本文列舉了企業(yè)在運行管理體系過程中存在的部分問題，這些問題導(dǎo)致了體系運行的有效性未能達到預(yù)期目標(biāo)，針對這些問題，本文從企業(yè)管理中的多個維度提出了解決途徑，以期提升管理體系運行的有效性。
提升管理體系運行有效性的途徑
筆者從 2006年起開始從事管理體系認證的相關(guān)工作，接觸過各種類型的企業(yè)，對管理體系認證的有效性一直非常關(guān)注。隨著對認證的加深了解、認證審核經(jīng)驗積累以及同企業(yè)管理人員的深入溝通，筆者總結(jié)了一些規(guī)律。
什么是有效性
談到有效性，首先要明確有效性的概念是什么？有效性是指完成策劃的活動和達到策劃結(jié)果的程度 [1]。這個概念很好理解，完成策劃的活動是程序合法，是過程方法的落實，達到策劃結(jié)果的程度是實現(xiàn)預(yù)期，是目標(biāo)和方向。
那么預(yù)期、目標(biāo)和方向是什么？是管理體系在企業(yè)運行與標(biāo)準(zhǔn)的符合性嗎？這個預(yù)期只是認證機構(gòu)在審核中所關(guān)注的預(yù)期，卻絕不是企業(yè)追求的終極目標(biāo)，只是實現(xiàn)終極目標(biāo)的一個途徑。
影響有效性的癥結(jié)
通過上述分析，不難看出，企業(yè)和認證機構(gòu)在預(yù)期目標(biāo)方面的差異往往就是管理體系有效性實現(xiàn)的關(guān)鍵所在，但好在這種差異并不矛盾、對立，而且大方向是一致的。
好的產(chǎn)品是生產(chǎn)出來的，而不是檢驗出來的。對于管理體系的有效性，這個說法同樣成立，也就是企業(yè)是有效性的第一責(zé)任人。那企業(yè)究竟是如何看待管理體系呢？有部分管理者將其視若珍寶，努力推行。還有部分管理者僅將其作為參與競爭或招投標(biāo)的敲門磚，裝飾門面。還有部分管理者覺得管理體系可有可無，敷衍了事。更有甚者，覺得管理體系是企業(yè)的負累，勞民傷財。
筆者在企業(yè)審核的時候，經(jīng)常會給企業(yè)打個比方：企業(yè)運行管理體系，就好比關(guān)云長的青龍偃月刀，用的好就是利器、就是寶刀，如果耍不起來，那就勢必成為負擔(dān)。有效性的癥結(jié)就在于管理層怎么看和怎么用。
管理體系的重要性
管理體系既是國家推行的一個重要管理工具，也是國際管理專家集體智慧的結(jié)晶。
我國在 20世紀(jì) 70年代引入質(zhì)量管理概念，從全面質(zhì)量管理發(fā)展到質(zhì)量管理體系，同時還引入了 EMS、OHSMS、FSMS、HACCP等體系，隨著社會的進步和管理學(xué)的發(fā)展，管理體系認證也與時俱進，不斷進行更新調(diào)整。
從政府層面，一直積極引導(dǎo)企業(yè)以及相關(guān)部門重視管理體系的運行和認證。中國政府網(wǎng)就曾登出新華社文章《認證認可“傳遞信任，服務(wù)發(fā)展”》。李克強總理還親自簽批了《關(guān)于加強質(zhì)量認證體系建設(shè)促進全面質(zhì)量管理的意見》。
如何提升管理體系有效性
作為企業(yè)的管理者，首先要對管理體系充滿信心，甚至產(chǎn)生信仰，再將這種信心和信仰在企業(yè)內(nèi)部傳遞，領(lǐng)導(dǎo)的切實重視是體系運行有效性的關(guān)鍵，這是方向性問題。
戰(zhàn)略方向性的問題解決了之后，就是戰(zhàn)術(shù)方法，大致有以下幾個方面。
一是科學(xué)合理的架構(gòu)布局，是最基礎(chǔ)的工作，也是具有戰(zhàn)略意義的“總設(shè)計師”工作。明朝《衣錦還鄉(xiāng)》第一折就提到：“執(zhí)銳披堅領(lǐng)大兵，排兵布陣任非輕。”各個部門之間，既要能夠相互協(xié)作，又要能在職責(zé)上相互約束。
二是目標(biāo)管理，科學(xué)考核。設(shè)立合理的引導(dǎo)目標(biāo)，并實施科學(xué)的考核，會起到一個很好的指揮棒作用。很多企業(yè)對經(jīng)營指標(biāo)很重視，抓得很緊，但是對管理體系的目標(biāo)指標(biāo)卻定而不考，或者即使考核了也不會像經(jīng)營目標(biāo)那樣對被考核人有相應(yīng)的獎懲。殊不知這些管理體系，無論是質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全，還是食品安全、信息安全等，都是企業(yè)生存發(fā)展之基。
三是杜絕“兩層皮”。其實很多企業(yè)到最后覺得管理體系只是門面、可有可無、甚至負累，絕大多數(shù)是因為“兩層皮”，文件不是按照企業(yè)的實際運轉(zhuǎn)所編寫，實際操作也不是按照文件規(guī)定去執(zhí)行，文件這個“驢頭”不對實際操作這個“馬嘴”。所以一定要寫我所做，做我所寫，實事求是，認真執(zhí)行。
四是領(lǐng)導(dǎo)重視，理解先行。領(lǐng)導(dǎo)層的重視也是管理體系運行有效性的起始點和關(guān)鍵點。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層特別是一把手，要認真學(xué)習(xí)理解管理體系的主體內(nèi)容，要知道體系的關(guān)鍵點和核心在哪兒？要知道自己作為資源提供者、決策者的角色責(zé)任。要切實認清管理體系在企業(yè)發(fā)展進程中的重要性，有些是競爭力，有些是生命線，是整個企業(yè)風(fēng)險防控的工具，健康發(fā)展的法寶。
五是核心牽頭，全員參與。通常企業(yè)在運行某個管理體系時，都由品質(zhì)部或某個部門牽頭，可是這個牽頭往往就成了“全責(zé)”，體系成了某個部門甚至某個人的事。殊不知一定要調(diào)動全員參與，才能真正落實。當(dāng)然由于整體培訓(xùn)代價高，實現(xiàn)度低，其他非牽頭部門往往一時跟不上體系的節(jié)奏，但是要整體朝著全員參與的目標(biāo)推進，加強培訓(xùn)力度，確保在體系中各司其職，整體推進。
六是把體系活動和日常工作緊密結(jié)合。以管理評審為例，筆者在審核時，很少看到高質(zhì)量的管理評審材料，經(jīng)常編造出一套五花八門、毫無意義的管評材料。原因就在于沒有把體系活動和日常工作緊密結(jié)合起來。
幾乎每個正常的企業(yè)每年都要做一次年終總結(jié)，每個部門把過去一年的工作內(nèi)容、工作成績、存在問題、數(shù)據(jù)分析、改進建議等都以報告的形式呈交上來，由最高管理者組織大家評議，再列出第二年相關(guān)計劃，并明確相應(yīng)的落實措施、完成期限、負責(zé)人員，最后形成報告，這就是一個真實有效的管理評審輸入和輸出。
七是認真應(yīng)對外部審核，善于利用外部智庫。很多企業(yè)在面對外部審核時，秉承的態(tài)度是瞞天過海、蒙混過關(guān)。其實大可不必，應(yīng)該端正應(yīng)對審核的態(tài)度，利用審核組老師的外部視角去發(fā)現(xiàn)平時自己發(fā)現(xiàn)不了的問題，利用外部智庫尋求更好的解決方案。同時通過外部審核解決一些平常內(nèi)部因為人情關(guān)系阻力很難解決的問題，不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，以期持續(xù)改進。
總之，管理體系運行是個系統(tǒng)工程，如果運行的有效性能夠不斷提高，將會成為企業(yè)非常強大的核心競爭力，能為企業(yè)的發(fā)展騰飛貢獻更大力量。
[參考文獻]
[1]GB/T 19000-2016質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語 [S] 北京:中國標(biāo)準(zhǔn)出版社,2016.
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