關(guān)于ISO9001 “審核記錄”
ISO9001審核記錄是收集審核證據(jù)并形成審核發(fā)現(xiàn)全過(guò)程的文字記載.
ISO9001審核記錄是審核案卷中最重要的一部分,它是認(rèn)證機(jī)構(gòu)作出認(rèn)證決定的依據(jù).需要時(shí)（如申請(qǐng)?zhí)幚?、?yàn)證審核證據(jù)）,審核記錄可以為追溯提供事實(shí)憑證,也可以為下次審核方案的策劃提供參考,使審核的連續(xù)性得到保證.
為使ISO9001審核記錄滿足以上要求,審核記錄應(yīng)包括足夠的細(xì)節(jié),使它能反映受審核方質(zhì)量管理體系的運(yùn)行情況,判斷認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中的各項(xiàng)要求是否得到有效實(shí)施.記錄中應(yīng)記有每個(gè)符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù)和每個(gè)不符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據(jù),用以支持認(rèn)證決定的判斷.
為此, ISO9001審核員在審核過(guò)程中應(yīng)準(zhǔn)確地、公正地、簡(jiǎn)潔而又清晰地記下所收集到的各種證據(jù),使記錄真實(shí)可靠.這是審核員的重要職責(zé),也是認(rèn)證行業(yè)對(duì)審核員的職業(yè)要求.熟練地作好記錄也是審核員的一種職業(yè)技能.審核記錄的好與壞,是衡量審核員水平的重要標(biāo)志.作不好審核記錄的審核員,由于他不能如實(shí)記錄收集的證據(jù),不能提供符合要求的、可信的審核報(bào)告,得不出可靠的審核結(jié)果,因此不能圓滿完成審核任務(wù).所以,每個(gè)審核員從當(dāng)審核員第一天起,就應(yīng)重視作好審核記錄,并應(yīng)不斷努力提高自己的審核記錄水平.那種不重視審核記錄的質(zhì)量,在考核審核員時(shí),不把審核記錄水平作為重要考核內(nèi)容等種種輕視審核記錄的做法,都是不利于提高審核水平的.
在審核資料的評(píng)審過(guò)程中會(huì)發(fā)現(xiàn),目前有少數(shù)審核記錄由于審核水平、專業(yè)水平、語(yǔ)文水平.文字書寫水平等諸多原因,明顯地不能滿足要求.這種情況,應(yīng)引起認(rèn)證界的足夠重視.
分析審核記錄中存在的問(wèn)題,表現(xiàn)是多種多樣的,無(wú)法—一表述,但其中有共性的主要問(wèn)題可歸納為如下幾個(gè)方面:
一、ISO9001記錄內(nèi)容偏離標(biāo)準(zhǔn)條款要求
ISO9001審核記錄的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是被審核的標(biāo)準(zhǔn)條款要求取證的內(nèi)容,但是有時(shí)發(fā)現(xiàn)記錄內(nèi)容與審核條款要求有明顯偏離,其原因常常是審核員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款的理解有偏離.
例如:過(guò)程的監(jiān)視和測(cè)量以（8.2.3）的審核記錄,記錄的是產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)品過(guò)程檢測(cè)的內(nèi)容,明顯表明審核員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解錯(cuò)誤,混淆了過(guò)程的監(jiān)視和測(cè)量（8.2.3）和產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量（8.2.4）兩條款的區(qū)別.
又如:產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃（7.1）條款的審核記錄中,只記有“生產(chǎn)任務(wù)是按合同由生產(chǎn)科按月下達(dá)”等,而沒有明確回答標(biāo)準(zhǔn)要求的四項(xiàng)策劃要求,看不出是否進(jìn)行了策劃,更看不出策劃是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定8.2.2和8.2.4條款的實(shí)施是根據(jù)7.1條款“產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃”結(jié)果進(jìn)行的,7.1條款運(yùn)行不到位,8.2.3和8.2.4條款的審核也缺少依據(jù),造成重要的審核內(nèi)容落空.
再如:生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制（7.5.1）的審核記錄,只簡(jiǎn)單地繪了一個(gè)生產(chǎn)流程圖,而無(wú)條款要求的六項(xiàng)內(nèi)容.一個(gè)流程圖不能表明生產(chǎn)過(guò)程是否在受控狀態(tài)下進(jìn)行,不能表明工藝文件是否齊全,設(shè)備是否完好,生產(chǎn)過(guò)程中的監(jiān)視和測(cè)量是否正常進(jìn)行等各方面的情況.
上述記錄無(wú)法為認(rèn)證決定提供依據(jù),是不符合要求的.
二、ISO9001記錄有事實(shí)無(wú)判斷
收集審核證據(jù)后,應(yīng)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)、判斷,得出是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求的結(jié)論.有的審核記錄雖然記有大量事實(shí),但對(duì)事實(shí)是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求卻無(wú)判斷,無(wú)結(jié)論.
例如:監(jiān)視和測(cè)量裝置的控制（7.6）的審核,記錄中有抽查計(jì)量器具臺(tái)帳的情況,檢查計(jì)量?jī)x器周期檢定的情況,還記有多種儀器的名稱、數(shù)量等,但沒有這些計(jì)量?jī)x器的種類和精度是否能滿足產(chǎn)品檢驗(yàn)要求的記載.這就造成7.6的審核結(jié)果是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求無(wú)依據(jù).
又如,對(duì)過(guò)程設(shè)備的審核,雖然記錄了大量的設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備維修年度計(jì)劃、月度計(jì)劃、維修記錄等情況,但這些生產(chǎn)設(shè)備的設(shè)置,以及它們的生產(chǎn)能力、加工精度是否能滿足產(chǎn)品的需要,記錄中沒有記載.這就使63b）的審核不能滿足要求,企業(yè)的設(shè)備管理是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求無(wú)結(jié)論.
三、記錄有判斷但無(wú)事實(shí)
?？吹接械挠涗浿杏忻鞔_的“符合要求”的結(jié)論,但無(wú)事實(shí)依據(jù).
例如: ISO9001管理評(píng)審（5.6）的審核,記錄內(nèi)容是“管理評(píng)審內(nèi)容符合要求,詳見企業(yè)管理評(píng)審記錄.”這種記錄無(wú)法作為認(rèn)證決定的依據(jù).因?yàn)榭床坏焦芾碓u(píng)審的輸人輸出內(nèi)容,無(wú)法判斷管理評(píng)審是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求.“詳見管理評(píng)審記錄”這種話更是讓人無(wú)奈,管理評(píng)審記錄在受審核方,怎么去“詳見”.
又如,產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量（8.2.4）的審核,記錄內(nèi)容是“查閱了出廠檢驗(yàn)記錄,產(chǎn)品符合要求.”產(chǎn)品符合什么要求,出廠檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)是什么,檢驗(yàn)了多少項(xiàng)目,檢驗(yàn)的數(shù)據(jù)如何,檢驗(yàn)報(bào)告是否有產(chǎn)品檢驗(yàn)員簽字,檢驗(yàn)員是否有出廠檢驗(yàn)的資格等都需要有清楚的記載,沒有這些記錄,無(wú)法判定產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求.
四、ISO9001記錄中復(fù)印件過(guò)多
在審核過(guò)程中,收集到的審核證據(jù)有時(shí)抄寫很不方便,復(fù)印后作為記錄的附件是可以的.但有的審核記錄中附有大量復(fù)印件,甚至復(fù)印件頁(yè)數(shù)大大超過(guò)手寫記錄的頁(yè)數(shù).
復(fù)印件是一種事實(shí)原件,復(fù)印件本身不能表明是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求,不加解釋不加引用說(shuō)明的復(fù)印件是不能作為審核證據(jù)的.如審核中復(fù)印了不少產(chǎn)品出廠檢驗(yàn)報(bào)告,但報(bào)告中只有檢測(cè)結(jié)果,無(wú)出廠標(biāo)準(zhǔn)值.這種報(bào)告不能作為產(chǎn)品出廠合格的證據(jù),必須同時(shí)附有出廠檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)才能給出判斷.
有的ISO9001審核員還收集了本不應(yīng)收集的復(fù)印件.例如:把企業(yè)獲得CCC認(rèn)證證書的檢驗(yàn)報(bào)告（有的十幾頁(yè)、幾十頁(yè),多的可達(dá)L百頁(yè)）全部復(fù)印后附在審核記錄中,這是很不合適的. ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證只檢驗(yàn)企業(yè)是否有CCC證書就夠了,至于企業(yè)如何獲得CCC證書,不是質(zhì)量管理體系認(rèn)證的檢查范圍.
五、字跡潦草;不負(fù)責(zé)任
ISO9001審核記錄不是為審核員自己個(gè)人留用的記錄,它是存檔給別人看的Q審核時(shí)邊審邊記,這要求記錄快一些,字跡有些潦草也是可以理解的.但是有的記錄,字跡不是一般的潦草,而是龍飛鳳舞,有時(shí)幾個(gè)人一起‘研究”都看不懂,無(wú)法辨認(rèn).這種看不懂的記錄起不到記錄的作用,無(wú)法作為認(rèn)證決定的依據(jù).有的審核員對(duì)別人看不懂自己的記錄不以為然.他們認(rèn)為別人看不懂記錄,是別人的問(wèn)題,而不是自己的問(wèn)題,這是一種對(duì)審核記錄不負(fù)責(zé)任的態(tài)度.更有甚者,個(gè)別審核員有意用潦草無(wú)法辨認(rèn)的“天書”來(lái)掩蓋記錄中的問(wèn)題,免除評(píng)審中的檢查,這種態(tài)度就更不好了.
六．缺少實(shí)際內(nèi)容的記錄
有極個(gè)別的審核記錄無(wú)具體內(nèi)容,這種記錄從頭到尾都看不出受審核方生產(chǎn)的是什么產(chǎn)品,看不出受審核方的生產(chǎn)過(guò)程是什么,看不到認(rèn)證范圍中描述內(nèi)容的實(shí)際過(guò)程情況.如7if的審核記錄、8M4的審核記錄都籠統(tǒng)記錄成產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品檢驗(yàn)等,無(wú)產(chǎn)品名稱、無(wú)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、無(wú)檢驗(yàn)記錄.這種記錄無(wú)法作為認(rèn)證決定的依據(jù),是無(wú)用的記錄.
分析上述六個(gè)方面的問(wèn)題,其原因主要是:
1．ISO9001審核員不熟悉標(biāo)準(zhǔn)各條款的要求,在現(xiàn)場(chǎng)審核過(guò)程中不會(huì)正確取證,造成記錄內(nèi)容偏離標(biāo)準(zhǔn);
2．審核員專業(yè)知識(shí)不足,記錄中有意無(wú)意回避實(shí)際專業(yè)內(nèi)容,造成記錄中有關(guān)專業(yè)內(nèi)容籠統(tǒng)、空洞,提供不出證據(jù);
3．審核員語(yǔ)言表達(dá)能力、文字書寫能力差,文句不通、詞不達(dá)意、輕重不分、主次不明,因而不能清晰、準(zhǔn)確地記錄取證的過(guò)程及結(jié)果;
4．工作不負(fù)責(zé)任、敷衍了事,審核不公正、不嚴(yán)格,致使記錄馬虎草率.
出現(xiàn)上述四方面原因不是偶然的,與目前的審核員管理制度有一定關(guān)系.
1．ISO9001審核員的注冊(cè)考核只偏重標(biāo)準(zhǔn)條款的內(nèi)容,而對(duì)申請(qǐng)注冊(cè)人的語(yǔ)文水平、文字水平不考核.審核員的錄用單位也只審查審核員的注冊(cè)資格,對(duì)語(yǔ)言表達(dá)能力.文字書寫能力不考核,這就造成以記錄為主要工作手段的行業(yè),把關(guān)無(wú)門,放任自流,使得少數(shù)語(yǔ)文水平、書寫水平明顯不滿足要求的人員進(jìn)人了審核員的隊(duì)伍.
2．審核員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)偏重于條款的文字解釋,而對(duì)如何以標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行審核取證的能力缺乏培訓(xùn)及考核.這造成少數(shù)審核員只熟悉條款內(nèi)容而不熟悉如何取證.
3．由于少數(shù)審核員專業(yè)知識(shí)明顯不足,審核員的專業(yè)資格與其實(shí)際專業(yè)知識(shí)水平相差較大,造成審核過(guò)程中專業(yè)內(nèi)容的記錄粗糙、淡化、淺薄甚至錯(cuò)誤.
4．未將記錄水平列入審核員業(yè)績(jī)考核的重要方面.記錄好壞,對(duì)審核員的工作開展及晉升無(wú)明顯影響,因此少數(shù)審核員忽視審核記錄,不重視提高記錄水平,敷衍了事,錯(cuò)誤百出,屢錯(cuò)不改,并不以為然.
為了提高認(rèn)證審核的可信性,提高審核的可靠性,認(rèn)證界應(yīng)十分關(guān)注審核記錄的質(zhì)量,認(rèn)證界應(yīng)形成一種自上而下普遍重視記錄水平,認(rèn)真作好記錄的優(yōu)良行業(yè)作風(fēng),形成并保持認(rèn)真記錄的良好傳統(tǒng).在審核員注冊(cè)、錄用、考核、培訓(xùn)等管理制度的各個(gè)環(huán)節(jié),應(yīng)確保審核員有符合要求的記錄能力,這是認(rèn)證界必須具備的行業(yè)技能,我們應(yīng)為此而不懈努力.
中企檢測(cè)認(rèn)證網(wǎng)提供iso體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)查詢，檢驗(yàn)檢測(cè)、認(rèn)證認(rèn)可、資質(zhì)資格、計(jì)量校準(zhǔn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)一站式行業(yè)企業(yè)服務(wù)平臺(tái)。中企檢測(cè)認(rèn)證網(wǎng)為檢測(cè)行業(yè)相關(guān)檢驗(yàn)、檢測(cè)、認(rèn)證、計(jì)量、校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)，儀器設(shè)備、耗材、配件、試劑、標(biāo)準(zhǔn)品供應(yīng)商，法規(guī)咨詢、標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)、實(shí)驗(yàn)室軟件提供商提供包括品牌宣傳、產(chǎn)品展示、技術(shù)交流、新品推薦等全方位推廣服務(wù)。這個(gè)問(wèn)題就給大家解答到這里了，如還需要了解更多專業(yè)性問(wèn)題可以撥打中企檢測(cè)認(rèn)證網(wǎng)在線客服13550333441。為您提供全面檢測(cè)、認(rèn)證、商標(biāo)、專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、版權(quán)法律法規(guī)知識(shí)資訊，包括商標(biāo)注冊(cè)、食品檢測(cè)、第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)檢測(cè)、環(huán)境檢測(cè)、管理體系認(rèn)證、服務(wù)體系認(rèn)證、產(chǎn)品認(rèn)證、版權(quán)登記、專利申請(qǐng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、檢測(cè)法、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)等信息，中企檢測(cè)認(rèn)證網(wǎng)為檢測(cè)認(rèn)證商標(biāo)專利從業(yè)者提供多種檢測(cè)、認(rèn)證、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、版權(quán)、商標(biāo)、專利的轉(zhuǎn)讓代理查詢法律法規(guī)，咨詢輔導(dǎo)等知識(shí)。
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