如何改進(jìn)ISO9000審核方法
ISO9000現(xiàn)場審核是在規(guī)定時間內(nèi)取得足以證明體系符合性和有效性證據(jù)的過程.審核員的指責(zé)之一就是在有限的時間內(nèi)完成取證任務(wù),把握好審核的有效性和審核的效率.
然而,一些審核員,特別是實習(xí)審核員,在擺正位置、有效取證、客觀評價、增值審核等方面存在一些問題,常常ISO9000審核時間不夠,審核資料不全,影響了審核的有效性和效率.下面就如何改進(jìn)審核方法提出以下參考意見.
一、ISO9000審核員應(yīng)擺正自己的位置
有些審核員認(rèn)為自己水平很高,企業(yè)問題太多,自己是去幫助企業(yè),提高企業(yè),解救企業(yè)的.事實上,根本不是那么一回事.企業(yè)尋求認(rèn)證有多種原因,多種需求,審核員不一定清楚,不一定能解決企業(yè)的實際問題.說到底,審核就是一種對風(fēng)險的把握.質(zhì)量管理體系把握產(chǎn)品的質(zhì)量風(fēng)險,環(huán)境管理體系把握環(huán)境因素控制的風(fēng)險,職業(yè)健康安全管理體系把握危險源控制的風(fēng)險.作為審核員,要對受審核方建立的體系是否對風(fēng)險進(jìn)行了有效控制作出判斷,不要超越職責(zé),不要無限拔高,不要夸大認(rèn)證的作用和效果.因此,審核員應(yīng)當(dāng)擺正自己的位置,不要像“領(lǐng)導(dǎo)”似的講話,應(yīng)該從把握風(fēng)險地實際出發(fā),找出企業(yè)需要整改或應(yīng)當(dāng)注意地問題.應(yīng)該明確,審核員提出地問題不一定正確,企業(yè)不一定必須整改,要善于讓企業(yè)自己評價存在問題地危害性和進(jìn)行整改地必要性.
二、ISO9000審核過程增值體現(xiàn)在“診斷”的準(zhǔn)確性上
審核要實現(xiàn)過程增值,這是對審核員提出的職業(yè)道德和職業(yè)素質(zhì)要求.審核過程如同醫(yī)生給求醫(yī)者(不一定是病人)作出診斷的過程.如果診斷準(zhǔn)確,病因找出來了,藥方開對了,治病就有希望了.因此,審核過程增值應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)為發(fā)現(xiàn)問題的準(zhǔn)確性.有些人認(rèn)為,審核是審核員在審核企業(yè),實際上也是企業(yè)在審核、評價審核員.當(dāng)審核員真正發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題和原因,說到了“點子”上,企業(yè)從心里敬佩你,才能體現(xiàn)出審核員的水平,企業(yè)就會歡迎你下次再去審核.因為企業(yè)從中受益,審核過程實現(xiàn)了增值.
三、審核中少講ISO9000標(biāo)準(zhǔn)
有些ISO9000審核員喜歡用自己掌握的標(biāo)準(zhǔn)去要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),其實沒有必要.審核的對象不是審核員,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)知道標(biāo)準(zhǔn)條款的意思、明白要求就可以了.不要用標(biāo)準(zhǔn)的語言去考問企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),不要讓他因?qū)?biāo)準(zhǔn)不熟悉,而對審核產(chǎn)生回避的態(tài)度.如果領(lǐng)導(dǎo)總是回避、害怕回答問題,讓領(lǐng)導(dǎo)重視認(rèn)證工作的目的就無法實現(xiàn).當(dāng)遇到受審核部門對標(biāo)準(zhǔn)條款理解不透徹時,審核員不要用很多時間在現(xiàn)場講解標(biāo)準(zhǔn),以體現(xiàn)自己對標(biāo)準(zhǔn)的熟知,而要學(xué)會在取證中告知他們標(biāo)準(zhǔn)有哪些要求.
四、抓住文件審核的關(guān)鍵問題
因此,文審時很難審核到位.一本好的體系文件應(yīng)該符合標(biāo)準(zhǔn)要求、針對性強(qiáng)、具有較強(qiáng)的可操作性、實施中便于監(jiān)視和測量.因此,文審時應(yīng)關(guān)注手冊的針對性、適應(yīng)性、有效性.但是,有些審核員喜歡從語法、用詞、用句、標(biāo)點、符號等方面進(jìn)行審核,挑剔毛病,指出文件哪里寫錯了,哪怕錯了個字也要求現(xiàn)場整改.有些審核員喜歡“你的文件怎么寫,我就怎么查”,明明知道企業(yè)的規(guī)定不合適,就是抓住不放,理由時“你自己寫的”,硬要開不合格報告.其實,只要受審核方的文件能夠做到運作和控制思路清楚就可以了,不要摳字眼,找毛病,文件是否寫清楚控制的要求和方法才是審核的關(guān)鍵問題.
五、把握ISO9000審核的主線,學(xué)會抓大放小
審核中的細(xì)節(jié)很多.作為審核員,心中要有一條主線,明確哪些問題是必須把握的,哪些是可以忽略的.比如,企業(yè)沒有“生產(chǎn)計劃”,沒有“點檢記錄”.重要嗎?不一定.審核員不能用自己的理解、自己的做法、自己的習(xí)慣要求企業(yè),好像沒有記錄就查不下去了.實際上,標(biāo)準(zhǔn)中明確規(guī)定的記錄數(shù)量是有限的,審核不是檢查記錄.審核的取證,包括現(xiàn)場提問、觀察、檢查、分析、判斷和記錄.對個別細(xì)節(jié),可以采取跳躍式處理方法,不要糾纏,可以先放一下.如果經(jīng)過檢查其他環(huán)節(jié),認(rèn)為這確實是各問題再補(bǔ)充審核也不晚.審核員要學(xué)會對關(guān)鍵問題層層深入,不必過分糾纏一般細(xì)節(jié).所謂關(guān)鍵問題,就是發(fā)現(xiàn)的事實是否可能造成體系運行失效或?qū)Ξa(chǎn)品質(zhì)量造成不良影響.把握住這條主線,就控制住了審核的風(fēng)險.
以上所述的現(xiàn)象,經(jīng)常發(fā)生在實習(xí)審核員中,有些ISO9000審核員也有此類問題.我們要不斷改進(jìn)審核的方法,本著對企業(yè)、對自己、對認(rèn)證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的態(tài)度,把握好審核的有效性,提高審核的效率.
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