企業(yè)運行管理體系時存在的問題與對策
ISO9001和ISO14001及GB/T28001標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)了管理的最新發(fā)展,以其科學(xué)的構(gòu)思和通用的標(biāo)準(zhǔn)模式而得到廣泛認(rèn)同?在市場準(zhǔn)入制度的推動下,形成了ISO9001質(zhì)量?ISO14001環(huán)境?GB/T28001職業(yè)健康安全三個管理體系的認(rèn)證熱?它對提高組織的管理水平,突破貿(mào)易技術(shù)壁壘,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)全球化,發(fā)揮著十分巨大的作用?但我國引用ISO標(biāo)準(zhǔn)管理體系十多年來,也存在著企業(yè)對認(rèn)證由熱變冷,客戶對認(rèn)證從信任到失望,這些都凸現(xiàn)了當(dāng)下ISO9001質(zhì)量?ISO14001環(huán)境?GB/T28001職業(yè)健康安全三大管理體系認(rèn)證與實施的“兩張皮”現(xiàn)象?
一?存在的主要問題有以下幾點:
1.管理體系的建立和貫徹脫離了組織戰(zhàn)略的管理體系,使體系運行流于形式主義?
ISO標(biāo)準(zhǔn)作為管理類標(biāo)準(zhǔn),既是科學(xué)的體現(xiàn),又滲透一定的文化痕跡,有一個與本組織具體情況相結(jié)合的問題?現(xiàn)在不少獲證企業(yè)求證心切照搬照抄標(biāo)準(zhǔn)或“范本”條款,體系文件是按照標(biāo)準(zhǔn)條款展開表述的,而不是按照企業(yè)業(yè)務(wù)過程的固有規(guī)律展開描述的,加之監(jiān)督和審核活動,強(qiáng)化了標(biāo)準(zhǔn)的制約功能,使得管理體系變的缺乏生氣?人們已經(jīng)習(xí)慣了在形式主義下活動,審核員已經(jīng)成為“文件要素的審核的熟練工種”?
2.認(rèn)證證書成了“假文憑”,管理體系退化?
有章不循,內(nèi)審走過場,管理評審形式化?管理體系運行領(lǐng)導(dǎo)是重點,而實際中不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)已成為盲點,管理者不被管理,成為局外人,沒有形成自我改進(jìn)創(chuàng)新的機(jī)制,管理體系又回到原始人治狀態(tài),證書實際上變成了沒有真才實學(xué)的“假文憑”?
3.組織按標(biāo)準(zhǔn)建立的管理體系,主要是為了迎合認(rèn)證審核使用,其他的時候不用,致使管理體系空殼運行,沒有實際針對目標(biāo)?
管理體系的方針和目標(biāo)與組織的日常運作相脫節(jié)現(xiàn)象十分普遍,不少組織過程運作中很多無目標(biāo)的活動頻繁發(fā)生,管理體系實際上變成一個空殼?空殼下運作的仍舊是傳統(tǒng)的做法,導(dǎo)致雙軌并行,表面一套,實際一套?
4.管理體系文件與其他形式的企業(yè)管理制度并行?
目前從許多貫標(biāo)企業(yè)的經(jīng)驗看,管理體系運行質(zhì)量不高,一個很重要的原因就是存在管理體系文件與其他形式的企業(yè)管理制度并行現(xiàn)象?造成文件并行的主要原因有兩方面:一是企業(yè)在貫標(biāo)初期編制管理體系文件時,對已形成的企業(yè)管理制度轉(zhuǎn)換不徹底,出現(xiàn)了新舊文件并存現(xiàn)象;二是在管理體系正常運行后,不是以完善現(xiàn)有的管理體系文件為主,而是不顧現(xiàn)有管理體系文件的規(guī)定,以其他形式下發(fā)一些新的辦法?制度?規(guī)定等,導(dǎo)致管理體系文件形同虛設(shè),“兩張皮”現(xiàn)象自然就產(chǎn)生了?
5.管理體系的貫徹缺乏全員參與?
全員參與是質(zhì)量管理體系的八項基本原則之一,而現(xiàn)實中不少組織卻缺少全員參與的氛圍,成立了專門的貫標(biāo)辦,明確了專門的貫標(biāo)人員,管理體系的貫徹執(zhí)行成了少數(shù)人的工作?
6.統(tǒng)計技術(shù)應(yīng)用薄弱?運行記錄很多都是數(shù)據(jù),而沒有將這些數(shù)據(jù)通過統(tǒng)計技術(shù),進(jìn)行統(tǒng)計分析,使其變?yōu)樾畔?
二?針對上述問題應(yīng)采取的對策:
針對上述問題,企業(yè)在貫徹標(biāo)準(zhǔn)和運行管理體系時,就應(yīng)特別注意結(jié)合企業(yè)的特點,在滿足標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下,充分利用現(xiàn)有的管理方法,將其加以規(guī)范或轉(zhuǎn)換,不應(yīng)機(jī)械地去照搬標(biāo)準(zhǔn)條款的要求而另設(shè)管理名目,以免造成管理上的重復(fù),管理上的重復(fù)是造成企業(yè)管理體系和實施管理體系“兩張皮”的根本原因?要整合好管理體系,進(jìn)一步增強(qiáng)管理體系的有效性,即把握好管理體系文件?目標(biāo)和指標(biāo),管理評審和內(nèi)審以及持續(xù)改進(jìn)管理機(jī)制的建立等幾個影響管理體系有效性的關(guān)鍵因素?
1.文件與制度相一致
管理體系文件是管理體系運行的基礎(chǔ)?提高管理體系運行質(zhì)量,搞好管理體系文件和企業(yè)管理制度的一體化非常關(guān)鍵?為確保管理體系文件的有效運行,應(yīng)專門召開管理評審會議,從最高管理層形成統(tǒng)一意見,規(guī)定在管理體系內(nèi)不再下發(fā)規(guī)章制度類紅頭文件和其他形式的文件,所有制度?辦法全部按照管理體系文件的形式起草?審核?批準(zhǔn)?發(fā)布?修改,所有業(yè)務(wù)過程全部按照管理體系文件的規(guī)定執(zhí)行?并在管理體系內(nèi)審過程中,一旦發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定現(xiàn)象,一律開出不符合報告,并限期整改?管理體系文件最大優(yōu)點,一是可以動態(tài)管理,二是可以通過管理體系審核,檢查執(zhí)行落實情況?企業(yè)應(yīng)該改變那種認(rèn)為紅頭文件形式下發(fā)的制度重于管理體系文件的認(rèn)識?保持管理體系文件的唯一性,排除其他形式文件的干擾,防止“體外循環(huán)”,是確保管理體系有效運行的關(guān)鍵?
2.目標(biāo)與指標(biāo)相統(tǒng)一
企業(yè)特別是大中型企業(yè),在未實施一些管理體系前,已經(jīng)有了一套運行較成熟的目標(biāo)和指標(biāo)管理體系,如經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任制?經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任制是目前許多企業(yè)特別是國有企業(yè)一種有效的指標(biāo)管理手段,從制定程序來看,它是經(jīng)過充分的策劃和逐級審批的;從內(nèi)容看,它包含了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中各個方面的年度目標(biāo)?指標(biāo),當(dāng)然也包括了質(zhì)量目標(biāo)?指標(biāo),環(huán)境目標(biāo)?指標(biāo),職業(yè)健康安全目標(biāo)?指標(biāo);從績效測量看,經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任制都有定期的詳細(xì)測量?而管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求實施管理體系也要制定相應(yīng)的管理體系目標(biāo),如質(zhì)量目標(biāo)?環(huán)境目標(biāo)?職業(yè)健康安全目標(biāo),并要進(jìn)行分解,對完成情況要定期測量,這與企業(yè)已有的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任制的要求基本相同?因此,企業(yè)在貫徹標(biāo)準(zhǔn)管理體系時,可以將已有的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任制加以規(guī)范,不應(yīng)再另搞一套,以免造成目標(biāo)和指標(biāo)管理上的重復(fù)?
3.管理評審與日常管理相融合
管理評審是由最高管理者親自主持的一項工作?這項工作開展得是否有效,直接關(guān)系到管理體系的運行效果和持續(xù)改進(jìn)的力度?但現(xiàn)在企業(yè)搞管理評審幾乎完全為了滿足標(biāo)準(zhǔn)的要求,對持續(xù)改進(jìn)管理體系發(fā)揮的作用不大?而造成這種現(xiàn)象的一個很重要原因是管理評審沒有和企業(yè)日常的管理結(jié)合?企業(yè)為了能夠正常的運作,適應(yīng)不斷變化的內(nèi)部和外部的環(huán)境,都會定期或不定期的召開一些高層會議,如:黨政聯(lián)席會?總經(jīng)理(廠長)辦公會?生產(chǎn)經(jīng)營會等?在這些會議上研究的問題主要包括了企業(yè)的發(fā)展方向?年度計劃?市場開拓?設(shè)備改造?技術(shù)進(jìn)步?質(zhì)量安全改進(jìn)?組織機(jī)構(gòu)變化?人事調(diào)整及人才引進(jìn)等,這些問題基本上也就是管理評審需解決的一些問題,如果平時都能得到及時解決,也就基本達(dá)到了管理評審的目的?因此,為了實現(xiàn)管理評審和企業(yè)日常管理的一體化,可將這些高層會議加以規(guī)范,形成獨具特色的管理評審,會收到很好的效果?
4.改進(jìn)與質(zhì)量?環(huán)境?職業(yè)健康安全活動相結(jié)合
持續(xù)改進(jìn)已成為企業(yè)發(fā)展的動力,是企業(yè)不斷發(fā)展壯大的重要措施?其實我們一直都在做持續(xù)改進(jìn)工作,只是沒有上升到理論的高度去認(rèn)識和管理,在市場競爭如此激烈的環(huán)境中,一個不開展持續(xù)改進(jìn)的企業(yè)是不可能生存的?在企業(yè)內(nèi)部持續(xù)改進(jìn)涉及了每個部門?每個崗位?每名員工?大到企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃?技術(shù)改造計劃等的制定和實施,小到每項具體工作計劃的制定和實施,都包含了持續(xù)改進(jìn)的內(nèi)容?因此,對持續(xù)改進(jìn)工作企業(yè)應(yīng)在管理體系文件中作出層層規(guī)定,明確部門持續(xù)改進(jìn)的職責(zé)?規(guī)范?改進(jìn)措施的制定和實施程序,規(guī)定改進(jìn)措施實施效果的測量方法等?另外,企業(yè)中一直開展的QC小組活動,可以作為持續(xù)改進(jìn)工作的一種重要形式,實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)工作的全員參與?
總之,企業(yè)只有充分了解ISO9001質(zhì)量?ISO14001環(huán)境?GB/T28001職業(yè)健康安全管理體系運行中存在的不足,針對這些不足用不斷改進(jìn)整合管理體系,才能提高管理體系的運行質(zhì)量,取得事半功倍的效果,確保管理體系的有效性?
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