內(nèi)審是組織評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系符合性、實(shí)施自我改進(jìn)的重要途徑,內(nèi)審的質(zhì)量直接影響質(zhì)量管理體系運(yùn)行的質(zhì)量。提高內(nèi)審質(zhì)量的著眼點(diǎn)應(yīng)放在以下5個(gè)方面。
一、依據(jù)體系運(yùn)行的要求搞好內(nèi)審方案的策劃
一定要事前策劃內(nèi)審方案,策劃應(yīng)與組織對(duì)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行要求相一致。通常，在建立質(zhì)量管理體系的前2年,組織對(duì)體系運(yùn)行的符合性要求多一些,內(nèi)審的重點(diǎn)宜放在是否符合體系文件的要求方面。體系經(jīng)過1～2年的運(yùn)行已逐步成熟,其要求轉(zhuǎn)向有效性和效率方面,內(nèi)審也要向這個(gè)方向轉(zhuǎn)變,不僅要審核是否符合體系文件的要求，而且要愈來愈偏重于過程控制是否充分、有效或高效,產(chǎn)品質(zhì)量是否滿足顧客和法律法規(guī)的要求等較深層次的符合性。例如,對(duì)培訓(xùn)過程控制的審核,體系建立之初主要審核有無培訓(xùn)計(jì)劃,培訓(xùn)計(jì)劃是否落實(shí),是否有記錄;體系成熟后,審核重點(diǎn)則轉(zhuǎn)為培訓(xùn)計(jì)劃的制定是否符合體系運(yùn)行的要求,培訓(xùn)效果是否達(dá)到培訓(xùn)策劃的要求,培訓(xùn)后為體系帶來哪些可喜的變化等方面。
內(nèi)審方案的策劃,應(yīng)在每年制定內(nèi)審計(jì)劃時(shí)進(jìn)行,并在管理評(píng)審時(shí)對(duì)內(nèi)審過程(包括輸入、輸出)進(jìn)行評(píng)審,使內(nèi)審與質(zhì)量管理體系互促互動(dòng)。
二、運(yùn)用過程方法
大部分組織采取依據(jù)文件編寫檢查表的方法進(jìn)行內(nèi)審。這種方法只能使內(nèi)審?fù)Ａ粼跍\表的層次,無法對(duì)組織沒有識(shí)別和控制的過程進(jìn)行審核,不易對(duì)體系運(yùn)行的有效性和效率做出判斷。隨著體系的逐步成熟,這種方法往往會(huì)使內(nèi)審演變?yōu)樽哌^場(chǎng),起不到應(yīng)有的作用。
依據(jù)過程方法進(jìn)行內(nèi)審,首先要對(duì)過程進(jìn)行再識(shí)別。再識(shí)別的輸出是組織對(duì)過程的識(shí)別是否充分,以及識(shí)別不充分時(shí)的糾正措施。再識(shí)別相當(dāng)于文審。其次是審核組織對(duì)過程的控制是否充分和有效,發(fā)現(xiàn)過程控制有無遺留問題、是否有效和高效。
依據(jù)過程方法進(jìn)行內(nèi)審,內(nèi)審員應(yīng)該熟悉標(biāo)準(zhǔn)的要求和過程控制的方法,依據(jù)識(shí)別的過程編寫檢查表。對(duì)涉及組織所有部門]或多個(gè)部門]的過程,如文件和記錄的控制、培訓(xùn)、內(nèi)部溝通等過程,均應(yīng)逐部門、逐過程進(jìn)行審核,以確保內(nèi)審的充分性。
三、圍繞內(nèi)審策劃結(jié)果組織內(nèi)審員培訓(xùn)
作為內(nèi)審準(zhǔn)備的重要工作,內(nèi)審前一般應(yīng)組織內(nèi)審員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容除了統(tǒng)一審核的目的、范圍、方法和思路外,主要是怎樣實(shí)現(xiàn)內(nèi)審策劃和突出內(nèi)審的重點(diǎn)?？蓪Ⅲw系運(yùn)行的符合性,對(duì)過程和產(chǎn)品控制的有效性、效率等作為內(nèi)審的重點(diǎn)。培訓(xùn)的重點(diǎn)要與策劃的內(nèi)審重點(diǎn)相一致,為實(shí)現(xiàn)內(nèi)審策劃提供條件和基礎(chǔ)。
培訓(xùn)內(nèi)審員的方法要力求多樣化,以培訓(xùn)的有效性作為測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)。例如,可以采用模擬審核的方法進(jìn)行演練,通過互相觀摩學(xué)習(xí),起到審核預(yù)習(xí)的作用。再如,可以采取展評(píng)檢查表的辦法,達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短、共同提高的目的。隨著內(nèi)審要求的逐步深化,培訓(xùn)內(nèi)審員的內(nèi)容和方法也要隨之深化。
四、提高現(xiàn)場(chǎng)審核的有效性
內(nèi)審的質(zhì)量在很大程度上取決于現(xiàn)場(chǎng)審核的質(zhì)量,取決于現(xiàn)場(chǎng)審核的覆蓋面是否到位(體現(xiàn)適宜性和充分性),是否使受審 核部i ]改善質(zhì)量管理現(xiàn)狀(體現(xiàn)有效性和效率)。由于內(nèi)審員-般由組織中的員工組成,大多不熟悉受審核部門的工作流程,職位往往也低于受審核部門的負(fù)責(zé)人。管理者代表應(yīng)親自主持審核重點(diǎn)部]和關(guān)鍵過程,由資深內(nèi)審員進(jìn)行審核。在審核過程,審核人員應(yīng)合理分工、合理搭配,及時(shí)掌握審核進(jìn)程，并在審核結(jié)束后與受審核部門負(fù)責(zé)人溝通。如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)審失效或效果不理想,應(yīng)采取糾正措施,確?，F(xiàn)場(chǎng)審核的有效性。
五、以徹底消除不合格為目的把好糾正措施的驗(yàn)證關(guān)
許多組織的內(nèi)審?fù)侵貙徍?輕驗(yàn)證。審核時(shí)搞得人人緊張、轟轟烈烈，審核后草草收?qǐng)?。其癥結(jié)在于內(nèi)審的組織者對(duì)審核的要求偏低，目的性不強(qiáng),糾正措施驗(yàn)證把關(guān)不力。內(nèi)審的組織者(-般是管理者代表 )要站在提高質(zhì)量管理體系運(yùn)行水平的高度,事先強(qiáng)調(diào)以徹底消除內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不合格為目的的進(jìn)行驗(yàn)證的要求。其次,對(duì)不合格糾正措施的驗(yàn)證要確保每一個(gè)不合格項(xiàng)的原因分析準(zhǔn)確 ,糾正措施及糾正實(shí)施有效;應(yīng)將文件驗(yàn)證與現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證結(jié)合進(jìn)行,側(cè)重現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證(可采取現(xiàn)場(chǎng)抽查整改效果、驗(yàn)證有關(guān)人員的能力、調(diào)查顧客感受等方式進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證)。第三,注重不合格糾正措施的長(zhǎng)期效應(yīng),有的不合格不能通過一次整改就徹底消除,尤其是涉及人員習(xí)慣的操作性不合格，重復(fù)發(fā)生的可能性很大,應(yīng)在驗(yàn)證合格之后繼續(xù)給予足夠的關(guān)注,督促受審核部門采取預(yù)防措施,防止這些不合格的重復(fù)發(fā)生。
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