【ISO45001：2018理解與實施】-7.4信息交流
7.4信息交流
7.4.1總則
組織應確定與OH&S管理體系有關的內部和外部信息交流的需求，包括確定:
a)信息交流的內容;
b)信息交流的時機;
c)信息交流的對象:
1)組織內不同的職能和層次;
2)工作場所的承包方和訪問者;
3)其他相關方;
d)信息交流的方式。
e) 當考慮其信息交流的需求時，組織應考慮多方面的因素(例如:性別、語言、文化、讀寫能力、殘疾)。
組織應確保在建立其信息交流過程時考慮外部相關方的觀點。在建立其信息交流過程時，組織應:
--必須考慮其法律法規(guī)要求和其他要求;
--確保所交流的信息與OH&S管理體系所形成的信息一致，且真實可信。組織應對與其OH&S管理體系有關的信息做出響應。
組織應保留適當?shù)奈募畔?，作為其信息交流的證據(jù)。
【理解要點】
（1）組織應當建立與OH&S管理體系有關的信息交流過程，此時須考慮組織的合規(guī)義務要求。這些過程應當確定:
--信息交流的內容；
--信息交流的時機和條件；
--信息交流的對象;
--信息交流的方式；
--信息交流的需求。
不同的交流時象。其交流的方式，時機和需求也不一樣。在考慮交流的需求時，要特別關注多方面的因素，如涉及職業(yè)健康體檢的信息，就要考慮性別不同，需要有保密的要求;同時應考慮語言交流的便利性，文化的差異性，對于讀寫能力有障礙的，盡量用圖示的方法或實際的操作來展示；對于殘疾人士，應考慮其在緊急情況下信息交流的特殊性，作出相應的安排。
在建立適合于特定情況的信息交流過程時，組織可以考慮不同的交流方式可能需要的成本和獲得的收益。
交流的OH&S信息應當以OH&S管理體系產(chǎn)生的信息為基礎，并與之保持致，包括組織的OH&S績效的內部評價信息(見9.1)。
（2）在確定如何實施信息交流時，組織應當考慮不同的信息交流方法，這些方法應當能夠促進對組織OH&S管理行動的理解和接受，并能促進與相關方的對話。信息交流的方法包括，非正式討論、組織的開放日、焦點問題討論組、社區(qū)對話、參與社區(qū)活動、網(wǎng)站和電子郵件、新聞稿、廣告和定期簡報，年度或其他定期的報告，以及電話熱線等。
（3）組織應當對與其OH&S管理體系有關的質詢、受關注的問題，或來自交流活動的其他信息給予考慮并做出響應。建立用于接收和響應上述內、外部信息的過程是非常有益的。
（4）組織應當適當?shù)乇Ａ糇鳛樾畔⒔涣髯C據(jù)的文件化信息，目的是:
--回顧與特定相關方開展的信息交流、 他們的質詢或關切的歷史;
--理解以往與各相關方約定事項的性質;
--在開發(fā)未來的信息交流過程和后續(xù)活動，以及根據(jù)需要處理特定相關方的關注等方面，提高組織的有效性。
（5）如果不能給OH&S管理體系帶來增值，某些交流活動的信息不必形成文件，例如，非正式交流活動的信息。建立信息交流過程時， 組織必須考慮自身的性質和規(guī)模、重要職業(yè)健康安全風險，以及其相關方的性質、需求和期望。
（6）組織應當考慮下述的過程步驟:
--收集信息，或開展調查，包括來自相關方的信息(見4.2)；
--確定信息交流的對象，以及他們對信息交流和對話的需求；
--選擇信息交流的對象感興趣的信息;
--決定需要與信息交流對象交流的信息;
--確定合適的信息交流方法和形式;
評估和定期確定信息交流過程的有效性。
（7）OH&S 管理體系主要信息交流內容:
1)最高管理者應當對有效的OH&S管理以及符合OH&S管理體系要求的重要性進行信息交流(見5.1)。
2)最高管理者應當確保在組織內部交流下述信息:
--OH&S方針（見5.2）
--相關角色的職責和權限(見5.3)。
3)組織應當交流:
--在其各個層次和職能中，適當?shù)亟涣鹘M織的重要職業(yè)健康安全風險(見6.1.2.1);
--交流OH&S目標(見6.2.2);
--與外部供方，包括合同方(見8.1.4),交流組織的有關OH&S要求;
--按照信息交流過程的規(guī)定及合規(guī)義務的要求，在內部交流并與外部交流有關效的信息(見9.1.1)。
4)組織應當確保將內部審核結果報告給相關管理者和工作人員或工作人員代表(如有) (見9.2)。
5)最高管理者對組織的OH&S管理體系的評審應當考慮來自相關方的信息(見9.3)。
這些活動是建議實施的、核心的和最低限度的活動:為有效實施與環(huán)境管理體系有關的信息交流，組織可根據(jù)需要實施更多的活動。
【審核要點】
（1）組織是否建立了信息交流的過程?是否文件化?
（2）組織信息交流過程的建立是否考慮法律法規(guī)的要求?是否規(guī)定確保信息交流的內容與體系實際運行產(chǎn)生的信息相致的要求?
（3）信息交流的主要內容的設計是否合理?是否兼顧內部和外部信息交流?
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