QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的4個步驟
ISO9000,ISO14000,OHSAS18000三個管理體系的整合通常需要經(jīng)過幾個步驟,要經(jīng)歷從組織整合、文件整合、作業(yè)整合、到持續(xù)改進整合等.然而即使是這樣也許僅僅是兩個或三個管理體系的部分整合,真正意義上的完全整合有賴于組織有關(guān)方面經(jīng)驗的積累,以及推行管理體系整合的決心和效果.
一、組織機構(gòu)與職責(zé)的整合——組織整合
1、組織機構(gòu)和職責(zé)劃分的重新設(shè)置
ISO9000,ISO14000,OHSAS18000三個管理體系的整合首先要從組織內(nèi)部有關(guān)管理體系的組織機構(gòu)入手.由于質(zhì)量管理體系通常沒有包含組織所有的部門,特別是與質(zhì)量管理沒有直接關(guān)系的生產(chǎn)輔助部門、后勤部門及相關(guān)現(xiàn)場,但是環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系必須是全員參與,即體系包括組織的全體員工和所有部門,因此,在進行ISO9000,ISO14000,OHSAS18000三個管理體系整合時,需要重新考慮管理體系的組織機構(gòu)設(shè)置.質(zhì)量管理體系雖然不必含蓋所有部門,但需要在整合的管理體系組織機構(gòu)圖中明確注明.
整合的管理體系的職責(zé)需要重新劃分.絕大多數(shù)組織質(zhì)量管理的歸口部門與環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理的歸口部門不同,而相對來說質(zhì)量管理的職責(zé)劃分通常是比較全面的.在進行三個管理體系整合時,必須將已有的質(zhì)量、環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理職責(zé)重新整理,從管理體系整合的角度歸并組織的職責(zé)描述,尤其是應(yīng)考慮將三個體系的管理職能合并到一個主管部門,以便于統(tǒng)籌管理體系運行,減少組織因多頭管理造成的低效和內(nèi)耗.
ISO9000,ISO14000,OHSAS18000三個管理體系的管理者代表最好由一人集“三個代表”于一身.由于職業(yè)健康安全管理體系對于管理者代表的人選有特殊要求,即必須由高層管理人員（董事會或執(zhí)委會人員）擔(dān)任,因此,三個管理體系共同的代表人選也必須出自最高管理者的副職.管理者代表的行政職位比較高,有助于統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)三個管理體系的整合工作,提高組織內(nèi)部管理的有效性.
2、內(nèi)審員雙重或三重資格培訓(xùn)和多體系參與
ISO9000,ISO14000,OHSAS18000內(nèi)審員是組織內(nèi)部建立、整合、維護三個管理體系的主要力量.在三個管理體系未整合之前,組織的質(zhì)量管理內(nèi)審員與安全衛(wèi)生管理內(nèi)審員幾乎不會由同一個人兼任.但是,如果組織要實現(xiàn)兩個或三個管理體系的整合,則內(nèi)審員必須具備多重資格,能夠同時參與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的運行、維護,并承擔(dān)兩個或三個管理體系的聯(lián)合內(nèi)部審核工作,以及接受外部認證機構(gòu)的一體化審核.
3、體系主管部門應(yīng)配置必要的人力資源
組織為了進行ISO9000,ISO14000,OHSAS18000三個管理體系整合,將設(shè)立三個體系的歸口主管部門,但該部門必須具有相應(yīng)的人力資源.主管部門要負責(zé)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的整合、運行,并組織應(yīng)對外部審核,因此,需要配置懂得企業(yè)管理、質(zhì)量管理、環(huán)境管理、安全管理、衛(wèi)生管理、體系和認證管理等的有關(guān)人員,至少需要3名具有豐富的體系管理經(jīng)驗的專職人員,維持三個管理體系的日常運行和認證資格.
二、ISO9000,ISO14000,OHSAS18000文件化體系的整合——文件整合
1、關(guān)于管理手冊
ISO9000,ISO14000,OHSAS18000管理手冊的主要內(nèi)容是描述有關(guān)標準要求和組織機構(gòu)與職責(zé)劃分,由于ISO9001-2000標準的結(jié)構(gòu)形式和條款編號,與ISO14001-1996標準和OHSAS-18001標準的結(jié)構(gòu)形式和條款編號相差很遠,因此,要編寫三個管理體系統(tǒng)一的管理手冊有一定的困難.與些相反,環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的標準無論結(jié)構(gòu)、形式、條款名稱、要素編號都非常相似,完全有可能進行整合編寫,故組織通常更容易將“環(huán)境和安全管理手冊”合并為一冊,而另冊編寫其“質(zhì)量手冊”.
如果組織希望將ISO9000,ISO14000,OHSAS18000三個管理體系的手冊合并,則通常要以ISO9001-2000版標準為基本模式,按照PDCA循環(huán)的規(guī)律和標準各個條款的功能,插入環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系標準的相應(yīng)要求.但是,這樣做一定要避免在“三合一”管理手冊的描述中缺失有關(guān)ISO14001和OHSAS18001標準的有關(guān)要求.
2、關(guān)于ISO9000,ISO14000,OHSAS18000程序文件
與ISO9000-1994族質(zhì)量管理體系標準相比,ISO9001-2000版標準更容易與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系進行程序文件的整合.由于經(jīng)過修訂的2000版質(zhì)量管理體系標準,比原有1994版標準更加強調(diào)PDCA循環(huán),而其明確規(guī)定需要編寫程序文件的條款已經(jīng)減少到了6個,使不同性質(zhì)的組織的質(zhì)量管理具有更加廣闊的自主空間,也為與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的兼容提供了更大的可能性.
根據(jù)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系三個標準的要求,可以考慮編寫一套“質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理程序文件”——管理體系程序文件.也就是將三個標準中規(guī)定需要建立程序文件的條款進行整合（大約有11個條款）,編寫出一套“三合一”程序文件.其中環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系的大部分要素（約75%）可以合寫一個程序文件,包括:法律與其他要求（4.3.2）、目標（指標）和管理方案（4.3.3和4.3.4）、培訓(xùn)、意識與能力（4.4.2）、協(xié)商與溝通（4.4.3）、文件和資料控制（4.4.5）、運行控制（4.4.6）、應(yīng)急準備與響應(yīng)（4.4.7）、記錄和記錄管理（4.5.3）、審核(4.5.4)等.不太適宜合并編寫的要素主要是:環(huán)境因素與危險源辯識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制策劃（4.3.1）;監(jiān)測與績效測量與監(jiān)視（4.5.1）;不符合、糾正與預(yù)防措施和事故、事件、不符合糾正和預(yù)防措施（4.5.2）三個要素.由于運行控制（4.4.6）和應(yīng)急準備與響應(yīng)（4.4.7）本身又是由多個程序文件組成的,基本上有30%的內(nèi)容可以合寫,因此,環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系的程序文件合寫比例在50%左右.
通常質(zhì)量管理體系的文件控制（4.2.3）與上述文件和資料控制（4.4.5）、記錄控制（4.2.4）與上述記錄和記錄管理（4.5.3）、質(zhì)量目標（5.4.1）與上述目標（指標）和管理方案（4.3.3和4.3.4）、內(nèi)部溝通（5.5.3）與上述協(xié)商與溝通（4.4.3）、人力資源（6.2）與上述培訓(xùn)、意識與能力（4.4.2）、內(nèi)部審核（8.2.2）與上述審核（4.5.4）、糾正措施（8.5.2）、預(yù)防措施（8.5.3）與上述不符合、糾正與預(yù)防措施（4.5.2）8個條款,或者說質(zhì)量管理體系中6個需要程序文件的條款,有5個可以與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的程序文件整合編寫.此外,一些質(zhì)量管理體系涉及的現(xiàn)場管理要求也可以與環(huán)境、健康、安全的現(xiàn)場管理要求合并,例如:對于材料和化學(xué)品的儲存、堆放和標識管理,對于供方和承包方的調(diào)查、評價和選擇管理,對于設(shè)備和設(shè)施的管理,對于儀器和儀表的校準和維護管理,對于組織設(shè)計和過程更改的管理等等.因此,應(yīng)該結(jié)合本組織的實際情況,充分考慮可行性和可操作性,在組織已有的質(zhì)量管理慣例的基礎(chǔ)上,最大限度地兼容環(huán)境和職業(yè)健康安全管理要求.
3、關(guān)于第三層次文件
對于第三層次文件即組織的“作業(yè)指導(dǎo)書”或“操作規(guī)程”來說,由于不受必須按照要素進行描述的約束,因此完全可以將兩個或三個管理體系的現(xiàn)場操作文件按照崗位的需要進行合并編寫,從而大大減少了文件管理的工作量,也方便了作業(yè)現(xiàn)場的使用.
三、管理體系運行整合——作業(yè)整合
ISO9000,ISO14000,OHSAS18000文件整合是作業(yè)整合的基礎(chǔ).由于有了文件化體系的整合,就有可能將三個管理體系的運行、維護、現(xiàn)場管理活動、改進等進行合并——作業(yè)整合.
1、管理策劃的協(xié)調(diào)一致
無論是質(zhì)量目標、職業(yè)健康安全目標、環(huán)境目標和指標都需要定期更新.隨著組織的活動、產(chǎn)品、服務(wù)的變化、機構(gòu)和職責(zé)的調(diào)整、新的法律法規(guī)頒布等情況的發(fā)生,組織需要定期或不定期地更新或修訂其過程控制方法、重要環(huán)境因素、重大風(fēng)險或不可承受風(fēng)險等.為了與時俱進,不斷適應(yīng)市場競爭的需要,組織還需要不斷地提出更高的經(jīng)營目標,其中也包括與管理體系目標有關(guān)的內(nèi)容,例如:原輔材料消耗定額、不合格品率、重大工傷事故發(fā)生率、重大交通事故發(fā)生率、重大財產(chǎn)損失率、勞動生產(chǎn)率等,三個管理體系的整合應(yīng)體現(xiàn)在管理體系策劃（方針、目標、管理對象）的協(xié)調(diào)一致,以及與組織經(jīng)營目標的協(xié)調(diào)一致.
2、ISO9000,ISO14000,OHSAS18000三個管理體系運行和維護同步實施
ISO9000,ISO14000,OHSAS18000管理體系的運行和維護通常包括:培訓(xùn)、日常運行、監(jiān)視和測量、不符合糾正和預(yù)防措施、內(nèi)部審核、管理評審、文件修改、一體化監(jiān)督審核等內(nèi)容.作業(yè)整合就是將三個管理體系的上述各個過程同步實施,以簡化組織內(nèi)部管理的步驟,減少三個管理體系維護的人力、時間、資金等資源投入.
3、持續(xù)改進共同提高
持續(xù)改進是ISO9000,ISO14000,OHSAS18000三個管理體系提出的要求,也是組織內(nèi)部管理和自我發(fā)展追求的目標.國際標準中持續(xù)改進的含義是:通過改進和強化管理體系達到提高組織各種績效的目的.因此,三個管理體系達到渾然一體就是持續(xù)改進的內(nèi)容.組織要經(jīng)過不懈的努力才可能使管理體系從合并變成兼容,從兼容變成融合,從一時的融合達到長久的融合,實現(xiàn)三個管理體系的共同提高,以及達到質(zhì)量、環(huán)境、安全、衛(wèi)生績效的不斷提高.這個過程通常可以從幾個方面來考慮:過程控制的優(yōu)化、管理職能的簡化、管理人員的多能化、文件構(gòu)成的簡約化、記錄設(shè)置的合理性、監(jiān)視和測量的有效性、自我完善的推動力等.
總之,ISO9000,ISO14000,OHSAS18000三個管理體系的整合需要從部分整合向全面整合發(fā)展,它不僅僅是管理體系文件的整合,也不是簡單的管理職責(zé)合并.管理體系整合的目的是全面提升組織的內(nèi)部管理水平,通過提高管理效率達到提高經(jīng)濟效益的最終目的.
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