在獲證企業(yè)中，小微企業(yè)占了不小的比例，而且有越來(lái)越多的趨勢(shì)，如何做好這部分企業(yè)的審核，既關(guān)系到認(rèn)證行業(yè)的聲譽(yù)也關(guān)系到認(rèn)證工作的成效。筆者結(jié)合自己的審核實(shí)踐，談一些看法。
理解小微企業(yè)
小微企業(yè)具有自身的特征，要做好小微企業(yè)的審核首先要理解小微企業(yè)，只有理解了才能掌握好尺度，才能有的放矢。筆者始終認(rèn)為審核員應(yīng)該來(lái)自企業(yè)再走向企業(yè)，這樣才能知道企業(yè)需要什么，而不是站在自己的角度認(rèn)為企業(yè)應(yīng)該做什么。
小微企業(yè)規(guī)模小，一方面組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，管理基礎(chǔ)薄弱，人才匱乏，產(chǎn)品批量小、規(guī)格多，異常頻發(fā)，質(zhì)量不穩(wěn)定;另一方面小微企業(yè)以專業(yè)化經(jīng)營(yíng)為主，人員經(jīng)驗(yàn)豐富，能吃苦耐勞，反應(yīng)速度快，機(jī)制靈活?？梢哉f(shuō)小微企業(yè)的優(yōu)勢(shì)和不足都很突出。審核員要能了解小微企業(yè)的運(yùn)作，懂得小微企業(yè)的痛點(diǎn)，熟悉小微企業(yè)所在的行業(yè)和產(chǎn)品，掌握小微企業(yè)的核心需求。
小微企業(yè)主動(dòng)做認(rèn)證的不多，大多數(shù)是因?yàn)榭蛻粢蠡驑I(yè)務(wù)拓展的需要才選擇做認(rèn)證，大多數(shù)企業(yè)里的人員對(duì)認(rèn)證基本上沒(méi)什么概念，很多人只是以為做一些文件資料應(yīng)付了檢查、拿到了證書就是認(rèn)證，因此小微企業(yè)的認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)很大，稍有不慎，認(rèn)證就被當(dāng)成了辦證。
審核員去小微企業(yè)審核更要慎重，尤其更要做足功課，要嚴(yán)格遵守認(rèn)證審核的流程和要求，讓小微企業(yè)親身體驗(yàn)到什么才是真正的認(rèn)證，而不只是請(qǐng)人做一套資料應(yīng)付一下檢查這么簡(jiǎn)單，這樣的認(rèn)證無(wú)異于花錢買證，既違規(guī)又毫無(wú)意義。要針對(duì)小微企業(yè)的現(xiàn)狀，指出哪些工作是必需的，怎樣才能既規(guī)范了管理、保證了質(zhì)量，又是在企業(yè)能行得通做得到的，讓企業(yè)有一種實(shí)實(shí)在在的證書獲得感、體系存在感，而不只是做一堆文件和記錄應(yīng)付審核，平時(shí)該怎么干還怎么干，沒(méi)有將體系要求運(yùn)用到日常的業(yè)務(wù)工作中去。審核員要通過(guò)溝通引導(dǎo)小微企業(yè)建立一個(gè)適合自己特質(zhì)的體系，不能千篇一律，不能照搬照抄，否則建立的體系就會(huì)成為擺設(shè)，流于形式，不但幫不到企業(yè)，反而成為一種負(fù)擔(dān)。
如果對(duì)小微企業(yè)所在的行業(yè)不了解，不熟悉小微企業(yè)的運(yùn)作和產(chǎn)品，不理解小微企業(yè)的短板和難處，說(shuō)的都是外行話，談的都是標(biāo)準(zhǔn)條款，企業(yè)聽(tīng)不懂也就聽(tīng)不進(jìn)去，也就覺(jué)得談不談無(wú)所謂。這樣是很難和對(duì)方有共同語(yǔ)言的，也就產(chǎn)生不了共鳴，這樣的審核其結(jié)果就是走走過(guò)場(chǎng)，辦個(gè)證而已。
我們很多審核員總抱怨企業(yè)的老板審核時(shí)不出面，不參加審核，甚至不參加首末次會(huì)議，其實(shí)老板說(shuō)忙是假的。試問(wèn)有哪個(gè)老板會(huì)不關(guān)心自己的企業(yè)?會(huì)不希望自己的企業(yè)做好?小微企業(yè)的老板更務(wù)實(shí)，只會(huì)做他認(rèn)為有價(jià)值、有意義且能產(chǎn)生效益的事。所以遇到對(duì)認(rèn)證不重視的老板，與其抱怨別人不如反思自己。是什么讓企業(yè)的老板不愿意親自參與認(rèn)證工作?這可能不只是審核員的問(wèn)題，也是整個(gè)行業(yè)要思考的問(wèn)題。
尊重小微企業(yè)
所有的認(rèn)證企業(yè)都是我們的客戶，不論大小。認(rèn)證行業(yè)本質(zhì)上是服務(wù)行業(yè)，審核員既要“傳遞信任”還要“服務(wù)發(fā)展”，所以審核員入行前就要調(diào)整心態(tài)，擺正位置。審核員一定要敬畏質(zhì)量、敬畏規(guī)則，對(duì)認(rèn)證工作要具有情懷，不能唯利是圖，不能把審核當(dāng)成逐利的手段和工具，否則很容易造成企業(yè)反感，甚至發(fā)生沖突，影響行業(yè)聲譽(yù)。
我們面對(duì)的企業(yè)是各種各樣的，從認(rèn)證動(dòng)機(jī)上來(lái)講，有只為拿證的，有想提升管理的;從體系質(zhì)量上來(lái)講，有做得好的，有做得不好的;從對(duì)認(rèn)證的了解上來(lái)講，有對(duì)認(rèn)證完全沒(méi)概念的，有熟悉認(rèn)證要求的;從接待上來(lái)講，有熱情的，有不熱情的，尤其是遇到體系質(zhì)量不高，接待又不熱情的企業(yè)，審核員一定要冷靜，不要發(fā)脾氣、甩臉色，更不能借機(jī)吃拿卡要。說(shuō)話要有理有節(jié)，這也是最基本的職業(yè)素養(yǎng)。對(duì)于企業(yè)的接待要有一顆平常心，小微企業(yè)規(guī)模小、人員少、利潤(rùn)微薄，不管對(duì)方的態(tài)度如何，都不能喪失原則，該告知的告知，該補(bǔ)充的補(bǔ)充，該完善的完善。嚴(yán)是愛(ài)松是害，適當(dāng)?shù)囊蠹纫?guī)避了認(rèn)證的風(fēng)險(xiǎn)又幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了提升，可謂一舉兩得。
給體系做減法
小微企業(yè)最大的壓力是生存，最大的風(fēng)險(xiǎn)是業(yè)務(wù)，管理上最怕繁瑣。小微企業(yè)里的人員普遍重實(shí)踐輕理論，重證書輕管理，懂標(biāo)準(zhǔn)的人不多，甚至一人身兼數(shù)職，忙得不可開(kāi)交。
審核員到小微企業(yè)，要以問(wèn)題導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向和效果導(dǎo)向?yàn)橹敢?，審核過(guò)程要了解企業(yè)存在哪些實(shí)際問(wèn)題，哪些工作有困擾，然后引導(dǎo)企業(yè)借助標(biāo)準(zhǔn)的原理和手段去嘗試解決。小微企業(yè)一方面是最務(wù)實(shí)的，最忌講大道理和形式主義;另一方面又渴求得到高人指點(diǎn)，走出困境，甚至有時(shí)把審核員奉為神明。所以審核員在審核過(guò)程中一定要?jiǎng)?wù)實(shí)謹(jǐn)慎，立足現(xiàn)實(shí)，講企業(yè)聽(tīng)得懂的話，審核不要只停留在文件和記錄層面，更不能要求企業(yè)只為了審核的需要去補(bǔ)充某些文件和記錄，而平時(shí)又根本用不上。做認(rèn)證本質(zhì)上是為了規(guī)范管理，保證質(zhì)量，不是為了做文件和記錄，不要追求大而全，而是要實(shí)用，既要能解決問(wèn)題又要能行得通，尤其是對(duì)一些組織簡(jiǎn)單、人員較少、工藝也簡(jiǎn)單的小微企業(yè)，千萬(wàn)不能把管理搞復(fù)雜化，把流程搞繁瑣，太多的條條框框不但幫不了企業(yè)，反而成了束縛，要給小微企業(yè)的體系做減法，通過(guò)體系的運(yùn)行和改進(jìn)把小微企業(yè)搞活，在這方面審核員一定要掌握好輕重主次。
結(jié)合不同企業(yè)的實(shí)際，重點(diǎn)審核一些直接影響產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平的內(nèi)容，以小微企業(yè)最關(guān)心的質(zhì)量、交期、成本問(wèn)題為突破口，從以下幾方面進(jìn)行重點(diǎn)審核和交流：生產(chǎn)設(shè)備是否已落后老化，是否做好了日常的維護(hù)保養(yǎng);生產(chǎn)人員作業(yè)技能是否熟練，有無(wú)開(kāi)展作業(yè)技能和質(zhì)量意識(shí)方面的培訓(xùn);檢測(cè)設(shè)備是否配備齊全、精度適宜并定期進(jìn)行了校準(zhǔn);檢測(cè)人員是否熟悉產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢測(cè)方法，能否保證檢測(cè)工作的獨(dú)立性;生產(chǎn)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是否得到建立和實(shí)施;生產(chǎn)工藝是否可行是否先進(jìn)，有無(wú)防錯(cuò)措施減少人為錯(cuò)誤;現(xiàn)場(chǎng)管理是否混亂，有無(wú)推行5S管理、定置管理;業(yè)務(wù)流程是否清晰順暢等。
只有把企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)心的問(wèn)題作為小微企業(yè)審核的重點(diǎn)和交流的重心，才能真正為小微企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，從而得到小微企業(yè)的尊重。
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