【二】如何進(jìn)行HSE管理體系文件的管理？
HSE管理體系文件管理內(nèi)容主要涵蓋7大部分，前面，已經(jīng)為大家介紹了其中的文件控制管理，文件公布發(fā)放，文件更改，文件保管4部分內(nèi)容（參見《【一】如何進(jìn)行HSE管理體系文件的管理？》），今天，將繼續(xù)為大家介紹其余3部分內(nèi)容。
一、文件回收、作廢、銷毀、保留、歸檔
1、廠體系文件換版或修訂后，由綜合辦在廠網(wǎng)頁上替換發(fā)布。
2、如必須回收、作廢、銷毀、保留、歸檔文本文件時(shí)，須按照以下要求執(zhí)行：
（1）非受控文件由各部門自行處理；
（2）受控HSE管理手冊和程序文件的回收由安全總監(jiān)辦負(fù)責(zé)，并做好相應(yīng)的記錄；
（3）受控作業(yè)文件的回收由綜合辦，做好記錄；
（4）受控文件廢止時(shí)，需要作為歷史資料的應(yīng)由安全總監(jiān)辦加蓋“作廢”印章，由使用部門保存；
（5）需銷毀文件由綜合辦統(tǒng)一收集銷毀，并在《文件更改、銷毀、申請單》記錄。
3、以行政文件形式管理的文件，按照《行政公文處理及印章管理辦法》的行政文件保密和處理規(guī)定執(zhí)行。
二、與HSE有關(guān)的外來文件
1、法律法規(guī)條例和標(biāo)準(zhǔn)
（1）根據(jù)HSE管理的需要，安全總監(jiān)辦組織建立收集相關(guān)信息和文本的渠道，定期維護(hù)網(wǎng)頁標(biāo)準(zhǔn)查詢內(nèi)容；有職責(zé)協(xié)助部門查詢新標(biāo)準(zhǔn)或檢索標(biāo)準(zhǔn)的有效性。
（2）各科室和單位應(yīng)適時(shí)整理在用的《HSE法律法規(guī)清單》，并及時(shí)報(bào)安全總監(jiān)辦，由安全總監(jiān)辦收集并進(jìn)行檢索，確保其有效性，并及時(shí)維護(hù)廠規(guī)章制度系統(tǒng)。
2、承包方、合作者等外部相關(guān)方的HSE管理體系要求。由業(yè)務(wù)主管部門、崗位負(fù)責(zé)按照相關(guān)規(guī)程的要求管理。
三、記錄格式的設(shè)計(jì)、更改、標(biāo)識、作廢
1、各類記錄格式應(yīng)包括以下基本內(nèi)容：
（1）記錄名稱：簡短反映記錄對象；（2）記錄內(nèi)容：按對象要求，確定編寫內(nèi)容；（3）記錄人員：記錄的填寫人員、會簽人員、審批人員等；（4）記錄時(shí)間：按活動時(shí)間填寫；（5）對于復(fù)雜的記錄，還應(yīng)有填寫說明；（6）所有的HSE記錄必須進(jìn)行標(biāo)識。
2、各部門負(fù)責(zé)記錄管理的人員，應(yīng)將記錄清單報(bào)安全總監(jiān)辦備案，如需新增和變更的應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)嵤?/p>
3、各部門在制定程序文件、作業(yè)文件時(shí)，應(yīng)對所需記錄的格式和保存時(shí)間做出規(guī)定。
4、記錄的填寫要求
（1）記錄應(yīng)及時(shí)填寫、準(zhǔn)確可靠。（2）記錄字跡工整、數(shù)據(jù)清晰。
5、記錄應(yīng)有填寫人簽字及填表日期，重要記錄應(yīng)由有關(guān)責(zé)任人審核。
6、記錄保管
（1）關(guān)系重大HSE活動、重大變更并對追溯跟蹤有重要證實(shí)作用的記錄，應(yīng)保存5年以上，事故報(bào)告、工傷、醫(yī)療、職業(yè)健康檢查、體檢記錄、登記等應(yīng)長期保存。
（2）記錄內(nèi)容關(guān)系HSE重要活動、調(diào)查記錄并有跟蹤必要的，保存2年以上。
（3）一般性記錄，保存期為一年。
（4）對于關(guān)系重大HSE活動、重大變更并對追溯跟蹤有重要證實(shí)作用的記錄到期作廢時(shí)，由主管記錄管理人員提出申請，單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保管部門自行銷毀；其他HSE記錄按照保存年限各部門即時(shí)銷毀。
（5）HSE文件記錄應(yīng)填寫《HSE記錄清單》，標(biāo)明記錄編碼、名稱、使用情況、保存期。
（6）記錄保存部門應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)記錄的保管工作，分類存放，確保記錄完好無損，便于使用和查詢。
（7）記錄可以電子媒體的形式保存，并做好備份及時(shí)標(biāo)識，由專人負(fù)責(zé)管理。
（8）存檔記錄的保管，要求做到防盜、防火、防潮、防塵、防污染、防蛀，確保記錄安全。
總之，HSE體系文件是HSE管理體系運(yùn)行過程中重要的實(shí)施依據(jù)，在一定程度上，運(yùn)行HSE管理體系就是體系文件的編制、發(fā)布與執(zhí)行過程。因此，HSE體系文件的重要性可見一斑。為了保障體系文件的高效便捷，企業(yè)在運(yùn)行HSE管理體系時(shí)，一定要對各項(xiàng)文件進(jìn)行有序管理，確保各項(xiàng)HSE管理制度有效落實(shí)。
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