目前，電子文檔的應(yīng)用在企業(yè)中已經(jīng)非常普及，與之前傳統(tǒng)的文檔做比較，電子版的文檔具有先進(jìn)性，易修改性，也具有神秘性，具有高深莫測(cè)的虛擬性，可以說是文檔存在方式與發(fā)展的高級(jí)形態(tài)。現(xiàn)在的企業(yè)內(nèi)部文檔大多數(shù)是以電子文檔的形式保存在員工的電腦硬盤或者公司的服務(wù)器上。
電子版的資料傳播、負(fù)責(zé)非常便捷，企業(yè)員工可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文檔進(jìn)行傳輸，但是電子文檔在傳輸?shù)倪^程中隨時(shí)可能存在被感染的風(fēng)險(xiǎn)，電子文檔在計(jì)算機(jī)中生成處理，所以電子文檔受到網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的雙重威脅?？v使電子文檔能夠做到“獨(dú)善其身”，在一方面遭受網(wǎng)絡(luò)黑客、木馬、惡意插件侵犯，薄弱的防火墻根本不足以抵擋這類不請(qǐng)自客；另一方面文檔在儲(chǔ)存的時(shí)候我們習(xí)慣用U盤進(jìn)行拷貝，電子郵件互發(fā)，很難保證這些操作是安全的，所以文檔信息的生存環(huán)境可以說險(xiǎn)象環(huán)生。
傳統(tǒng)的文檔管理員可以對(duì)借閱文檔資料的員工進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，銷售部的員工不可能借閱到生產(chǎn)技術(shù)的流程圖和核心技術(shù)的文檔，并且不同部門的文檔都分開保管。當(dāng)代企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的開放性，公司利用共享服務(wù)器的方式共享企業(yè)內(nèi)部文檔，人人都能看到內(nèi)部資料，這無疑是很危險(xiǎn)的。
企業(yè)通過何種方式應(yīng)對(duì)文檔安全風(fēng)險(xiǎn)
從技術(shù)角度來看，目前文檔安全的防護(hù)有文件加密、磁盤加密和遠(yuǎn)程映射。
文件加密即對(duì)文件實(shí)體本身在產(chǎn)生、使用、存儲(chǔ)、使用、歸檔、銷毀整個(gè)生命周期進(jìn)行全維的加密控制。文件加密技術(shù)又分為驅(qū)動(dòng)層和應(yīng)用層兩種：應(yīng)用層加密技術(shù)是通過調(diào)用應(yīng)用系統(tǒng)的windows API函數(shù)來對(duì)文件進(jìn)行讀寫的加密控制;驅(qū)動(dòng)層加密技術(shù)是通過攔截操作系統(tǒng)文件過濾驅(qū)動(dòng)的讀寫動(dòng)作對(duì)文件進(jìn)行加解密控制。對(duì)比這兩種技術(shù)，應(yīng)用層技術(shù)相對(duì)簡(jiǎn)單，更容易控制，但由于需要調(diào)用每個(gè)應(yīng)用程序的API函數(shù)，擴(kuò)展能力較差;驅(qū)動(dòng)層技術(shù)難度高，由于和操作系統(tǒng)底層驅(qū)動(dòng)打交道，藍(lán)屏、死機(jī)，甚至和殺毒軟件等驅(qū)動(dòng)層產(chǎn)品兼容性差，但其集成性和擴(kuò)展性更好。
磁盤加密即對(duì)物理磁盤的單個(gè)扇區(qū)進(jìn)行加密，任何文件寫入磁盤即受控保護(hù)，正常使用時(shí)文件被調(diào)入內(nèi)存變成明文。磁盤加密主要為國(guó)外廠商所采用，例如：macfee、趨勢(shì)等，國(guó)內(nèi)明朝萬達(dá)等部分廠商也是采用的這個(gè)技術(shù)。
遠(yuǎn)程映射的主要特點(diǎn)是終端無痕，所有涉密信息均存放在遠(yuǎn)端服務(wù)器，本地?zé)o文件實(shí)體，更有利于解決目前最難控制的終端泄密問題;但是涉密信息過于集中帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)以及終端合法開放時(shí)造成涉密隱患尚無好的技術(shù)手段解決，因此無法適合設(shè)計(jì)人員自身的安全文檔需要，更無法大面積在企業(yè)等行業(yè)推廣。
就目前來說，較通用的技術(shù)是文件加密，即驅(qū)動(dòng)層透明加解密技術(shù)是目前文檔安全防護(hù)市場(chǎng)的主流。巨大的市場(chǎng)潛力和隨之帶來高額的市場(chǎng)回報(bào)，促使越來越多的企業(yè)涉獵這個(gè)領(lǐng)域。
擴(kuò)展閱讀：
1.文檔信息的虛擬性決定文檔管理轉(zhuǎn)向虛態(tài)化。與傳統(tǒng)文檔相比，電子文檔具有先進(jìn)性，也具有神秘性，具有高深莫測(cè)的虛擬性，可以說是文檔存在方式與發(fā)展的 高級(jí)形態(tài)。傳統(tǒng)文檔管理以“實(shí)態(tài)”文檔為主要管理對(duì)象，而如今的文檔管理以“虛態(tài)”文檔為主要管理對(duì)象，前者針對(duì)的是現(xiàn)實(shí)中的物理世界，而后者針對(duì) 的是具有虛擬意義的邏輯世界。文檔管理從實(shí)態(tài)管理向虛態(tài)管理轉(zhuǎn)變，是一場(chǎng)文檔管理的革命，是對(duì)傳統(tǒng)文檔管理的揚(yáng)棄和超越。
2.文檔信息對(duì)設(shè)備 系統(tǒng)的依賴影響信息可讀性。傳統(tǒng)文檔的信息內(nèi)容以文字或符號(hào)記錄于紙張等載體上，可直接識(shí)讀，而電子文檔的信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼的形式記錄于磁盤、磁帶、 光盤等載體上，其數(shù)字化信息形態(tài)決定了文檔信息在存儲(chǔ)過程中需要編碼，在檢索和閱讀過程中需要解碼，而這一切均需借助于一定的軟硬件系統(tǒng)，否則電子文檔既 無法產(chǎn)生，也無法閱讀。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子文件各自所用的編碼方式和迅速變化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境之間的矛盾會(huì)越來越尖銳，外表看來保存完好的電 子載體，信息也會(huì)不可讀。
3.文檔信息的網(wǎng)絡(luò)生存環(huán)境使其面臨安全風(fēng)險(xiǎn)。由于文檔在計(jì)算機(jī)中生成，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸、處理，因而容易受到來 自計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的多重威脅。一方面，互聯(lián)網(wǎng)上的非法訪問難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對(duì)黑客高手防不勝防;另一方面，內(nèi)部人員通過USB閃存驅(qū)動(dòng)器、 WIFI調(diào)整解調(diào)器、智能電話、藍(lán)牙適配器、數(shù)碼音樂播放器、紅外線傳輸、電子郵件、FTP等各種方式將文檔信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)未經(jīng)授權(quán)二次擴(kuò)散和傳播 出去。在內(nèi)外夾擊的“惡劣”網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，文檔信息難以“獨(dú)善其身”，文檔管理必然“險(xiǎn)象環(huán)生”。
4.文檔信息真實(shí)性的認(rèn)定和維護(hù)變得異常艱 難。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，紙質(zhì)文檔的載體和記錄其上的外部特征如字跡、簽字、印章等密不可分，一同構(gòu)成文件原件身份的“證明人”。而電子文檔信息 內(nèi)容和信息載體具有可分離性，計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子文檔無個(gè)人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，被增刪、修改后可不留痕跡，可以在不同的計(jì)算機(jī)和載體之間 傳遞和復(fù)制，此時(shí)文檔的載體僅僅成為某一特定時(shí)刻文件內(nèi)容的“承載物”，無法固定用以鑒別文件原始性的外部信息，從而直接影響到電子文檔的真實(shí)性、可靠 性。
5.網(wǎng)絡(luò)的開放自由容易引發(fā)電子文檔管理失控。隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的深入，文件形式和來源也漸趨多樣化，由于沒有制度的約束與控制，重要公文未 歸檔就從服務(wù)器中被刪除的事件時(shí)有發(fā)生，如果我們?nèi)跃窒抻趯⑽臋n管理的起點(diǎn)定位于文件的登記、分發(fā)，那么電子文件將有可能在文檔管理范圍之外運(yùn)轉(zhuǎn)，最終造 成檔案的不完整、歷史記錄的缺失。
6.信息用戶的快捷需求促使信息服務(wù)模式轉(zhuǎn)化。受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，人們渴求快捷有效地利用文檔信息資 源。過去文檔檢索體系建立在各種手工編目基礎(chǔ)上，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，不能再像過去那樣以卷為單位逐卷查找有關(guān)信息，要求把大量的現(xiàn)有文本信息輸入到計(jì)算機(jī)上，建 立數(shù)據(jù)庫，以便利用全文檢索系統(tǒng)或超文本檢索系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行高速索引處理。
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