“大中型企業(yè)遴選和管理專利代理機構的三點重要考量因素。”
大中型企業(yè)的知識產(chǎn)權管理人員需要定期或不定期遴選專利代理機構作為知識產(chǎn)權服務商，筆者在多年的大中型企業(yè)知識產(chǎn)權管理工作中，總結了以下三點作為大中型企業(yè)遴選和管理專利代理機構的重要考量因素：服務流程標準化、專利代理師的撰寫能力和服務意識、專利代理機構的對接人的能力和處事風格。
摘要
關鍵詞：知識產(chǎn)權管理、專利代理機構、遴選
習近平總書記指出：創(chuàng)新是引領發(fā)展的第一動力，保護知識產(chǎn)權就是保護創(chuàng)新。企業(yè)是創(chuàng)新的主導力量之一。從某種程度上來說，大中型企業(yè)更是創(chuàng)新的引領力量。隨著知識產(chǎn)權強國建設的步伐不斷推進，大中型企業(yè)的知識產(chǎn)權工作也已經(jīng)全面開展，并和企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購、宣傳等環(huán)節(jié)建立密切關系。在此基礎上，企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員的工作也體現(xiàn)任務重、專業(yè)性強、處理流程繁瑣等特點。部分大中型企業(yè)組建了龐大的內(nèi)部知識產(chǎn)權團隊，處理企業(yè)內(nèi)部的諸多事務，但面對繁重的知識產(chǎn)權工作，尤其是專利申請工作，仍然需要尋求與專利代理機構的合作。
知識產(chǎn)權工作已經(jīng)發(fā)展到一定階段的大中型企業(yè)大多已經(jīng)有一個或者多個穩(wěn)定合作的專利代理機構。然而，隨著企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和專利申請量的不斷增長，以及對已合作專利代理機構的考核等，企業(yè)需要定期或不定期引進新的專利代理機構作為知識產(chǎn)權服務商。遴選和引進適合企業(yè)發(fā)展的專利代理機構也是企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員的重要工作。在遴選專利代理機構時，部分企業(yè)管理者或?qū)W者著重考量機構的專利代理資質(zhì)、機構代理歷史記錄、專利申請文件的處理方式、發(fā)明專利授權率和代理費[1]等方面。筆者從實際工作出發(fā)，總結多年的企業(yè)和專利代理機構之間的合作方式和出現(xiàn)的問題，認為企業(yè)遴選和管理專利代理機構還應該重點考慮以下幾點。
一、服務流程標準化
一般而言，專利代理機構接受企業(yè)的專利代理事務委托，對收到的專利技術交底材料根據(jù)技術領域配案給專業(yè)背景合適的專利代理師進行撰寫，撰寫過程中，專利代理師不斷和技術聯(lián)系人溝通，形成確定的專利申請文本，然后提交到國家知識產(chǎn)權局。成立時間較長的專利代理機構在服務流程方面，也有一套自身的標準，目前主要利用信息化管理系統(tǒng)進行配案、質(zhì)檢核稿、遞交管理和費用管理等。
但是，大中型企業(yè)有相對成熟的、適合自身發(fā)展的內(nèi)部管理流程，也有專業(yè)的知識產(chǎn)權管理人員，要求專利代理機構的服務流程適應企業(yè)發(fā)展，而不是企業(yè)去適應專利代理機構的服務標準化流程。也就是說，本文所說的服務流程是從企業(yè)的發(fā)展和管理出發(fā)，由企業(yè)制定，而不是由專利代理機構制定。如此一來，便要求專利代理機構在服務企業(yè)時，服務流程具有相對的靈活性，能滿足企業(yè)的多方面的要求，不能固執(zhí)己見或者靈活度較低。
筆者綜合多年的企業(yè)知識產(chǎn)權管理經(jīng)驗、與國內(nèi)諸多其他大中型企業(yè)的知識產(chǎn)權管理者溝通和交流心得、以及與專利代理機構之間的合作經(jīng)驗，總結了適應于大多數(shù)大中型企業(yè)的專利代理事務服務流程，包括：
（1）接案通知：專利代理機構在接到專利代理事務委托后，第一時間分配給相關專業(yè)背景的專利代理師進行處理，并由專利代理師發(fā)送企業(yè)的知識產(chǎn)權管理人員、技術對接人員接案郵件。接案郵件上應當寫明企業(yè)的案件編號、專利代理機構的案件編號、以及專利代理師的姓名和聯(lián)系方式，便于企業(yè)內(nèi)部流程管理以及技術對接人員和專利代理師的高效溝通。
（2）反饋檢索情況：對于技術交底材料中記載的技術方案，專利代理師在撰寫前，應當進行初步檢索，進一步明確發(fā)明點或者撰寫方向，并形成檢索報告，反饋給企業(yè)的專利管理人員和/或技術對接人員。
（3）發(fā)明人核稿：專利申請文件首先要得到發(fā)明人的認可，由發(fā)明人確定技術方案的表述是否準確，技術構思是否得到充分體現(xiàn)。
（4）企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員核稿：發(fā)明人確認專利申請文件后，企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員進一步從企業(yè)知識產(chǎn)權戰(zhàn)略、法律、技術和市場等多方面對專利申請文件進行審核，并將審核意見反饋給專利代理師。
（5）著錄項目信息確認：專利申請文件經(jīng)企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員核稿確認后，專利代理機構的工作從代理部門轉移到流程部門，由流程部門發(fā)送著錄項目確認信息，然后提請交局。
（6）官文傳達：專利代理機構在收到專利申請過程中的官方文件時，應當?shù)谝粫r間發(fā)送給企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員或者要求的其他人員。
為了便于企業(yè)知識產(chǎn)權人員更便捷的管理文件，上述(1)~(6)項事務的有關郵件的標題和正文都應至少包含委托方案號、代理機構案號、申請?zhí)柕刃畔ⅰ?/p>
由于不同的專利代理機構具有差異性，企業(yè)應當與已經(jīng)合作的、或者新引進的專利代理機構進行標準化服務流程宣貫，給予短期的服務流程磨合時間，逐步形成專利代理機構服務企業(yè)的統(tǒng)一的流程規(guī)范。
二、專利代理師的撰寫能力和服務意識
專利代理師的撰寫能力和服務意識是專利代理機構最為核心的硬實力。
（1）撰寫能力
專利代理師首先應當具有較強的技術理解能力，能充分理解發(fā)明人技術交底材料中記載的技術方案以及所要表達的技術構思，并在清晰、完整的描述已記載的技術方案的基礎上，能進一步和發(fā)明人溝通是否有可替代方案等。
在專利申請文件的權利要求書和說明書部分，專利代理師對權利要求的配置、說明書內(nèi)容的記載，應當從無效、訴訟、保護等多個角度進行思考，并經(jīng)得起推敲。
專利申請文件在技術上貼合發(fā)明人的構思，符合專利法的要求，并能從專利的保護、運營和企業(yè)知識產(chǎn)權戰(zhàn)略上考量，如此更容易受到發(fā)明人和企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員的認可。
（2）服務意識
專利代理師屬于技術型的專業(yè)人才。技術型人才大多清高、不容許他人侵犯自己的專業(yè)領域或?qū)I(yè)技能。發(fā)明人或企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員在和部分專利代理師溝通的過程中發(fā)現(xiàn)，部分專利代理師的專業(yè)水平、撰寫能力可能非常高，然而，卻經(jīng)常讓發(fā)明人或企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員有非常不好的服務體驗。比如，在討論技術構思或技術方案時，不能耐心傾聽發(fā)明人的觀點;在面對企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員指出的部分撰寫問題時，固執(zhí)己見，不能反省自身，甚至激動易怒等。
作為專利代理師，在做好專業(yè)性工作的同時，也應當認識到自己也屬于服務型人才，應當把為客戶服務的意識深入腦海，做到謙遜有禮、溫和。
在引進新的專利代理機構時，對相關專業(yè)領域的專利代理師進行考察，也是非常重要的。擁有撰寫能力強以及服務意識好的專利代理師的專利代理機構的競爭力會更強。對于中小型專利代理機構和新興專利代理機構而言，在選用專利代理師時有意識的聘請專利撰寫能力強和服務意識好的專利代理師，并在日常工作中不斷進行專業(yè)技能以及服務意識的培訓，在激烈的市場競爭中，也有后來居上的空間。
三、專利代理機構對接人的能力和處事風格
企業(yè)和專利代理機構分別屬于定位非常清晰的甲方和乙方。企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員是甲方的代表，專利代理機構的業(yè)務對接人是乙方的代表。在甲乙雙方的業(yè)務委托和受托過程中，更多的是企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員和專利代理機構的業(yè)務對接人之間的溝通和交流。甲方代表，具有天然的優(yōu)勢以及強勢地位。基于甲乙雙方長期穩(wěn)定的業(yè)務合作為目標，專利代理機構對接人的能力以及處事風格就尤為重要。筆者就合作過的優(yōu)秀的專利代理機構對接人的特質(zhì)進行了總結：
（1）責任感強
責任感是一種自覺主動地做好分內(nèi)分外一切有益事情的精神狀態(tài)。責任感強的對接人，會認真做好甲方委托事務的跟進工作，和承擔執(zhí)行工作的專利代理師保持良好聯(lián)系，并實時匯報受托事務的狀態(tài)。面對突發(fā)或緊急情況，專利代理機構的優(yōu)秀對接人第一時間從最有利于甲方的角度進行考量，努力實現(xiàn)甲乙雙方的雙贏態(tài)勢。此外，專利代理機構的優(yōu)秀對接人在日常工作中，將接觸到的可能有利于甲方的行業(yè)動態(tài)、政策動態(tài)等信息及時推送給甲方，也是責任感強的表現(xiàn)。
（2）資源調(diào)動和整合能力強
企業(yè)的知識產(chǎn)權工作涉及面較廣，包括研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購、宣傳等多環(huán)節(jié)中的知識產(chǎn)權工作，且包括但不限于專利、商標、版權、集成電路、商業(yè)秘密、技術秘密等，偶爾還要應對競爭對手的侵權訴訟，或者向侵權方提起訴訟。在企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員面對企業(yè)內(nèi)部無法解決的知識產(chǎn)權問題、或者對部分問題的細節(jié)需要確認時，向已經(jīng)合作或者有聯(lián)系的專利代理機構的對接人尋求幫助，這也是經(jīng)常會發(fā)生的事情。專利代理機構的優(yōu)秀對接人的知識面的廣度可能有限，但卻有能力調(diào)動專利代理機構的內(nèi)部資源來解答企業(yè)方的問題或疑惑，或者有能力整合知識產(chǎn)權圈內(nèi)的資源來解決企業(yè)方的問題。和資源調(diào)動和整合能力強的對接人合作，偶爾有整個中國的知識產(chǎn)權圈都是企業(yè)的知識產(chǎn)權顧問團隊的錯覺。
（3）專業(yè)度高
企業(yè)方和專利代理機構方的業(yè)務委托和受托過程中、以及日常的工作溝通交流中，專利代理機構的對接人能否“聽懂”或者“明白”企業(yè)的意圖、委托業(yè)務的成果體現(xiàn)應當有哪些或者可能有哪些、對于不同等級的專利申請如何區(qū)別對待等，都要求專利代理機構的對接人有較高的知識產(chǎn)權行業(yè)的專業(yè)度。若對接人的專業(yè)度較低，可能出現(xiàn)“對牛彈琴”、交付成果和委托事項“風馬牛不相及”等情況，溝通效率低，交流效果不好。大中型企業(yè)的知識產(chǎn)權管理人員對專利代理機構的對接人的專業(yè)度的要求相對更高一些，要求溝通交流的雙方至少在專業(yè)層面上能達成共識，并有共鳴點。
（4）換位思考能力和解決問題的能力強
企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員在實際的工作當中，不僅充當企業(yè)內(nèi)部的知識產(chǎn)權業(yè)務專家的角色，還充當著知識產(chǎn)權管理專家的角色，同時擔任其他部門的知識產(chǎn)權問題答疑解惑的角色。專利代理機構服務于企業(yè)，也服務于企業(yè)的知識產(chǎn)權管理人員。專利代理機構的優(yōu)秀對接人會有意識或無意識的了解企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員承擔的角色，并將自身代入角色中，尋求角色的更好的扮演方式，提供服務企業(yè)知識產(chǎn)權的方案。
專利代理機構的優(yōu)秀對接人會定期和企業(yè)的知識產(chǎn)權管理人員進行溝通交流，了解最新需求，偶爾會深入交流企業(yè)的知識產(chǎn)權戰(zhàn)略，并在交流結束后，做出響應企業(yè)需求的服務方案，或者更進一步提供實現(xiàn)企業(yè)知識產(chǎn)權戰(zhàn)略的服務方案。
總的來說，作為甲乙雙方接口的之一的專利代理機構的對接人需要具備強大的綜合能力，既有責任心，又有專業(yè)度，還有調(diào)動和整合資源的能力以及解決問題的能力。專利代理機構的對接人的能力和處事風格也是企業(yè)遴選專利代理機構的重要考慮因素。
結束語
大中型企業(yè)遴選專利代理機構服務于其部分知識產(chǎn)權事務，優(yōu)秀的專利代理機構能增強企業(yè)在市場中的競爭力、在行業(yè)中的影響力，降低企業(yè)面臨的知識產(chǎn)權風險，或者節(jié)約企業(yè)的知識產(chǎn)權風險成本。筆者在多年的工作經(jīng)歷中總結出的以上三點：服務流程標準化、專利代理師的撰寫能力和服務意識、專利代理機構的對接人的能力和處事風格，可以作為大中型企業(yè)遴選和管理專利代理機構的重要考量因素，企業(yè)知識產(chǎn)權管理人員不妨在遴選和管理專利代理機構時參照考量。
此外，作為甲乙雙方的大中型企業(yè)和專利代理機構，在實際合作過程中，各方對于合作方的寬容理解也十分重要。即便是在以嚴謹著稱的知識產(chǎn)權行業(yè)，在長期合作中，各種突發(fā)事件和偶發(fā)錯誤仍是難以避免的，這時候，就需要甲乙雙方及對接人在不涉及原則問題的情況下，給予對方寬容理解，雙方共同努力，設法解決突發(fā)事件、消弭偶發(fā)錯誤，形成長期合作的“默契”。
參考文獻：
[1] 孟慶華，探討創(chuàng)新型企業(yè)選擇專利代理機構的原則——基于經(jīng)濟學和專利質(zhì)量角度，河南科技·知識產(chǎn)權，2023年7月
(原標題：大中型企業(yè)遴選和管理專利代理機構的幾點思考)
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