在國家市場監(jiān)管總局認證監(jiān)管司指導下，中國認證認可協(xié)會與中國合格評定國家認可中心聯(lián)合舉辦了“同心協(xié)力 主動作為——認證行業(yè)抗擊疫情復工復產(chǎn)在行動”專題直播活動。
第二期直播活動“遠程審核的推進、實踐和挑戰(zhàn)”探討了如何破解遠程審核中的難題。以下為認可中心有關領導和專家的解讀，供各位讀者參考。
觀點：疫情期間如何實施遠程審核
疫情的發(fā)生，使得現(xiàn)場審核難于實現(xiàn)。大部分機構選擇以遠程審核的方式實施審核，維持認證證書的有效性。遠程審核是一把雙刃劍，用得好，可以更大程度上保持認證活動的連續(xù)性；用得不好，無疑會影響認證的有效性。遠程審核的應用給廣大認證機構既帶來了機遇，又帶來了挑戰(zhàn)。如何使遠程審核在最大限度地確保認證審核有效性的前提下，降低疫情對認證審核工作的影響，真正為復工復產(chǎn)發(fā)揮積極作用，是大家需要不斷總結和完善的。如何正確應用遠程審核也需要深入研究、合理策劃、規(guī)范實施、全程監(jiān)控、不斷總結。目前，大多數(shù)認證機構在遠程審核中所采用的手段僅僅是應對特殊情況下的疫情。如果認證機構在疫情結束后，想常態(tài)化使用遠程審核技術，就目前認證機構所采用的手段還是遠遠不夠的，還需要認證機構進一步地研究和實踐。只有這樣，才能正確發(fā)揮遠程審核的作用。
劉曉紅
觀點：疫情期間如何實施遠程審核
今年年初以來，新冠肺炎疫情對認證活動產(chǎn)生了巨大的影響。如何努力使這種影響降到最低，有序、科學、合理、規(guī)范組織認證審核，是廣大認證機構普遍關心的問題。遠程審核中需要關注的內容有以下幾個方面：
一、IAF關于遠程審核的要求及指南
IAF關于遠程審核的有關文件。IAF發(fā)布的MD4文件《信息和通信技術（ICT）在審核中應用》是IAF關于遠程審核的強制性文件，也是遠程審核依據(jù)的主要文件。此外，在2015年，IAF就發(fā)布了ID12《遠程評審原則》，這份資料性文件的適用范圍雖然是認可機構的遠程評審，但文件中遠程評審的原則對認證機構也有很好的借鑒意義，建議廣大認證機構在研究遠程審核時適當參考。
疫情期間各國合格評定機構對遠程審核高度關注。為確保疫情防控期間認證機構能夠采取一致和適當?shù)拇胧?，確保認證有效性，IAF公布了一系列“問與答”（FAQ），涉及疫情期間的一些認證和認可工作的常見問題及答復。目前IAF發(fā)布的“問與答”文件涉及22個條目，其中很多都提到了遠程審核，說明遠程審核在疫情期間的重要性和機構的關注程度。CNAS全程參與了“問與答”的研究，并在CNAS官網(wǎng)上提供了英文鏈接和中文參考譯文（問題答復以英文為準），供認證機構在疫情期間開展認證審核活動時參考使用。這些常見問題源自疫情期間IAF成員認可機構（AB）及其認可的合格評定機構（CBs）向IAF問詢頻率較高的一些問題。這份“問與答”文件形成了一個共同的理解和指南，使認可機構及其認可的合格評定機構能夠協(xié)調一致地管理疫情特定情況下的合格評定活動。隨著疫情的發(fā)展，“問與答”會繼續(xù)更新和增加，請廣大認證機構予以關注。
CNAS將以“問與答”文件為認可工作指南。近期，有的認證機構發(fā)來一些與“問與答”文件相關的問詢。比如“問與答”15，它回答了OHSAS 18001認證標準轉換的問題，即OHSAS 18001認證標準轉換可以使用遠程審核技術來完成，但要遵循“問與答”5中已經(jīng)闡明的內容。同時OHSAS 18001認證標準轉換到ISO 45001:2018的過渡期再延長六個月。針對IAF的上述答復，機構詢問CNAS是否能按上述說明執(zhí)行，CNAS后續(xù)是否會發(fā)文通知？目前，凡是“問與答”中IAF已回答的內容，CNAS將按此執(zhí)行。由于疫情期間涉及問題較多，IAF發(fā)布的“問與答”也在不斷完善中，還會陸續(xù)發(fā)布新的“問與答”，因此，CNAS不再針對疫情期間“問與答”的內容單獨發(fā)布有關文件。請大家隨時關注IAF官網(wǎng)和CNAS官網(wǎng)。
在這里也提醒大家要注意，“問與答”里面有很多答復都有這樣的表述：對于特定的認證制度，這種情況可能會有所不同。比如“問與答”5，對于疫情期間“是否有可能以遠程方式實施一次完整的認證審核”的問題，IAF答復是“理論上有可能以遠程審核的方式實施一次完整的認證審核。然而，對于特定的認證制度，這種情況可能會有所不同”。也就是說，如果某個認證制度對遠程審核做出了具體限制，認證機構應要滿足該制度的要求。
二、疫情期間實施遠程審核需要關注的幾個方面
對于大部分認證機構來講，遠程審核應該是一種新的嘗試，認證機構會面臨很多問題和挑戰(zhàn)。以下幾個方面需要重點關注。
（一）遠程審核的策劃與實施
一是要考慮IAF對遠程審核的有關要求。
遠程審核的策劃與實施首先要滿足IAF發(fā)布的MD4、MD5等有關文件的要求。在IAF公布的“問與答”5中強調：“如果對于特定的認證制度，所有的要求都可以被遠程評價，包括對活動的觀察。那么，在理論上是可以以遠程方式實施一次完整的認證審核”，也就是說理論上可以用遠程方式實施一次完整的認證審核，但前提是認證機構要確保所有的要求都可以被遠程評價，所有現(xiàn)場應該觀察的活動都可以觀察到。因此，策劃的時候要充分考慮，這個條件是否能夠滿足？否則，應實施現(xiàn)場審核，或現(xiàn)場審核結合部分遠程審核。
IAF新發(fā)布的 MD5文件將于今年5月7日實施，CNAS等同采用的CNAS-CC105文件也已發(fā)布，在CNAS官網(wǎng)能查到。MD5文件中4.5條款規(guī)定，認證審核中可以包括使用遠程審核的技術，但對OHSMS，應用遠程審核的活動應僅限于對文件/記錄的評審、對員工及工作人員訪談。但對過程控制及OHS風險控制不能采取遠程審核技術。針對此次疫情，IAF發(fā)布的“問與答”14闡明了這種限制不適用，直到疫情緊急事件結束。也就是說，疫情期間，對于OHSMS，過程控制及OHS風險控制是可以采取遠程審核技術。這是在疫情特殊情況下可以采取的措施。正常情況下之所以有這種限制，是因為采用遠程審核技術存在很大的風險，因此，在疫情期間，認證機構采用遠程審核代替現(xiàn)場審核時，宜針對不同的客戶，在策劃實施遠程審核時進行風險評估，做好充分的準備，確保審核效果，降低認證風險。
二是要考慮不同組織、不同審核類型的特點。
對于監(jiān)督和再認證的組織，因認證機構前期對其有一定的了解，可以結合組織產(chǎn)品特點、周期內審核的結果，疫情期間組織所受影響的情況，前期現(xiàn)場審核資料、實施遠程審核所必備的資源等進行充分策劃，確定遠程審核能否覆蓋審核范圍中的活動，根據(jù)遠程審核中所獲取的充分審核證據(jù)，做出恰當?shù)膶徍私Y論。
對于初次認證的組織，認證機構更應給予特別關注。因認證機構前期對組織缺乏全面的了解和評價，如果遠程審核中組織提供的現(xiàn)場情況不清晰、生產(chǎn)/加工過程不夠充分、完整，而審核員也未能發(fā)現(xiàn)上述情況，或未要求組織進一步提供證據(jù)以進行觀察。那么這就會造成，本應現(xiàn)場審核能夠發(fā)現(xiàn)的問題，而在遠程審核中難于發(fā)現(xiàn)。這就需要認證機構對審核過程進行嚴格控制，以避免這種情況的發(fā)生。
（二）遠程審核的監(jiān)視
對于遠程審核的監(jiān)視，認證機構需要考慮監(jiān)視的內容、方法和頻次。這包括對認證機構遠程審核總體工作方案，實施不同階段以及后續(xù)認證活動的監(jiān)視。其中重點是對審核員的監(jiān)視。
審核員是實施遠程審核的關鍵人員。ISO/IEC17021-1的7.2.9條款規(guī)定，認證機構應確保所有參與審核和其他認證活動的人員均有令人滿意的表現(xiàn)。認證機構應有形成文件的過程，以根據(jù)這些人員使用頻率及其活動風險水平來監(jiān)視他們的能力和表現(xiàn)。IAF發(fā)布的 MD4文件也要求，在遠程審核中應用信息和通信技術（ICT）時，審核員及其他涉及到的人員（例如：無人機操作員、技術專家）應具備能力和智慧以便理解利用所采用的信息和通信技術取得期望獲得的審核結果。審核員同樣應意識到應用信息與通信技術的風險和機遇，以及應用這些技術對信息收集有效性和客觀性的影響。
遠程審核實施前，為確保審核人員具備上述能力，認證機構通常會組織相關的培訓、考核。經(jīng)過培訓合格的審核人員在實施審核的過程中，能否正確應用審核技術并表現(xiàn)出良好的個人素質，能否嚴格控制審核過程，這應當是認證機構重點關注的內容。
事實上，由于不能到現(xiàn)場，不能當面交流，遠程審核會在一定程度上增加對現(xiàn)場活動進行完整觀察的難度，增加與受審核方溝通的工作量。要避免審核員將遠程審核流于形式，走過場，在無法用符合MD4文件規(guī)定的信息和通信技術（ICT）在審核中應用的方式替代現(xiàn)場審核，以及未獲取充分審核證據(jù)的情況下，就輕易得出審核結論。因此，認證機構宜對審核員在遠程審核實施中的表現(xiàn)進行充分的觀察，以確保審核員具有實施遠程審核的能力，確保信息收集的有效性和客觀性，以成功地完成遠程審核工作并如實進行記錄和報告。
所以，對遠程審核的監(jiān)視，各認證機構可以根據(jù)遠程審核應用的成熟度來考慮具體監(jiān)視的內容、方法和頻次。
（三）遠程審核的分析與評價
雖然理論上可以用遠程方式實施一次完整的認證審核。但認證機構通過遠程審核，是否實現(xiàn)了對所有要求的評價，現(xiàn)場活動是否可以完整地觀察到，是否獲取了足夠的證據(jù)，以達到審核目的，這些不但要在策劃時考慮，還宜在遠程審核實施后對審核的效果進行分析與評價時考慮。
具體實施時，認證機構可以對照遠程審核的文件要求，如MD4、MD5等文件、認證機構的遠程審核方案及規(guī)定，對遠程審核策劃實施的有效性、技術應用的成熟度、替代現(xiàn)場審核的能力、與現(xiàn)場審核相比較發(fā)現(xiàn)問題的能力、實現(xiàn)審核目標的能力等方面，就機構自身情況和人員能力、組織狀況等方面開展分析和評價工作?；谠u價的結果，做出正確的判斷并對遠程審核的實施進行持續(xù)改進。包括必要的后期現(xiàn)場審核活動的策劃與實施。
總之，遠程審核的應用給廣大認證機構既帶來了機遇，又帶來了挑戰(zhàn)。如何使遠程審核在最大限度地確保認證審核有效性的前提下，降低疫情對認證審核工作的影響，真正為復工復產(chǎn)發(fā)揮積極作用，需要不斷總結和完善。
在此疫情期間，希望廣大獲得認可的認證機構在開展認證審核的過程中，在滿足IAF要求和CNAS認可規(guī)范的前提下，能夠始終保持風險意識，合理、適度、科學、規(guī)范地實施遠程審核活動。
目前，大多數(shù)認證機構在遠程審核中所采用的手段僅僅是應對特殊情況下的疫情。如果認證機構在疫情結束后，想常態(tài)化使用遠程審核技術，就目前認證機構所采用的手段還是遠遠不夠的，還需要認證機構進一步地研究和實踐。
來源：中國合格評定國家認可委員會
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