如何利用ISO9001管理好公司檔案
企業(yè)檔案管理和質(zhì)量管理是企業(yè)管 理中不可缺少的工作,在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、 技術(shù)改造中發(fā)揮著重要的作用，
一、企業(yè)檔案管理的含義和要求
(一)企業(yè)檔案的含義
企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和 管理活動中形成的有保存價值的各種形 式的文件材料,來源于市場營銷、生產(chǎn)技 術(shù)管理、勞動人事管理、設備能源管理等 一系列和質(zhì)量管理有關(guān)的活動，并以書 面文件、圖紙、磁盤、電子媒體等形式保 存下來的記錄,從理論上講,企業(yè)檔案大 量地來源于企業(yè)質(zhì)量管理活動。
(二)企業(yè)檔案管理的要求 一是在組織管理上，需建立與單位
實際相適應的檔案管理體制和檔案工作 機構(gòu)，配置專、兼職檔案員，制定并落實 文件材料整理歸檔等一系列檔案工作制 度。二是在檔案保管條件上，要配置專 用的檔案庫房并符合庫房管理的“七防” 要求，配置符合要求的檔案裝具及設備 設施,三是在檔案基礎業(yè)務建設上，能夠 按標準規(guī)范開展文件材料及檔案整理、 保管、鑒定、統(tǒng)計工作。四是編有一系列 檔案檢索工具和檔案匯編材料，搞好開發(fā)利用工作。
檔案工作的實質(zhì)是一項管理工作， 除了需要檔案部門規(guī)范化、科學化、專業(yè) 化管理外，檔案工作同各個部門各個環(huán) 節(jié)相連，檔案材料的匯集依賴于各部門 的資料的匯集。
二、IS09001質(zhì)量管理體系的要求
IS09001標準是一個管理標準,主要 由質(zhì)量管理體系要求、策劃、資源管理、 產(chǎn)品實現(xiàn)、采購和測量分析改進等章節(jié) 構(gòu)成,質(zhì)量體系貫穿了產(chǎn)品生產(chǎn)制造、基 礎設施管理、試驗檢測、售后服務等產(chǎn)品 質(zhì)量形成的全部過程，實際上就是一個 過程控制，在這個過程中必然產(chǎn)生著大 量的企業(yè)檔案。同時IS09001標準要求 建立并保持文件化的質(zhì)量體系，保持文 件的適用性。具體講，就是要有質(zhì)量手 冊、程序文件和作業(yè)指導性文件共三個 層次的文件，這些文件必然是企業(yè)質(zhì)量 管理中應歸檔保存的重點內(nèi)容。按照 IS09001標準的要求,企業(yè)建立一個文件 化的管理體系，編制了包含對文件和記 錄控制、過程控制、內(nèi)部檢查、不合格控 制和糾正預防措施等內(nèi)容的質(zhì)量手冊和 程序文件。本公司管理方式是規(guī)定質(zhì)量 記錄程序由綜合檔案室編制文件及控 制,按照質(zhì)量記錄控制程序文件要求，我 們又編制了第三層次受控文件《質(zhì)量記 錄清單》，部門質(zhì)量體系管理中產(chǎn)生的記 錄名稱，使用部門、保管部門及保管期限 在清單里一目了然，該清單明確了哪些 記錄應歸檔，哪些記錄由部門保存。應 該歸檔的記錄由各部門文件管理員收集 歸檔，如機械動力部的《設備臺帳》、《設 備檢修任務書單》，有些記錄在《質(zhì)量記 錄清單》規(guī)定由部門自行保存,如各生產(chǎn) 車間的《崗位操作記錄》、«日巡檢記錄》， 即每天對生產(chǎn)裝置的工藝記錄、電器儀 表、生產(chǎn)設備的日常巡查工作,作為后期 工作參考憑證;再如公司人力資源部的 《職工培訓登記表》，作為日常管理工作 的考核目標及質(zhì)量審核的依據(jù)材料，需要隨時利用檢索，也自行保管,以便于隨 時調(diào)借記錄和定期的外部審核。
三、企業(yè)檔案與質(zhì)量體系在管理目的手 段上實現(xiàn)有效整合
IS09001標準要求企業(yè)建立并執(zhí)行 質(zhì)量記錄的檔案管理程序，在標準中的 “4.2.3文件控制”和“4.2.4記錄控制”對 文件的管理和質(zhì)量記錄的管理進行了明 確的定義,無論是文件發(fā)布前的批準、審 批、更改、修訂、發(fā)放、保存廢止，還是質(zhì) 量記錄的標識、貯存、檢索、保管和處置 等等都和檔案管理工作如出一轍，非常 便于為評價產(chǎn)品過程和服務是否符合規(guī) 定要求和質(zhì)量體系有效運行，提供分析 依據(jù)?？梢?ldquo;質(zhì)量記錄”從管理程序到 管理目的乃至名詞術(shù)語都與檔案管理要 求相似。因此，“質(zhì)量記錄”相當一部分 屬于“企業(yè)檔案”的范疇。“質(zhì)量記錄” 的控制必須依靠檔案工作管理網(wǎng)絡提供 保證和支持。公司在開展IS09001標準 認證中原有的檔案管理體系對資料的控 制發(fā)揮了重要作用，所以企業(yè)檔案和質(zhì) 量體系在管理目的、管理手段、管理要求 上較為相似，檔案業(yè)務同質(zhì)量體系緊密 相聯(lián)。
四、通過貫徹IS09001標準，有效的促 進了公司檔案管理工作規(guī)范化
貫徹IS09000標準就要求加強文件 和資料的控制,統(tǒng)一文件生成、審批程序， 統(tǒng)一文件的格式,做好文件材料的分類和 標識，既保證了文件材料的統(tǒng)一性和準確 性,同時也保證了檔案的完整性、統(tǒng)一性 和有效性。公司進行IS09001質(zhì)量管理 體系的達標,使各部門建立了本專業(yè)的管 理體系外，文件控制程序,記錄控制程序 和檔案管理辦法同樣也覆蓋部門的整個 管理過程中。一方面我們根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分 類試行規(guī)則》、《機關(guān)文件材料歸檔范圍 和文書檔案保管期限規(guī)定》,2009年又重 新修訂了《企業(yè)檔案分類方案及保管期 限表》，按質(zhì)量體系受控文件發(fā)放，對各 類檔案歸檔范圍、保管期限、主要形成部 門做了重新修改，進行了規(guī)范化管理。另 一方面，為了促進公司的質(zhì)量管理體系 作用的發(fā)揮，結(jié)合檔案管理工作既要符 合制度規(guī)定又要符合使用部門的利用查 找的原則,結(jié)合質(zhì)量管理體系的要求,對 歸檔方式、歸檔要求、保管、利用、鑒定、 銷毀、移交等制度進行修改，即《檔案管 理制度匯編》，按受控文件進行發(fā)放，使 其從內(nèi)容上更全面的涵蓋了質(zhì)量管理體 系中涉及的檔案管理內(nèi)容;同時我們在 公司各部門內(nèi)部設立兼職檔案管理人 員，通過培訓方式將公司的《檔案管理制 度匯編》貫徹落實到每個部門，使質(zhì)量體 工作人員的聘用要堅持“公開、平等、競 爭、擇優(yōu)”原則,及時把高素質(zhì)、有創(chuàng)新能 力的系運行中產(chǎn)生的文件材料在保管、存放、 檢索、利用方式上符合檔案制度要求,為 了加強管理，我們還建立了《檔案管理考 核細則》,對有檔不歸或不符合檔案管理 規(guī)定的單位和個人,對照細則硬考核，硬 兌現(xiàn)，年終對表現(xiàn)突出的單位和個人，將 給予表彰獎勵。從而規(guī)范檔案管理的績 效考核，有效地促進了企業(yè)檔案工作的 綜合管理。
盡管IS09001系列標準沒有把檔案 工作作為一項單獨的要素列入標準，但 由于檔案工作的職能作用及其與質(zhì)量體 系中各要素的關(guān)系，形成了檔案工作與 貫徹IS09000標準間相輔相成的聯(lián)系， 企業(yè)檔案管理工作是質(zhì)量管理體系的重 要環(huán)節(jié)之一，也是保證質(zhì)量體系持續(xù)有 效運行不可缺少的部分。與此同時，要 使貫標工作與檔案管理自身規(guī)范有機的 結(jié)合,既要重視質(zhì)量體系,也要杜絕片面 地把貫標工作與檔案管理工作對立起來 務生產(chǎn)、融入經(jīng)濟,輔助決策”等更多方面的錯誤做法，甚至破壞了檔案工作自身 的規(guī)范?？傊?，只有正確地處理好質(zhì)量 體系工作與檔案工作的關(guān)系。才能推進 檔案管理工作與質(zhì)量體系認證工作不斷 的向前發(fā)展，最終實現(xiàn)不斷持續(xù)改進、規(guī) 范企業(yè)基礎管理工作的目標。
通過貫標，企業(yè)的檔案管理進一步 規(guī)范化，并經(jīng)過持續(xù)改進，不斷提高，且 始終處于受控狀態(tài)，使制度符合企業(yè)的 生產(chǎn)運行，這樣的制度才是合理和實用 的。IS09001標準在企業(yè)檔案管理中的 應用也是適宜的。
(二)模式創(chuàng)新
目前，鋼鐵企業(yè)檔案館大多都是掛 靠在其他部門的一個科室，為非獨立的 檔案行政機構(gòu)。這種管理模式使檔案管 理職能的執(zhí)行力大打折扣，已難以適應 企業(yè)檔案工作的要求。企業(yè)的領導者、 經(jīng)營管理者以及企業(yè)員工都應該認識 到,在現(xiàn)行經(jīng)濟條件下,搞好企業(yè)檔案工 作,對企業(yè)有效地參與市場競爭，追求最 大的經(jīng)濟效益和實現(xiàn)自我發(fā)展，都有無 可替代的作用，企業(yè)檔案工作也是與企 業(yè)的經(jīng)濟利益直接相關(guān)的,因此,應當將 檔案管理部門從其他部門分離出來，提 升檔案館的地位,升格為直屬單位,使檔 案管理部門真正具備檔案管理的決策 權(quán),這將對促進檔案管理的變革，實現(xiàn)企 業(yè)檔案工作的超載都具有重要意義。
(三)人才資源創(chuàng)新
一是要樹立人才資源是第一資源的 思想，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作 特點，要加強人才隊伍建設,打造一支業(yè) 務精、忠誠、敬業(yè)、負責、主動、勤奮、敢于 創(chuàng)新、善于學習的專業(yè)檔案隊伍。檔案優(yōu)秀人才提拔調(diào)整到重要工作崗位 上來，為深入開展企業(yè)檔案資源建設工 作提供智力保障。流動渠道，加大交流力度。通過上掛、下 派、部門之間交流，部門內(nèi)部輪崗等方式， 加快現(xiàn)有人才的培養(yǎng)成長。同時盡快建 立健全各類人才“能進、能出，能上、能下” 新機制,進一步優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)。
三是要建立健全運行和監(jiān)督機制， 要創(chuàng)造良好的培養(yǎng)環(huán)境，給每位優(yōu)秀人 才制定具體目標，對人才實施動態(tài)管理、 優(yōu)勝劣汰，加快和促進人才輩出。
(四)服務創(chuàng)新
檔案工作的宗旨是利用，檔案工作的 生命力在于服務。要圍繞服務做文章，不 斷拓展服務領域-創(chuàng)新服務機制，增強服 務效果，研究開發(fā)檔案信息資源,編研高 層次的檔案專題成果，使檔案服務工作滿 足企業(yè)發(fā)展的需求，同時，可以突破本部 門和本單位的局限，實現(xiàn)優(yōu)勢互補,在“服融會貫通，發(fā)揮企業(yè)檔案重要的現(xiàn)實作 用。在服務創(chuàng)新方面，應著為抓好以下方 面工作：二要認真把握顧客對服務的期 望。二要用顧客的抱怨改進自身的缺陷。 三要保持服務彈性滿足不同客戶的期望。 四要隨客戶價值觀念演變創(chuàng)新服務的內(nèi) 容。五要有求必應要與主動服務結(jié)合。六 要服務至上要與合理約束顧客期望結(jié)合。
創(chuàng)新是永無止境的,不能一蹴而就、 一勞永逸,今天看來是新的東西,也許明 天就成了舊的，但創(chuàng)新也要從各企業(yè)檔 案工作的實際出發(fā),不斷更新知識、更新 觀念，創(chuàng)新理論;掌握檔案工作的發(fā)展規(guī) 律，與時俱進，以服務為宗旨，檔案工作 才能從創(chuàng)新中獲得更大發(fā)展。
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