ISO 9001最終只要有文件就行了吧？
“ISO 9001最終只要有文件就行了吧”，即“ISO 9001是重視文件化的QMS模型。
因此，為了取得ISO 9001認證，無論如何沒有文件一切都無從開始。即便會被認為是浪費的文件堆積如山，也不管現(xiàn)實的業(yè)務執(zhí)行狀況如何，只要有了文件，一切都好說。” 我們將圍繞這種誤解展開思考。
導人ISO 9001之初，最辛苦的地方要數(shù)“文件化”了，不少企業(yè)為了文件化和文件管理占了導入ISO 9001的大部分工作。這會使人產(chǎn)生 ISO 9001=文件(管理)的印象，結(jié)果，就產(chǎn)生了“ISO 9001最終只要有文件就行了”的誤解。
這樣一來，會使人認為: 只要開展了文件管理，就能取得ISO 9001認證，甚至認為公司的質(zhì)量保證體制就建立起來了?？梢韵氲?，最后反而會抱怨ISO 9001沒有用。
產(chǎn)生這種誤解的背景，我認為是沒能理解文件的本質(zhì)是什么，文件化的目的是什么，編寫什么樣的文件才是好文件。
那么，應該準備什么文件、準備到什么程度呢?在tSO 9001的2015版中有如下要求。
1)本標準要求的成文信息;
2)組織確定的為確保質(zhì)量管理體系有效性所需的成文信息;
3)是標準要求的，已經(jīng)很明確了。b)又如何解釋呢?因為沒有明確給出判斷的標準“那么就全部收集吧”或者“盡可能收集吧”。換句話說，給人一種“必須全部收集， 必須要做很難受的工作”的印象。應不應該準備文件的判斷標準之-是， 要看“從事這項業(yè)務的人的能力大小”，僅需要向他傳達“請做XX業(yè)務”，對于具有能夠準確無誤地從事這項業(yè)務能力的人，程序書等的文件就不需要了，或者只寫出最基本的說明就可以了。
另一方面，如果能力不夠，沒有文件就得不到好的業(yè)務輸出，就需要編寫新文件，或?qū)⒁延形募膬?nèi)容修改得更詳盡。
總之，業(yè)務標準的詳細程度取決于這項業(yè)務從業(yè)者的能力。這就需要思考需要什么水平的從業(yè)者，確認其是否達到了實際業(yè)務需要的水平，根據(jù)需要對其進行能力提高的教育和培訓。
應不應該準備文件的判斷標準之二，是要看“公司經(jīng)營中業(yè)務的重要和影響程度的大小”。當業(yè)務輸出的好壞對企業(yè)向顧客提供的產(chǎn)品和服務的質(zhì)量影響較大時，或者其產(chǎn)品和服務在事業(yè)整體中，該業(yè)務是取得競爭優(yōu)勢的重要源泉時，此項業(yè)務的文件就需要，而且表述得要比其他業(yè)務更詳細。
實際情況是，在導人ISO 9001之前，組織中不可能完全沒有文件，無論何種形式都會有。對于這些已有文件，如果業(yè)務與記載的內(nèi)容一致，并且可以使用，就按上述標準判斷，直接作為公司的標準文件使用，如果記載的內(nèi)容偏離了業(yè)務實際情況，是完全無法靈活使用的文件，一且被公司作為標準"采用，反而會給實際業(yè)務造成混亂，那就應該廢棄它。
如果現(xiàn)有文件中沒有，也許就需要編制很多必要的文件(新文件)了，ISO 9001 并沒有具體規(guī)定不完成100份或1000份文件就不能取得ISO9001認證，充分考慮所花費的資源和實施順序后，按公司自己的安排分階段準備即可。例如， 本來編寫100份新文件,但在ISO 9001審核時，只完成了50份，根據(jù)情況不會有什么大問題。相反。認識到接著必須編寫的新文件(剩下的50份文件)是什么，而且已經(jīng)有了現(xiàn)實的編寫計劃，這點更重要。
因此，取得ISO 9001認證不是最終目的，應理解成只是完善提供符合客戶需求的產(chǎn)品和服務的組織體制的話動的開始。取得ISO 9001認證后，按計劃規(guī)定完成剩余的50份文件即可。
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