通知管理層、受審核部門的相關人員提前到場。
(2)會議主持：審核組長
企業(yè)與會人員：一般包括最高管理者、管理者代表、體系覆蓋部門負責人，特殊情況下最高管理者可不出席，體系覆蓋部門可由本部門知識產權事務責任人出席。
(3)會議內容及程序：
a)介紹參會人員及其職責;
b)確認審核目的、范圍和準則;
c)確認審核計劃和其他相關安排，例如審核場所、審核日程、末次會議的日期和時間等等;
d)介紹審核方法及所用方法的局限性、獲得審核證據的方式、審核程序;
e)說明審核中與受審核方的溝通，及可能終止審核的條件與因素;
f)向企業(yè)說明向導的職責并確認向導人選;
g)確認己具備審核組所需的資源和設施，確認審核活動的限制條件和要求;
h)確認有關保密和信息安全事宜;
i)說明企業(yè)對審核發(fā)現、審核結論(包括抱怨和申訴)的反饋渠道;
j)請企業(yè)管理層簡單致辭;
k)對企業(yè)提出的疑問進行解答。
2. 現場審核實施
(1)企業(yè)的準備工作：
a)確定審核實施的場所，視審核員分組情況，盡可能每組安排獨立的審核場所(辦公室、會議室、培訓室均可);
b)準備必要的設備、物資，包括：電源插座、網絡、茶點等等;
c)為每個審核小組安排一位向導，提供一套紙質版體系文件。
(2)現場審核過程與方法
現場審核一般采取面談與記錄抽樣檢查相結合的方法。
面談即受審核部門按審核計劃上的時間派出應審人員至審核場所接受審核小組的問詢，并在回答交流中提供相關記錄以證明知識產權管理體系在本部門有效運行。面談開始時，審核小組一般要求應審人員進行自我介紹，然后再按審核計劃中的條款進行問答。
記錄檢查基本方法：抽樣。
抽樣是為了對總體形成結論，在全部數據批中，選擇小于100%數量的項目以獲取并評價總體數據的特征的證據。審核抽樣的目的是提供信息，使審核員確信能夠實現審核目標。但對比全面檢查，抽樣具有一定的局限性和風險性，體現于從總體中抽取的樣本也許不具有代表性，從而導致審核員的結論出現偏差，與對總體進行全面檢查的結果不一致。簡單來說，就是在審核中發(fā)現不符合的部門或過程不一定是出現問題的唯一部門或過程，沒有發(fā)現不符合項的部門或過程也不一定不存在問題。審核組提出的審核發(fā)現、作出的審核結論，根據的都只是抽取的樣本，而不是全部的運行記錄或數據。
審核員獲得審核證據的來源：
a)與企業(yè)應審人員的面談;
b)對企業(yè)生產經營活動、知識產權管理工作及條件的觀察;
c)企業(yè)的知識產權管理體系文件;
d)企業(yè)的知識產權管理體系運行記錄;
e)企業(yè)對生產經營數據、知識產權信息的匯總、分析和績效指標;
f)網絡、知識產權檢索網站及數據庫等。
3. 審核組與企業(yè)的溝通
除了審核實施時審核員與企業(yè)應審人員面談外，審核組和企業(yè)的溝通還包括在審核實施期間階段性的溝通，及末次會議前和企業(yè)管理層的溝通。
雙方溝通的代表一般為審核組長和企業(yè)管理者代表。
(1)審核實施期間階段性溝通的內容一般包括：
a)審核的實施情況和進展;
b)需要調整的安排和需要提供的資源支持。
(2)需要溝通的特殊情況包括：
a)發(fā)現緊急或重大的知識產權侵權事故;
b)審核組發(fā)現超出審核范圍的應關注的問題;
c)審核組獲得的審核證據表明不能達到審核目的，需要與企業(yè)協商解決措施;
d)可能導致審核范圍變化的情況。
(3)末次會議前和企業(yè)管理層的溝通內容一般包括：
a)介紹審核的整體情況
b)確認發(fā)現的不符合實施、提出的不符合項;
c)通報審核組作出的審核結論。
在現場審核期間的各階段溝通中，企業(yè)的管理者代表應表現出對審核組的尊重，并給予最大程度的支持與配合，確保現場審核能順利進行。
4. 舉行末次會議
(1)企業(yè)的準備工作：
a)確定會議場地;
b)準備企業(yè)公章，或提前進行使用公章申請;
c)提前與審核組溝通確認企業(yè)需到場與會的相關人員，并提前通知與會人員會議時間及地點;
d)配合審核組打印相關資料，最高管理者或管理者代表按審核組要求確認資料并簽字、蓋公章。
(2)會議主持：審核組長
(3)會議內容及程序：
a)感謝企業(yè)的配合與支持;
b)重申審核目的、準則和范圍;
c)介紹審核情況，指出體系運行的優(yōu)點與不足，提出及確認不符合項;
d)宣布審核結論;
e)說明糾正及糾正措施的期限及驗證方式;
f)請企業(yè)管理層作簡單致辭;
g)宣布審核結束。
以上是小編結合自身工作經歷整理出來的知識產權管理體系認證現場審核流程簡介，歡迎有實戰(zhàn)經驗的朋友來侃侃現場審核工作的心得哈~
參考文獻：
1. GB/T 19000-2016 質量管理體系 基礎和術語
2. GB/T 19011-2013 管理體系審核指南
3.《知識產權管理體系認證審核員培訓教材》 中知(北京)認證有限公司
來源：華進知識產權
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