ISO 19011 中對審核記錄的內(nèi)容要求詳解
在企業(yè)管理體系審核流程里，審核記錄就如同精密儀器中的關(guān)鍵零部件，對整個審核工作的順利推進與結(jié)果呈現(xiàn)起著舉足輕重的作用。然而，不少企業(yè)在面對 ISO 19011 標準下的審核記錄要求時，常因不清楚具體規(guī)范，導(dǎo)致記錄混亂、信息缺失，難以精準反映管理體系的真實狀況，在審核中錯失改進與提升的良機。今天，就為大家深度剖析 ISO 19011 中對審核記錄的內(nèi)容要求，助企業(yè)突破這一管理難題。
ISO 19011 審核記錄基礎(chǔ)構(gòu)成要素
審核發(fā)現(xiàn)明確記錄
審核發(fā)現(xiàn)是審核記錄的核心要點之一。這要求清晰記載在審核過程中觀察到的事實，無論是符合管理體系要求的積極情況，還是不符合標準的問題點，都需精準呈現(xiàn)。例如，發(fā)現(xiàn)某生產(chǎn)環(huán)節(jié)嚴格依照作業(yè)指導(dǎo)書執(zhí)行，操作規(guī)范有序，這便是符合項的審核發(fā)現(xiàn)；若發(fā)現(xiàn)某部門文件更新不及時，存在使用過期版本文件的現(xiàn)象，這就是不符合項的體現(xiàn)，均應(yīng)詳細記錄在案。
客觀證據(jù)詳實支撐
客觀證據(jù)是審核記錄可信度的基石。記錄中需提供具體的數(shù)據(jù)、文件、現(xiàn)場觀察到的實際狀況等作為證據(jù)。比如，在審核文件控制時，記錄下抽查到的文件編號、版本號、審批人及審批日期等文件信息；在檢查生產(chǎn)現(xiàn)場時，記錄設(shè)備的運行參數(shù)、操作人員的實際操作步驟等現(xiàn)場情況。這些客觀證據(jù)要確保真實、可驗證，為審核發(fā)現(xiàn)提供有力支撐。
條款對照精準無誤
在審核記錄里，必須明確引用對應(yīng)的 ISO 19011 標準條款或其他相關(guān)管理體系標準條款。當審核發(fā)現(xiàn)某流程不符合規(guī)定時，準確標注如 “不符合 ISO 19011:2018 中 6.4.3 條款關(guān)于審核計劃制定的要求”，讓審核記錄與標準緊密關(guān)聯(lián)，便于后續(xù)追溯與分析問題根源。
合規(guī)性判斷清晰闡述
對審核發(fā)現(xiàn)作出明確的合規(guī)性判斷，說明該情況是否符合標準要求。若為不符合，需進一步闡述不符合的具體原因。例如，“經(jīng)審核，該項目進度記錄缺失近一個月數(shù)據(jù)，不符合管理體系中關(guān)于項目過程記錄完整性的要求，原因在于相關(guān)人員對記錄重要性認識不足，且缺乏有效的監(jiān)督機制”，使閱讀審核記錄的人員能快速了解問題本質(zhì)。
ISO 19011 審核記錄涵蓋的詳細信息
管理體系績效相關(guān)證據(jù)
記錄根據(jù)管理體系績效目標和指標對績效進行監(jiān)視、測量、報告和評價的證據(jù)。比如，企業(yè)設(shè)定了產(chǎn)品合格率的績效目標，審核記錄中應(yīng)體現(xiàn)對產(chǎn)品檢驗數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計，以及與目標值對比的結(jié)果，以此反映管理體系在產(chǎn)品質(zhì)量管控方面的績效表現(xiàn)。
法律法規(guī)合規(guī)證據(jù)
受審核組織管理體系和績效中與遵守法律法規(guī)有關(guān)方面的證據(jù)至關(guān)重要。例如，在環(huán)境管理體系審核中，記錄企業(yè)污染物排放檢測報告的結(jié)果，是否符合國家或地方規(guī)定的排放標準；在職業(yè)健康安全管理體系審核時，記錄企業(yè)對安全生產(chǎn)相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行情況，如是否為員工配備了符合標準的勞動防護用品等。
過程運作與控制證據(jù)
詳細記錄受審核組織過程的運作和控制方面的情況。以生產(chǎn)企業(yè)為例，要記錄生產(chǎn)流程各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范執(zhí)行情況，包括原材料投入、加工工藝、產(chǎn)品檢驗等過程的控制措施是否有效實施，設(shè)備維護記錄是否完整等。
人員與資源相關(guān)證據(jù)
人員能力和設(shè)施資源提供方面的證據(jù)也是審核記錄的重要內(nèi)容。如記錄企業(yè)對關(guān)鍵崗位人員的培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄以及考核結(jié)果，以證明人員具備相應(yīng)的工作能力；記錄企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)施等資源的配備情況，是否滿足業(yè)務(wù)開展的需求。
內(nèi)部審核與管理評審證據(jù)
內(nèi)部審核和管理評審有效策劃和實施的證據(jù)需完整記錄。包括內(nèi)部審核計劃、審核報告、不符合項整改記錄，以及管理評審會議紀要、評審輸入和輸出的相關(guān)文件等，展示企業(yè)對管理體系的自我監(jiān)督與持續(xù)改進機制的運行情況。
顧客反饋及改進證據(jù)
重要的顧客反饋信息，包括顧客投訴及采取糾正措施的有關(guān)證據(jù)應(yīng)記錄在案。企業(yè)收到顧客關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)的投訴后，如何處理投訴、采取何種糾正措施以及措施實施后的效果驗證情況，都要詳細記錄，體現(xiàn)企業(yè)對顧客需求的重視和管理體系的改進能力。同時，受審核組織在產(chǎn)品、過程、體系改進方面的主要證據(jù)，如新產(chǎn)品研發(fā)過程中的改進措施、生產(chǎn)工藝優(yōu)化的相關(guān)數(shù)據(jù)等，也需在審核記錄中呈現(xiàn)。
不同場景下 ISO 19011 審核記錄要點
現(xiàn)場審核記錄
在現(xiàn)場審核時，要遵循 “5W1H” 原則詳細記錄關(guān)鍵信息。例如，發(fā)現(xiàn)某設(shè)備故障導(dǎo)致生產(chǎn)停滯，記錄時應(yīng)明確何人（Who）在何時（When）、何地（Where）發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，設(shè)備故障的具體情況（What），為何會出現(xiàn)故障（Why）以及當時采取了何種臨時應(yīng)對措施（How）。對于關(guān)鍵場所或重點區(qū)域，如生產(chǎn)車間的核心生產(chǎn)工序、危險化學(xué)品儲存區(qū)域等，要重點記錄現(xiàn)場的運行控制情況、人員操作規(guī)范以及安全防護措施落實情況等。
文件審核記錄
在進行文件審核時，要記錄文件的名稱、編號、版本、發(fā)布日期、審批流程等基本信息。對于文件內(nèi)容，重點記錄文件與管理體系標準的符合性，如文件中規(guī)定的流程是否符合標準要求，文件中的職責(zé)劃分是否清晰明確等。若發(fā)現(xiàn)文件存在問題，如文件內(nèi)容缺失、條款沖突等，要詳細記錄問題所在，并注明對應(yīng)的標準條款。
ISO 19011 審核記錄的其他要求
可追溯性保障
審核記錄應(yīng)具備可追溯性，通過記錄中的信息能夠追溯到審核的具體過程、涉及的人員、時間以及相關(guān)文件等。例如，在記錄不符合項時，不僅要記錄問題本身，還要記錄該問題是在審核哪個部門、哪個流程時發(fā)現(xiàn)的，依據(jù)哪些文件或現(xiàn)場觀察得出的結(jié)論，以便后續(xù)復(fù)查與整改跟蹤。
詳略程度把控
審核記錄的詳略程度要依據(jù)審核的目的、范圍、時間，以及受審核活動或過程的重要性等因素來確定。對于關(guān)鍵過程、高風(fēng)險區(qū)域以及可能導(dǎo)致不符合的信息，應(yīng)詳細記錄所基于的客觀證據(jù)；對于一般性的符合情況，可適當簡化記錄，但也要確保關(guān)鍵信息完整，以滿足審核組編制審核報告和認證機構(gòu)作出認證決定的需求。
記錄形式多樣
審核記錄形式不拘一格，可以是書面記錄、電子記錄、數(shù)碼圖像、照片、復(fù)印件、標識圖形或它們的組合。但無論采用何種形式，審核員都應(yīng)就記錄獲取方式（如拍照、復(fù)印等）和信息保密等問題與受審核方溝通并征得同意，確保審核記錄清晰、可信、可證實。
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