ISO9001認(rèn)證體系應(yīng)該解決的問(wèn)題
1、解決成熟管理體系持續(xù)改進(jìn)的落腳點(diǎn)問(wèn)題
對(duì)一個(gè)成熟管理體系來(lái)講，運(yùn)行了很多年，現(xiàn)有管理非常成熟，基礎(chǔ)管理趨于穩(wěn)定。這種環(huán)境下，繼續(xù)提高認(rèn)證組織的管理績(jī)效就非常困難，也就是說(shuō)上新的臺(tái)階不容易。此時(shí)體系持續(xù)改進(jìn)的落腳點(diǎn)在哪里？關(guān)鍵要從三個(gè)方面來(lái)抓：一是核心管理人員素質(zhì)的提高，視野的拓展，認(rèn)證組織管理層必須加大人員培養(yǎng)成本和穩(wěn)定成本；二是從基礎(chǔ)設(shè)施上進(jìn)行系統(tǒng)改造，有序有節(jié)奏的更新和維護(hù)，落實(shí)“硬件預(yù)防”的理念；三是從管理方法上進(jìn)行創(chuàng)新、在管理流程上給予優(yōu)化；這三個(gè)方面是認(rèn)證組織持續(xù)提高管理績(jī)效的基礎(chǔ)和落腳點(diǎn)。
2、解決成熟管理體系持續(xù)具有生命力的問(wèn)題
實(shí)踐證明，凡是管理體系運(yùn)行有效的，大多是將考核手段應(yīng)用到內(nèi)部管理過(guò)程中。沒(méi)有考核就沒(méi)有壓力，發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題不能夠從根本上解決，容易重復(fù)發(fā)生，反復(fù)出現(xiàn)，體系就缺乏提升的動(dòng)力；通過(guò)考核，可以形成一種良性的互相促進(jìn)作用，取長(zhǎng)補(bǔ)短，相互學(xué)習(xí)是體系提升的思想源泉。因此，需要鼓勵(lì)認(rèn)證組織將體系運(yùn)行績(jī)效融入到內(nèi)部考核之中，這樣體系才會(huì)具有持續(xù)的生命力。但考核的前提是建立一支有凝聚力的考核隊(duì)伍，形成一種積極向上的考核氣氛，在考核標(biāo)準(zhǔn)制定上多投入精力進(jìn)行研究和創(chuàng)新。
3、解決PDCA管理思想在基層管理的落實(shí)問(wèn)題
成熟管理體系的運(yùn)行必須端正管理態(tài)度，提高管理意識(shí)，不能單一將內(nèi)審、外審作為提高內(nèi)部管理績(jī)效和人員素質(zhì)的唯一機(jī)會(huì)。真正的績(jī)效提高是內(nèi)審員、外審員解決不了的，他們做的主要工作是“符合性審核”，尋找“符合的證據(jù)”。而持續(xù)改進(jìn)方面的事情恰恰應(yīng)該是獲證組織每一個(gè)基層管理者的責(zé)任。鼓勵(lì)他們采取有效措施，真正將“業(yè)務(wù)圍繞體系轉(zhuǎn)”轉(zhuǎn)變成“體系圍繞業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)”，將PDCA思想落實(shí)到最小的管理過(guò)程，將體系作為內(nèi)部業(yè)務(wù)管理的一種好手段、好方法，這樣才會(huì)為基層管理者所接受。為了強(qiáng)化認(rèn)證組織基層管理者的管理習(xí)慣，提高自我改進(jìn)意識(shí)，不妨在體系運(yùn)行過(guò)程中引入“項(xiàng)目管理”的思想，把需要控制的工作內(nèi)容或者需要解決的管理問(wèn)題看作一個(gè)項(xiàng)目，重點(diǎn)從策劃做起，關(guān)注實(shí)施、監(jiān)測(cè)和改進(jìn)。
4、解決人員培訓(xùn)及學(xué)習(xí)方法的有效性問(wèn)題
對(duì)于很多認(rèn)證組織，基層管理者沒(méi)有能夠成為培訓(xùn)的主角，沒(méi)有有效參與到培訓(xùn)過(guò)程之中。有必要鼓勵(lì)認(rèn)證組織將培訓(xùn)和學(xué)習(xí)從基層做起，這樣會(huì)推進(jìn)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的有效性。鼓勵(lì)認(rèn)證組織基層管理者雙向識(shí)別日常業(yè)務(wù)與管理文件要求的關(guān)系，以業(yè)務(wù)管理為線索識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)要求和文件要求，在此基礎(chǔ)上，再以標(biāo)準(zhǔn)要求和文件要求為線索，聯(lián)系日常業(yè)務(wù)管理。鼓勵(lì)基層管理者成為培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的教師，講解已識(shí)別出的工作和要求，在認(rèn)證組織創(chuàng)建的培訓(xùn)平臺(tái)上公開(kāi)授課，就工作接口問(wèn)題和管理要求進(jìn)行分析研討。改變?cè)型馄咐蠋熢谂_(tái)上講，員工在下面聽(tīng)的常規(guī)模式。
而對(duì)于認(rèn)證組織的內(nèi)審員、高級(jí)管理者、核心骨干人員，鼓勵(lì)他們加大外部培訓(xùn)，開(kāi)拓視野，提高認(rèn)識(shí)，見(jiàn)多識(shí)廣是最需要的。采取常態(tài)化、有效化的方式組織多層次的學(xué)習(xí)，了解認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展背景和管理目的。
5、解決認(rèn)證組織內(nèi)部管理分層次的問(wèn)題
一些認(rèn)證組織體系運(yùn)行缺乏活力，是因?yàn)槿w員工對(duì)年度管理重點(diǎn)不清晰，也有一些認(rèn)證組織管理重點(diǎn)不突出。對(duì)于成熟的管理體系，鼓勵(lì)認(rèn)證組織明確提出年度管理重點(diǎn)，也就是優(yōu)先控制內(nèi)容，在優(yōu)先控制內(nèi)容中再選擇2-3個(gè)核心控制內(nèi)容，使體系在平行推進(jìn)的基礎(chǔ)上有突出重點(diǎn)，每年系統(tǒng)解決幾個(gè)管理性問(wèn)題。
對(duì)于體系來(lái)講，“簡(jiǎn)單化”的全面抓、平行抓的管理思想存在很大的弊病，全面抓、平行抓會(huì)打消基層員工的積極性，會(huì)喪失管理體系的光環(huán)，認(rèn)證時(shí)間越長(zhǎng)，越?jīng)]有感覺(jué)，最終演變成了兩張皮，很多管理崗位容易對(duì)體系失去興趣。系統(tǒng)抓是指在分析現(xiàn)有績(jī)效和管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，每年進(jìn)行控制現(xiàn)狀分析，真正找出認(rèn)證組織的關(guān)注點(diǎn)，確定關(guān)鍵的薄弱環(huán)節(jié)或具有很大提升空間的環(huán)節(jié)。以這些環(huán)節(jié)為核心進(jìn)行重點(diǎn)抓，每年必須系統(tǒng)的解決幾個(gè)管理問(wèn)題，體系就會(huì)呈現(xiàn)勃勃生機(jī)，全體員工就會(huì)感受到體系的存在和體系的好處。
6、解決內(nèi)審員如何有效發(fā)揮監(jiān)督作用的問(wèn)題
一些獲證組織在內(nèi)審中都可以發(fā)現(xiàn)數(shù)十個(gè)不合格項(xiàng)，上百個(gè)觀察項(xiàng)，內(nèi)審資料非常齊全，審核內(nèi)容描述的很有水平。如果我們對(duì)內(nèi)審員發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分類，可以歸結(jié)為兩類：一類是每年都會(huì)出現(xiàn)但又沒(méi)有根本解決的問(wèn)題，這些就是各部門知道怎么做但又沒(méi)做好的事，占了絕大多數(shù)，這會(huì)浪費(fèi)全體員工大量的精力和成本。另一類是關(guān)注那些原來(lái)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到的事，作為內(nèi)審員更應(yīng)該有能力發(fā)現(xiàn)這樣的不合格項(xiàng)，尋找改進(jìn)機(jī)會(huì)。而改進(jìn)機(jī)會(huì)應(yīng)該是基于那些新出現(xiàn)的問(wèn)題或動(dòng)向，這一點(diǎn)很重要，否則體系總是處于初級(jí)階段，很難提高。改變的前提就是基層管理者認(rèn)真的把基礎(chǔ)工作做扎實(shí)，在此基礎(chǔ)上才能有效發(fā)揮內(nèi)審員的重要監(jiān)督作用。
7、解決內(nèi)部管理方法和技術(shù)創(chuàng)新的問(wèn)題
管理體系建立初期，是解決“有沒(méi)有管理方法，管理結(jié)果是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求”的問(wèn)題，體系成熟期，解決的是“管理績(jī)效提高和效率提高的問(wèn)題”，因此，無(wú)論什么管理方法，只要有利于提高管理績(jī)效和效率，就應(yīng)鼓勵(lì)采用。尤其要關(guān)注一些管理方法和技術(shù)方法的創(chuàng)新，要在管理體系中融入一些其他優(yōu)秀的管理思想和方法，例如：SWOT分析、矩陣分析、內(nèi)外部環(huán)境分析、需求或市場(chǎng)調(diào)研、風(fēng)險(xiǎn)控制原理等等。有了好的數(shù)據(jù)和信息基礎(chǔ)，有了先進(jìn)的技術(shù)方法作為支撐，體系才有前進(jìn)的動(dòng)力。
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