根據(jù)CNAS-CC 01文件要求，認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對每位審核員的表現(xiàn)進(jìn)行現(xiàn)場評價;定期對一個人進(jìn)行見證，將有助于確認(rèn)其持續(xù)的能力。認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核員的綜合能力是有效開展認(rèn)證工作，確保認(rèn)證有效性的重要保證。只有不間斷定期評價被見證人員的能力并確認(rèn)，才能保持認(rèn)證機(jī)構(gòu)持續(xù)的認(rèn)證能力。
為了滿足文件CNAS-CC 01要求，方圓標(biāo)志認(rèn)證集團(tuán)(CQM)制訂了相應(yīng)的制度——《認(rèn)證人員考評實施細(xì)則》(以下簡稱“細(xì)則”)，“細(xì)則”規(guī)定了見證人員的要求及職責(zé)、實施現(xiàn)場見證的要求、見證考評的實施及要求。
一、見證人員要求及見證類別
（一）見證人員要求
“細(xì)則”規(guī)定：具有相應(yīng)認(rèn)證領(lǐng)域中國認(rèn)證認(rèn)可協(xié)會(CCAA)審核員及以上注冊資格，并具備相應(yīng)認(rèn)證領(lǐng)域組長資格;CCAA信用評分為滿分;熟悉國家認(rèn)監(jiān)委(CNCA)、中國合格評定國家認(rèn)可委員會(CNAS)及CQM認(rèn)證管理要求;具有較強的專業(yè)能力和豐富的審核經(jīng)驗;承諾對見證過程及結(jié)果保密。只有滿足以上條件，通過本機(jī)構(gòu)資格與能力評定人員的評價，確認(rèn)滿足了相應(yīng)認(rèn)證領(lǐng)域規(guī)定的要求，才能確定其見證人員的資格。
（二）現(xiàn)場見證類別
周期見證、審核人員專業(yè)擴(kuò)展用的見證;實習(xí)晉級審核員后參與晉級注冊領(lǐng)域?qū)徍巳蝿?wù)的首次使用見證;初次作為審核組長參與審核的使用見證;新轉(zhuǎn)入審核員參與各注冊領(lǐng)域?qū)徍巳蝿?wù)的首次使用見證;審核人員專業(yè)能力評定用見證等。
二、原見證評價的流程及內(nèi)容
每年由認(rèn)證人員管理部門根據(jù)審核員上一年度考評的結(jié)果，結(jié)合審核員的專業(yè)、審核頻次，每年年初制定本年度體系審核員見證計劃，由審核計劃管理人員安排實施，三年為一周期，周期內(nèi)具備級別審核員注冊資格的人員必須被見證一次;另外，人員管理崗需將實習(xí)新晉級名單及新組長名單報予計劃人員，便于對晉級注冊及新組長的見證管理。
三、傳統(tǒng)見證考評實施的弊端
經(jīng)過幾年的運行，傳統(tǒng)見證考評的弊端逐漸顯現(xiàn)出來，主要表現(xiàn)為：
（一）實習(xí)晉級及組長見證評價實施過程信息不對等
認(rèn)證人員管理崗雖第一時間掌握本機(jī)構(gòu)人員實習(xí)晉級/新領(lǐng)域組長資格的情況，但跟審核計劃管理崗之間存在一定的信息差。假設(shè)兩個崗位人員在同一部門，可能會使這個信息差的概率降低;假設(shè)分別在兩個部門，這個概率勢必會增大。因?qū)嵙?xí)晉級及新組長的人員資格狀態(tài)為動態(tài)更新，很多客觀因素會導(dǎo)致實際見證實施不到位，譬如實習(xí)審核員晉級及首次組長未進(jìn)行首次見證就進(jìn)行正式審核的情況會屢次發(fā)生。
（二）轉(zhuǎn)機(jī)構(gòu)人員見證評價實施不到位
轉(zhuǎn)機(jī)構(gòu)認(rèn)證人員很多都具備級別審核員資格，雖然人員管理崗已在前期將此信息告知計劃實施崗，但在具體項目的推進(jìn)過程中，審核計劃崗會潛意識地進(jìn)行常規(guī)操作，而忽略轉(zhuǎn)會人員首次審核需要進(jìn)行首次見證這一要求。
（三）周期見證實施難度堪憂
周期見證評價基本在每年年初，人員管理崗將每年的周期見證計劃交予審核計劃崗。雖日常會進(jìn)行一定的監(jiān)控，但從這么多年運行的結(jié)果看，情況并不理想。對于計劃崗來說，認(rèn)證項目能順利地策劃及實施是他們首要關(guān)注的，這當(dāng)然也無可厚非。
面對以上問題，認(rèn)證人員管理崗一直都處于相對焦慮的狀態(tài)。因為他們深知，如果純粹靠制度、靠人來約束畢竟還是有限的，因為在具體實施過程中會存在各種各樣不可控的因素。
四、數(shù)字化見證管理模塊的運行
2023年4月份，方圓認(rèn)證集團(tuán)總部研發(fā)出了見證人員管理模塊，將實習(xí)晉級、新組長、專業(yè)見證、周期見證等幾大見證模塊整合到了總部人員系統(tǒng)中，并實現(xiàn)了新見證人員模塊與認(rèn)證業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完美掛接及實時聯(lián)動。
新模塊運行后，見證任務(wù)同步鏈接到了體系認(rèn)證管理系統(tǒng)，計劃崗安排審核人員參與審核項目時會顯示見證提示，見證任務(wù)完成后需在見證考評管理模塊上傳相應(yīng)見證報告和審核計劃文件結(jié)束見證活動。
示例：
圖中顯示為需要進(jìn)行周期見證的審核員，機(jī)構(gòu)人員管理崗需要在系統(tǒng)中上傳實際實施見證項目的計劃及見證報告，否則在2024年4月17日后審核計劃崗將無法實施此審核員的審核活動。
新模塊的推出，有效地解決了機(jī)構(gòu)人員管理崗和審核計劃崗之間的矛盾。此外，人員管理崗可在見證管理模塊自行添加審核人員的專業(yè)見證任務(wù)，例EnMS審核員專業(yè)擴(kuò)展后首次審核的專業(yè)見證;通過餐飲培訓(xùn)擴(kuò)F和HA的E(G.01)專業(yè)后首次審核的專業(yè)見證等。項目管理人員在體系認(rèn)證管理系統(tǒng)安排審核任務(wù)時，系統(tǒng)會提示審核人員相應(yīng)領(lǐng)域的專業(yè)見證任務(wù)。見證任務(wù)完成后，人員管理崗需收集相應(yīng)的見證報告和審核計劃，并上傳見證管理模塊，以結(jié)束見證任務(wù)。
五、見證模塊使用的優(yōu)勢
人員管理見證模塊操作簡單，審核人員的首次見證、首次組長見證、周期見證任務(wù)由模塊自動生成，工作流程自動化，節(jié)省工作量，避免因人工操作產(chǎn)生的遺漏。
模塊自動設(shè)定審核人員周期見證的起止日期，避免每年制定見證考評計劃。
模塊關(guān)聯(lián)體系認(rèn)證系統(tǒng)，項目管理崗安排審核任務(wù)時自動提示審核人員見證任務(wù)節(jié)約溝通時間，提高工作效率。
認(rèn)證機(jī)構(gòu)見證管理的數(shù)字化運行，方便了見證信息和見證實施情況的查詢。目前來看，數(shù)字化見證模塊系統(tǒng)是設(shè)計結(jié)構(gòu)最為合理、涵蓋應(yīng)用范圍最為廣泛，最能體現(xiàn)認(rèn)證機(jī)構(gòu)人員管理特點的重要系統(tǒng)模塊，具有十分重大及深遠(yuǎn)的意義。該系統(tǒng)模塊將能實現(xiàn)全過程可溯可證、全環(huán)節(jié)風(fēng)險防控、見證標(biāo)準(zhǔn)化管理、見證實施過程管理有規(guī)可依，助力認(rèn)證機(jī)構(gòu)的高質(zhì)量發(fā)展，開啟了認(rèn)證機(jī)構(gòu)見證管理的新模式。
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