7.5文件化信息
7.5.1總則
a)本標(biāo)準(zhǔn)要求的文件化信息；
b)組織確定的實(shí)現(xiàn)環(huán)境管理體系有效性所必需的文件化信息。
注：不同組織的環(huán)境管理體系文件化信息的復(fù)雜程度可能不同，取決于：
--組織的規(guī)模及其活動(dòng)、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；
--證明履行其合規(guī)義務(wù)的需要；
--過程的復(fù)雜性及其相互作用；
--在組織控制下工作的人員的能力。
【理解要點(diǎn)】
1.為確保組織的環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行，且利用于在組織控制下工作的人員和其他相關(guān)方理解，并使環(huán)境管理體系的相關(guān)過程按策劃得以實(shí)施，組織應(yīng)當(dāng)建立和保持充分的文件化信息。組織應(yīng)當(dāng)采用能反映其文件化和需求的方式，匯集和保持文件化信息。以過程、計(jì)劃和方案等形式存在的文件化信息應(yīng)當(dāng)?shù)玫竭m當(dāng)?shù)谋３?，以確保結(jié)果的一致性、時(shí)效性和可重復(fù)性。為了證明環(huán)境管理體系要求的有效實(shí)施，以記錄的形式存在的文件化信息應(yīng)當(dāng)作為實(shí)現(xiàn)結(jié)果或?qū)嵤┗顒?dòng)的證據(jù)得到保留，作為實(shí)現(xiàn)結(jié)果的記錄或?qū)嵤┗顒?dòng)的證據(jù)而保留的信息是組織文件化信息的一部分，但可以通過不同的管理過程予以控制。
2.為了對(duì)組織的關(guān)鍵活動(dòng)(例如，與所識(shí)別的需應(yīng)對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇有關(guān)的活動(dòng))進(jìn)行有效管理，組織可通過建立文件化的過程，規(guī)定如何實(shí)施這些活動(dòng)，并可適當(dāng)?shù)孛枋龉芾磉@些活動(dòng)的具體要求。如果組織決定不將某過程形成文件，則應(yīng)當(dāng)向在組織控制下的與此過程有關(guān)的工作人員告知需滿足的要求，適當(dāng)時(shí)可以采用信息交流或培訓(xùn)的方式。
3.組織可以選用手冊(cè)的方式呈現(xiàn)其管理體系，該手冊(cè)可以綜述或概要描述體系的主要要素，并能夠?yàn)橄嚓P(guān)的文件化信息提供導(dǎo)引。環(huán)境管理體系手冊(cè)的結(jié)構(gòu)不必遵循GB/T 24001或其他標(biāo)準(zhǔn)的條款結(jié)構(gòu)。
4. 不同組織的文件化信息的復(fù)雜程度可有所不同。創(chuàng)建不必要的或結(jié)構(gòu)繁瑣的文件化信息可能降低環(huán)境管理體系的有效性。因此，在考慮所創(chuàng)建的文件化信息的復(fù)雜程度時(shí)，組織可考慮文件化信息對(duì)環(huán)境管理體系的有效性、連續(xù)性和持續(xù)改進(jìn)將會(huì)產(chǎn)生的價(jià)值。
5.文件化信息可以以任何載體的形式加以控制(例如:紙質(zhì)的、電子的、照片和布告)，其中包含的信息對(duì)需要這些信息的人員而言是有用的、易讀的，易于理解和容易獲取的。
6.如果環(huán)境管理體系的過程與其他管理體系的過程實(shí)現(xiàn)了融合，則組織可以將有關(guān)環(huán)境管理體系的文件化信息與其他管理體系的文件化信息整合在一起。
7.以下列出了與環(huán)境管理體系有關(guān)的主要的文件化信息。這里給出的是核心的、至少應(yīng)當(dāng)形成文件的信息，為了環(huán)境管理體系的有效性，組織可以根據(jù)實(shí)際需要?jiǎng)?chuàng)建更多的文件化的信息。
①組織應(yīng)當(dāng)保持下述的文件化信息:
--環(huán)境管理體系的范圍(見4.3);
--環(huán)境方針(見5.2);
--所識(shí)別的需應(yīng)對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇(見6.1.1);
--6.1.1至6.1.4中需要的過程，其詳盡程度應(yīng)使人確信這些過程可夠按策劃得到實(shí)施(見6.1.1);
--組織的環(huán)境因素和相關(guān)的環(huán)境影響，用于確定組織的重要環(huán)境因素的準(zhǔn)則，以及組織的重要環(huán)境因素; (見6.1.2);
--組織的合規(guī)義務(wù) (見6.1.3);
--關(guān)于環(huán)境目標(biāo)的信息 (見6.2. 1);
--滿足環(huán)境管理體系要求所需的，與運(yùn)行控制過程有關(guān)的信息，其詳盡程度應(yīng)使人確信這些過程可按策劃得以實(shí)施(見8. 1);
--對(duì)6. 1.1所識(shí)別的潛在緊急情況進(jìn)行應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)所需的過程，其詳盡程度應(yīng)使人確信這些過程可按策劃得到實(shí)施(見8.2)。
②組織應(yīng)當(dāng)保留文件化信息作為下述事項(xiàng)的證據(jù)(記錄):
--能力 (適當(dāng)時(shí)); (見7.2);
--組織的信息交流 (適當(dāng)時(shí)，見7.4. 1);
--監(jiān)視、測(cè)量、分析和評(píng)價(jià)結(jié)果(適當(dāng)時(shí)，見9.1.1);
--合規(guī)性評(píng)價(jià)結(jié)果(見9.1.2);
--審核方案的實(shí)施， 以及審核結(jié)果(見9.2):
--管理評(píng)審的結(jié)果(見9.3);
--所識(shí)別的不符合的性質(zhì)和所采取的后續(xù)措施，以及任何糾正措施的結(jié)果(見10.2)。
文件化信息的其他不例包括:方案和職責(zé)的描述、程序、 過程信息、組織結(jié)構(gòu)圖、內(nèi)部和外部標(biāo)準(zhǔn)，以及現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急計(jì)劃等。
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