審核員在審核中應(yīng)該如何記錄審核發(fā)現(xiàn)?
審核員應(yīng)該養(yǎng)成隨手記筆記的好習(xí)慣，將發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的事實(shí)詳細(xì)地記錄下來(lái)，不可光憑記憶或通過(guò)反復(fù)要求受審方提供文件來(lái)寫審核報(bào)告。筆記除了應(yīng)該記錄負(fù)面的發(fā)現(xiàn)以外，還應(yīng)記錄那些需要進(jìn)行跟蹤的事項(xiàng)，以為最終判定所看到(發(fā)現(xiàn))的事實(shí)是否符合要求提供證據(jù)。需要跟蹤的事項(xiàng)可能后期由審核員本人到其他相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，也可能根據(jù)審核計(jì)劃由審核組內(nèi)的其他審核員進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。如果跟蹤的結(jié)果很滿意，審核員不需采取什么措施，如果不滿意，可能就要考慮開不符合報(bào)告了。
國(guó)外認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)審核記錄的要求比較簡(jiǎn)單，正像前面所說(shuō)的通常只是要求審核員記錄那些不符合事項(xiàng)或需要繼續(xù)跟蹤的事項(xiàng)。而國(guó)內(nèi)認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)審核記錄的要求相對(duì)要多一些，審核員已經(jīng)不是“隨手”記錄的問(wèn)題了，而是很多審核時(shí)間都被用于埋頭做記錄，因?yàn)檎J(rèn)證機(jī)構(gòu)要作出認(rèn)證決定，很大程度上要依據(jù)審核記錄中所提供的審核發(fā)現(xiàn)(包括正面和負(fù)面的信息)來(lái)確定。很難準(zhǔn)確地說(shuō)這兩種記錄方法哪一種更好些，外部審核員按照認(rèn)證機(jī)構(gòu)的要求去做就是了。而內(nèi)部審核員通常對(duì)組織的運(yùn)作情況都比較了解，好的、符合標(biāo)準(zhǔn)要求的地方一般都心里有數(shù)，最高管理者也無(wú)需通過(guò)內(nèi)部審核來(lái)為組織、為自己唱贊歌，更期待發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行的不足之處，所以，建議內(nèi)部審核員還是以重點(diǎn)記錄不符合事項(xiàng)為宜，以充分利用審核時(shí)間。
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