1.0目的:
為了確保質(zhì)量記錄的有效管理，控制質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、儲(chǔ)存、處置，為采取糾正預(yù)防和改進(jìn)措施提供信息。
2.0范圍：適用所有同質(zhì)量體系相關(guān)的記錄。
3.0權(quán)責(zé)：
3.1管理者代表監(jiān)督本程序執(zhí)行。
3.2行政部負(fù)責(zé)編制和維護(hù)《質(zhì)量記錄一覽表》。
3.3各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的收集、歸檔、儲(chǔ)存和保管。
4.0定義：（略）
5.0程序：
5.1質(zhì)量記錄的設(shè)計(jì)：
記錄的設(shè)計(jì)要求系統(tǒng)性、可操作性、可檢查性、可追溯性、可見(jiàn)證性，欄目明確，格式標(biāo)準(zhǔn)便于填寫(xiě)。
5.2質(zhì)量記錄表格的控制：
5.2.1行政部負(fù)責(zé)編制和維護(hù)《質(zhì)量記錄一覽表》，并負(fù)責(zé)發(fā)放、回收質(zhì)量記錄表格。
5.2.2質(zhì)量記錄表格格式更改，依據(jù)《文件控制程序》執(zhí)行?！顿|(zhì)量記錄一覽表》說(shuō)明主管部門(mén)、記錄名稱、記錄編號(hào)、保存期限等信息。
5.2.3 當(dāng)需增編新的質(zhì)量記錄表格時(shí)，申請(qǐng)部門(mén)通知行政部編寫(xiě)，并經(jīng)管理者代表審核總經(jīng)理批準(zhǔn)，新表格是否充分適合實(shí)際需要，如充分適合實(shí)際需要行政部將在《質(zhì)量記錄一覽表》進(jìn)行登記歸檔。
5.3記錄存檔、保存與銷毀：
5.3.1所有記錄由行政部登記在《質(zhì)量記錄一覽表》中。
5.3.2由各責(zé)任部門(mén)設(shè)專人負(fù)責(zé)本部門(mén)使用記錄的存檔，標(biāo)識(shí)及保管。
5.3.3存檔形式：可視需要采用紙、硬盤(pán)、軟盤(pán)等。
5.3.4記錄要提供相宜的環(huán)境保存，注意防火、防潮、防損、防遺失。
5.3.5保存期：如合同或有關(guān)法律法規(guī)有規(guī)定的按規(guī)定執(zhí)行，其它記錄由行政部根據(jù)其重要性分級(jí)確定保存期并登錄《質(zhì)量記錄一覽表》。
5.3.6質(zhì)量記錄保存期限按《質(zhì)量記錄一覽表》執(zhí)行，對(duì)超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，或因特殊情況需銷毀時(shí)，各部門(mén)按照《文件控制程序》的5.6.1文件銷毀程序進(jìn)行銷毀。
5.3.7行政部每三個(gè)月要檢查一次各部門(mén)質(zhì)量記錄的使用和管理情況。
5.3.8上述記錄除內(nèi)審報(bào)告及管理評(píng)審報(bào)告須至少保存三年外，其他記錄須保存二年以上。
5.4質(zhì)量記錄的填寫(xiě)：
5.4.1認(rèn)真填寫(xiě)質(zhì)量記錄，確保質(zhì)量記錄內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。
5.4.2字跡應(yīng)工整清晰。
5.4.3不得涂改，如因某種原因不能填寫(xiě)的項(xiàng)目應(yīng)能說(shuō)明理由，并將該項(xiàng)用單杠劃去，不允許空格。如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤需修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫(xiě)上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋更改人印章或簽上更改人姓名及日期。
5.4.4須用鋼筆或簽字筆填寫(xiě)，不得用鉛筆或紅筆及圓珠筆填寫(xiě)。
5.5質(zhì)量記錄收集、標(biāo)識(shí)、歸檔：各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集、匯總各類記錄，保持順序號(hào)和日期、頁(yè)碼的連續(xù)，便于查閱。
6.0參考文件：
6.1《文件控制程序》
7.0表單
《質(zhì)量記錄一覽表》 THC-QP-002-01
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