整合型管理體系建立與審核有關(guān)問題探討
為了樹立企業(yè)形象,建立現(xiàn)代企業(yè)制度,提高企業(yè)品味,越來越多的企業(yè)尋求質(zhì)量管理體系認(rèn)證、環(huán)境管理體系認(rèn)證和職業(yè)安全健康管理體系認(rèn)證.于是,便提出三位一體的整合型管理體系認(rèn)證的要求,并逐漸成為認(rèn)證企業(yè)和認(rèn)證機(jī)構(gòu)所追求的一種時尚.筆者就整合型管理體系的建立與一體化的審核談一點個人的看法.
1整合型管理體系建立的可行性
IS09000:2000標(biāo)準(zhǔn)將管理體系定義為“建立方針和目標(biāo)并實現(xiàn)這些目標(biāo)的體系”.無論是質(zhì)量管理體系,環(huán)境管理體系還是職業(yè)安全健康管理體系都是組織管理體系的一部分,但是,它們的目的、內(nèi)容和關(guān)注點不同.國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)推出的IS09000族標(biāo)準(zhǔn)是以滿足顧客要求,促進(jìn)組織持續(xù)改進(jìn)為目的,對產(chǎn)品實現(xiàn)的全過程實施質(zhì)量控制,關(guān)注的是產(chǎn)品質(zhì)量的提高;IS014000標(biāo)準(zhǔn)的提出是以規(guī)范組織的環(huán)境行為為目的,強(qiáng)調(diào)資源的合理利用,預(yù)防污染,關(guān)注的是環(huán)境質(zhì)量的改善;職業(yè)安全健康管理體系國際標(biāo)準(zhǔn)雖然正在醞釀之中,但歐共體推出的OHSAS18000職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)及國際勞工組織頒布的ILO／OSH2001《職業(yè)安全健康管理體系導(dǎo)則》已在一些發(fā)達(dá)國家推廣實施,它是以消除或降低企業(yè)安全風(fēng)險,預(yù)防事故發(fā)生,保護(hù)員工的安全健康為目的,關(guān)注的是員工的生命質(zhì)量.我國等同采用了國際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布的質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)和環(huán)境管理體系標(biāo)準(zhǔn),并以國際勞工組織《職業(yè)安全健康管理體系導(dǎo)則》為框架,制定并發(fā)布了《職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范》,上述標(biāo)準(zhǔn)的推出,客觀上給企業(yè)提供了多種實現(xiàn)不同目標(biāo)的管理手段.
三個管理體系標(biāo)準(zhǔn)的管理理念是相同的,均以“戴明原理”為基礎(chǔ),遵循著PDCA循環(huán)原則,這為三體系的整合奠定了基礎(chǔ).但是,由于三個標(biāo)準(zhǔn)適用范圍不同和管理內(nèi)容的差
異,雖然有許多相互兼容的條款,比如:文件、記錄、培訓(xùn)、內(nèi)審、管理評審、不合格、糾正和預(yù)防措施等,但核心條款的管理內(nèi)容和控制方法差異較大,要想較好地整合在一起使其滿足充分性、適宜性和有效性的要求,是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程.所以,雖然建立整合型管理體系與一體化認(rèn)證是國際化發(fā)展趨勢,但國內(nèi)外目前還處于探索階段.
在我國,隨著三個標(biāo)準(zhǔn)的推廣和實施,為企業(yè)帶來了良好的發(fā)展機(jī)遇和參與國際市場競爭的條件,建立滿足質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)安全健康管理體系要求的整合型管理體系,并尋求一體化認(rèn)證,已成為眾多企業(yè)共同的需求,于是,認(rèn)證機(jī)構(gòu)一方面為了滿足市場的需求,另一方面從各自的經(jīng)濟(jì)利益出發(fā),不斷拓展新的認(rèn)證領(lǐng)域,提供三整合的認(rèn)證服務(wù),致使獲證企業(yè)呈幾何級數(shù)增長,但是,體系的建立能否真正為企業(yè)帶來效益值得深思.筆者認(rèn)為,為了維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)肅性和注重體系建立的實效性,無論貫標(biāo)企業(yè)還是認(rèn)證機(jī)構(gòu),都應(yīng)慎重考慮自身的能力,在整合型管理體系的建立和一體化認(rèn)證的進(jìn)程中步子不要太大,切勿把市場搞亂.
2整合型管理體系建立應(yīng)注意的問題
許多專家認(rèn)為,依據(jù)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)安全健康標(biāo)準(zhǔn)建立體系的方式有兩種,一是建立三個相互獨立的體系,二是建立整合型管理體系.其實,整合與獨立是相對的概念,整合無非是將三個標(biāo)準(zhǔn)中相似的要素要求溶合在一起,按一個程序文件執(zhí)行,但關(guān)鍵要素(對象、目的和適用范圍)不同,不宜硬往一塊拼湊,要保持三個體系的特點和相對的獨立性,以實現(xiàn)不同的目標(biāo).通過對三十幾個企業(yè)的認(rèn)證注冊資料進(jìn)行審議,筆者認(rèn)為目前三整合體系的建立存在如下一些問題:
(1)整合的做法簡單粗放,對職業(yè)安全健康管理體系實施的目的認(rèn)識不足
有三整合認(rèn)證要求的企業(yè)絕大部分是已經(jīng)取得IS09000認(rèn)證資格的企業(yè),為了市場和競爭的需要,提出環(huán)境和安全認(rèn)證的要求.在建立體系時,沒有事先經(jīng)過精心的策劃,而是在IS09000體系上“嫁接”出另外兩個體系,將認(rèn)為相近的要素簡單地捏合在一起,使得手冊以IS09000為主線,沒有系統(tǒng)地反映環(huán)境和職業(yè)安全健康管理體系的要求,造成文件混亂不堪,許多重要的標(biāo)準(zhǔn)要求被遺漏.有些企業(yè)甚至咨詢或認(rèn)證機(jī)構(gòu)在洽談咨詢或認(rèn)證合同時,提出在做IS09000認(rèn)證時捎帶著將IS014000和職業(yè)安全健康管理體系認(rèn)證也做了,這樣的認(rèn)識是對標(biāo)準(zhǔn)的褻瀆,在這樣認(rèn)識的基礎(chǔ)上建立起來的所謂整合型體系是不可能有效的.
目前,國家還沒有起草整合與一體化管理標(biāo)準(zhǔn),但是三個體系都不是封閉的體系,相互間有很強(qiáng)的兼容性,又有各自獨立的特點.那么,企業(yè)在建立整合型管理體系時,要認(rèn)真研究三個體系的異同點,充分考慮要素間的兼容性和差異性,兼顧各分系統(tǒng)的特殊要求,處理好接口關(guān)系,合理配備資源,形成一個完整的、有機(jī)的管理體系,使得體系的建立能夠充分滿足顧客對產(chǎn)品的要求,社會對環(huán)境的要求,員工對安全和健康的要求.
(2)體系文件的編制雜亂無章,無法系統(tǒng)地反映體系的全貌
文件化是管理體系建立的重要標(biāo)志,所以,體系文件的框架反映了整合型體系的結(jié)構(gòu).從審核的情況看,文件的編寫方式大致有三種:
a．一本手冊,一套程序文件.將三個標(biāo)準(zhǔn)要素要求完全整合到一起,用一套文件加以描述.這種做法使得體系文件較混亂,支離破碎,缺乏系統(tǒng)性.
b．一本手冊,程序文件有分有合.也就是只對各標(biāo)準(zhǔn)共有的要素進(jìn)行整合,不相容的要素編制各自的程序文件.筆者認(rèn)為這種做法與a模式相比是一個進(jìn)步.但手冊的描述脈絡(luò)不清,感覺零亂.
c．三本手冊,三套各自分離的程序文件.每一套體系文件相對獨立,系統(tǒng)性強(qiáng),但三個體系之間交叉和重復(fù)較多,沒有反映出整合的優(yōu)勢.
d．三本手冊,程序文件有分有合.筆者認(rèn)為,這種策劃是比較合理的.因為手冊是綱領(lǐng)性文件,應(yīng)體現(xiàn)出三個標(biāo)準(zhǔn)各自的目的、適用范圍、管理對象和控制要求,而在程序文件中將三個體系中共有的要求寫在一個程序中.這種模式還有利于審核過程的策劃,因為一體化審核是對三個標(biāo)準(zhǔn)的符合性進(jìn)行審核,審核時通常分成三個組對三個體系的符合性、適宜性和有效性分別進(jìn)行審核,只是對共有的要素不重復(fù)審核.
(3)對實施職業(yè)安全健康管理體系認(rèn)識不足,體系的建立不能有效地降低安全風(fēng)險,達(dá)到預(yù)防事故發(fā)生的目的
在我國推行職業(yè)安全健康管理體系是安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作的一部分,應(yīng)該提高到這個高度來認(rèn)識.任何一個體系的建立都有其自身的方針、目標(biāo)、控制措施和要求等,在一個組織中三個體系并存時,不可偏廢任何一方.
實施中發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)在對標(biāo)準(zhǔn)的理解中出現(xiàn)這樣或那樣的問題,比如,某一化建公司在危害辨識中只識別出12個危險源.危險源識別不充分就無法進(jìn)行風(fēng)險評價,更談不上風(fēng)險控制.還有些單位所提供的法律、法規(guī)清單只限于從安全網(wǎng)和環(huán)境網(wǎng)上下載的清單或?qū)⒛骋环ㄒ?guī)匯編目錄列出來,無論是相關(guān)的還是不相關(guān)的未進(jìn)行篩選,這樣就無法準(zhǔn)確制定職業(yè)安全健康目標(biāo).
(4)咨詢?nèi)藛T水平較低,將職業(yè)安全健康風(fēng)險留給了企業(yè)
目前,咨詢市場特別是ISO9000很不規(guī)范,許多咨詢機(jī)構(gòu)在利益的驅(qū)動下,大力開發(fā)市場,許多咨詢師什么專業(yè)都敢干,其實根本不懂風(fēng)險評價和風(fēng)險控制方面的專業(yè)知識.有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)眼光短淺,并沒有把建立體系當(dāng)成企業(yè)發(fā)展和生存的需要,而是認(rèn)為只要能花最少的錢拿到最多的證,途徑越簡便越好,有些甚至運行一個月就交付認(rèn)證.
筆者認(rèn)為,不要過分地強(qiáng)調(diào)三整合體系和一體化認(rèn)證為企業(yè)在經(jīng)濟(jì)上帶來的好處,體系如果不能有效運行將是最大的浪費,一起人身傷亡和財產(chǎn)損失事故將給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失.在認(rèn)證領(lǐng)域,企業(yè)所獲得的真正效益是通過認(rèn)證建立起科學(xué)、規(guī)范、具有自我完善機(jī)制的管理體系,不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和持續(xù)改進(jìn)環(huán)境、職業(yè)安全健康績效.所以,建議企業(yè)在選擇認(rèn)證和咨詢機(jī)構(gòu)時,要注重對方的專業(yè)性,可以實施聯(lián)合咨詢和聯(lián)合認(rèn)證.作為安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門,也應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)膶?dǎo)向.
3整合型管理體系審核中存在的主要問題
由于整合型管理體系認(rèn)證的需求日益增多,許多認(rèn)證機(jī)構(gòu)拼命擴(kuò)大現(xiàn)有的業(yè)務(wù)范圍,在原來IS09000的基礎(chǔ)上開發(fā)整合型管理體系的認(rèn)證市場,多數(shù)企業(yè)是在IS09000的監(jiān)督審核或復(fù)評中拿到了另外兩個證.但是,在國際或國內(nèi)尚無一體化審核指導(dǎo)性文件的情況下,審核的有效性十分重要,目前,在國內(nèi)還處于摸索階段.暴露出來的問題如下:
(1)審核員的職業(yè)安全健康專業(yè)素質(zhì)較低,致使審核深度不夠,對關(guān)鍵要素的審核難以發(fā)現(xiàn)不符合
在一體化審核中,職業(yè)安全健康管理體系審核多數(shù)由原IS09000的審核員進(jìn)行審核,對安全方面法律、法規(guī)和職業(yè)安全健康的專業(yè)技術(shù)要求了解不多,不具備安全技術(shù)基礎(chǔ)知識,特別是對危害辨識、風(fēng)險分析和評價方面的專業(yè)知識掌握很少,又沒有安全工作的經(jīng)歷,在審核中很難發(fā)現(xiàn)深層次的問題,比如,風(fēng)險控制措施計劃是否充分、有效,作業(yè)活動中危害辨識是否全面等.有些認(rèn)證機(jī)構(gòu)為了開展業(yè)務(wù)的需要,對審核員的專業(yè)能力進(jìn)行盲目的擴(kuò)項,甚至搞審核員“直通車”,在IS09000審核員中大肆“孵化”OSHMS的審核員和高級審核員,這種做法十分不妥.安全衛(wèi)生工程是一項專業(yè)性較強(qiáng)的系統(tǒng)工程,涉及面廣,職業(yè)安全健康方面的審核與IS09000的審核雖然方法相似,但從專業(yè)方面完全是兩個不同的領(lǐng)域.所以,對審核員的專業(yè)能力應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān),寧缺毋濫,否則將造成審核員的實際專業(yè)能力不足,無法適應(yīng)審核范圍的需要.
(2)要提高審核工作的有效性,切忌走過場
審核的過程是尋找符合證據(jù)的過程,在尋找符合證據(jù)的同時可能會發(fā)現(xiàn)不符合的證據(jù).體系的實施注重的是有效性.所以,審核人員除了對記錄進(jìn)行抽樣以外,更重要的是查看記錄內(nèi)容是否符合準(zhǔn)則要求.筆者在對一個兩整合認(rèn)證企業(yè)的審核資料進(jìn)行審議時發(fā)現(xiàn)受審核方所提供的內(nèi)審報告,根本無法區(qū)分不合格項是哪一體系的,結(jié)論似乎是針對環(huán)境管理體系的評價,而職業(yè)安全健康管理體系評價幾乎沒有涉及,這樣的內(nèi)審報告是不可接受的,可是在審核過程中,并沒有開出不合格報告.另外,受審核方所提供的法律、法規(guī)清單是從網(wǎng)上下載的,只有名稱而無內(nèi)容,不知道法律、法規(guī)的具體內(nèi)容如何執(zhí)行法律、法規(guī)要求,顯然沒有滿足獲取法律、法規(guī)的要求.可見審核中不僅僅要求對方提供客觀證據(jù),更主要的是審查證據(jù)的有效性.
(3)審核前不進(jìn)行周密的策劃,致使審核現(xiàn)場雜亂無序
目前,由于我國還沒有出臺一體化的審核規(guī)范,而且三個體系歸屬不同的認(rèn)可機(jī)構(gòu)管理,所以,一體化審核實際上還是依據(jù)三個標(biāo)準(zhǔn)對三個體系分別進(jìn)行審核,只不過審核是在同一時間進(jìn)行.由于三個體系的要素要求有交叉重疊的部分也有各自獨立的部分,所以,對于交叉的部分如何審核,在審核前一定要進(jìn)行周密的策劃.
審核過的企業(yè)反映審核現(xiàn)場太亂,三個組交叉進(jìn)行審核,免不了有撞車和重復(fù)的地方,因為,體系雖實現(xiàn)了部分整合,但三個體系的歸檔資料必須完整,所以,共有要素重復(fù)審核是不可避免的.同時一體化審核時,總?cè)巳諗?shù)較少,審核過程能否達(dá)到充分、有效值得研究.
綜上所述,三個體系整合與一體化雖然有助于企業(yè)現(xiàn)代管理水平提高,但是如何實施認(rèn)證還有待于進(jìn)一步探討和研究.從目前實施的情況看,一體化審核只有一個好處,就是企業(yè)能夠減少接待審核組的次數(shù),至于減少經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)的問題并不突出,因認(rèn)證所需同費用與企業(yè)實施三個體系所需的費用相比是微不足道的.筆者認(rèn)為,建立整合型管理體系并實行單體系審核的模式是可取的,這樣,即可以從不同的角度監(jiān)督體系建立的科學(xué)性和系統(tǒng)性,又可以保證企業(yè)有條件選擇權(quán)威的專業(yè)認(rèn)證機(jī)構(gòu),對每一體系的建立、實施和保持情況進(jìn)行系統(tǒng)的評價,及時發(fā)現(xiàn)問題,采取糾正措施,實現(xiàn)體系的持續(xù)改進(jìn),體系有效才能為企業(yè)帶來效益.
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