一、體系策劃階段
(一)準(zhǔn)備階段
1.成立推行小組
(1) 任命管理者代表(非必須)
(2) 組建體系推行團(tuán)隊
體系推行團(tuán)隊成員應(yīng)為各部門主管或業(yè)務(wù)骨干為主的，并且能保證相對充足的時間來完成推行過程中的各項活動。
2.體系診斷和分析
公司現(xiàn)有體系狀況與將要建立的體系要求之間的差異有哪些?
哪些活動需要新建立，哪些需要廢除，哪些可以優(yōu)化和整合等，體系診斷的目的是為制定推行計劃提供依據(jù)。
3.制定推行計劃
體系推行的各項工作應(yīng)采用甘特圖的形式反映，推行負(fù)責(zé)人應(yīng)時刻關(guān)注推行進(jìn)度是否按照計劃實施。
推行計劃一般包括以下內(nèi)容：體系診斷(現(xiàn)狀調(diào)查、識別)、成立ISO推行小組并組織相關(guān)培訓(xùn)、體系文件結(jié)構(gòu)策劃、程序文件編寫、質(zhì)量手冊編寫、三階文件編寫、體系文件審查發(fā)布、體系文件宣傳培訓(xùn)、系統(tǒng)試運行、內(nèi)部稽核培訓(xùn)、第一次內(nèi)稽會議、管理審查會議、補審(關(guān)于內(nèi)部審核和管理評審)、質(zhì)量體系完善和改進(jìn)、認(rèn)證申請、現(xiàn)場審核、外審不合格項糾正、拿到證書。
4.召開啟動大會
體系推行啟動大會參與人員應(yīng)包括：管理者代表、最高管理者(職位越高越好)、體系涉及的所有部門負(fù)責(zé)人、推行組成員。啟動大會上應(yīng)說明體系推行的時間安排，重要的時間節(jié)點，以及簡單介紹各推行活動的大概內(nèi)容。
5.標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)
介紹將要推行的管理體系標(biāo)準(zhǔn)知識，此處可以和內(nèi)審員培訓(xùn)一起開展，培訓(xùn)講師可以是公司內(nèi)部人員也可以請外部機構(gòu)。
(1)全員貫標(biāo)培訓(xùn)(ISO9000標(biāo)準(zhǔn)知識為主)
(2)最高管理層培訓(xùn)(管理者職能為主)
(3)質(zhì)量管理層培訓(xùn)(有關(guān)質(zhì)量的各項文件、記錄、作業(yè)方法為主)
(4)基層員工培訓(xùn)(質(zhì)量意識、體系流程、如何按體系要求作業(yè)為主)
(5)文件編寫小組培訓(xùn)(體系文件編寫為主)
對ISO小組的成員進(jìn)行培訓(xùn)，由ISO推行小組組長對成員進(jìn)行培訓(xùn)(有些是請咨詢公司進(jìn)行外部培訓(xùn))。通過培訓(xùn)宣傳，讓全公司上下都感受到推行ISO現(xiàn)在已經(jīng)開始，形成一種氛圍。同時讓成員清楚ISO推行過程中所做哪些工作，每個人的工作內(nèi)容，怎么配合總體進(jìn)度，遇到問題通過什么途徑解決等等。
6.規(guī)范組織架構(gòu)
按照體系的管理范圍，重新梳理公司的組織架構(gòu)，并規(guī)定各部門職責(zé)。
7.明確體系方針和目標(biāo)
如果已有體系方針和目標(biāo)，應(yīng)評審其適宜性，如沒有應(yīng)建立。
8.過程識別
分析、識別和確定組織內(nèi)輸入與輸出都直接與外部顧客相關(guān)的過程(顧客導(dǎo)向過程)以及實現(xiàn)這些過程所需要的支持過程和管理過程。
9.文件編寫培訓(xùn)
該培訓(xùn)的目的使文件編寫人了解文件格式、文件編號、文件控制等要求，避免文件的頻繁修訂。
(二)文件建立階段
1.制定文件編寫計劃
按照推行總計劃制定文件編寫計劃，將需要新增或修訂的文件分配到各編寫人員，規(guī)定具體的完成日期。
一是確定整個體系文件的編寫計劃及進(jìn)度，二是確定質(zhì)量管理體系文件內(nèi)容(要編哪些程序，哪些規(guī)范，有什么表單等)。一般情況下，已經(jīng)成立有一段時間的公司，各類表單及流程都已經(jīng)完善，收集起來即可。但如果剛成立的公司則需全部整套文件進(jìn)行編寫，這樣任務(wù)很重，最好的辦法就是參照同行業(yè)中其它企業(yè)的體系文件。
2.文件編寫
按照文件編寫計劃對文件進(jìn)行編寫、修訂，包括但不限于以下文件：
a)手冊文件(如質(zhì)量手冊、環(huán)境手冊等)
b)程序文件
c)三級文件(作業(yè)規(guī)范、工藝規(guī)程等)
d)各級文件涉及的表格、標(biāo)簽格式等
體系文件有幾個方面需確定：
(1)質(zhì)量手冊、程序文件封面;
(2)質(zhì)量手冊、程序文件、規(guī)范的內(nèi)頁格式<包括表頭樣式、文件層次(目的、適用范圍、定義、職責(zé)、程序、質(zhì)量記錄、相關(guān)文件、附錄)、字體格式(包括字體大小、字體類型、行距、首行縮進(jìn)等);
(3)程序文件修訂頁格式;
(4)最好的方式是編寫一份《體系文件編寫導(dǎo)則》，規(guī)定好相關(guān)內(nèi)容。
3.文件評審
所有的文件必須經(jīng)評審才能發(fā)行，參與評審的人員為該文件涉及的各部門責(zé)任人，評審的結(jié)果是文件所有爭議的地方得以解決。
4.文件會簽
文件編寫完后，應(yīng)先確認(rèn)文件格式和編號是否符合要求，然后提交給相關(guān)授權(quán)人審核和批準(zhǔn)。
注意以下事項：檢查各文件的格式是否符合要求;檢查各文件的內(nèi)容是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求;檢查各文件之間的是否沖突、關(guān)聯(lián)內(nèi)容是否銜接得上;對應(yīng)的表單及相關(guān)支撐性文件是否合理;質(zhì)量手冊要作為審查的重點。文件發(fā)布時要嚴(yán)格按照文件管理程序進(jìn)行管理。
5.文件受控與發(fā)行
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