7支持
7.1資源
為建立、實施、維護和持續(xù)改進合規(guī)管理體系,組織應確定并提供所需的資源。
7.2 能力
7.2.1通則
組織應:
——確定在其控制下工作、影響合規(guī)績效的人員所需的能力;
——確保這些人員在適當的教育、培訓或經驗的基礎上勝任工作;
——適用時,采取措施獲得所需的能力,并評價所采取措施的有效性。
適當的文件化信息應作為能力證據可獲取。
注:適當的措施可能包括，例如:向現(xiàn)有人員提供培訓、指導或重新分配工作;或者聘用或勞務雇用能夠勝任的人員。
7.2.2聘用過程
組織應針對其所有人員開發(fā)、確立、實施和維護以下過程:
a)要求人員遵守組織的合規(guī)義務、方針、過程和程序,作為人員的聘用條件;
b)在聘用后的適當期間內,新聘用人員能獲得合規(guī)方針的副本或者有渠道獲得合規(guī)方針,并獲得關于合規(guī)方針的培訓;
c)對于違反組織合規(guī)義務、方針、過程和程序的人員,應采取適當的紀律處分。
作為聘用過程的一部分,組織應結合崗位和人員可能引發(fā)的合規(guī)風險,在任何聘用、調動和晉升之前按要求進行盡職調查。
組織應實施對績效目標、績效獎金和其他激勵措施進行定期評審的過程,以驗證是否有適當的措施來防止鼓勵不合規(guī)。
7.2.3培訓
組織應定期對有關人員進行培訓,培訓應在聘用開始時和組織策劃的時間間隔實施。
培訓應:
a)適合于人員的崗位及其面臨的合規(guī)風險;
b)進行有效性評估;
c)進行定期評審。
結合已識別的合規(guī)風險,組織應確保實施程序對代表組織開展業(yè)務并可能給組織帶來合規(guī)風險的第三方進行培訓,提高其合規(guī)意識。
培訓記錄應作為文件化信息予以保留。
7.3意識
在組織控制下工作的人員應知道:
——合規(guī)方針;
——他們對合規(guī)管理體系有效性的貢獻,包括改善合規(guī)績效帶來的效益;
——不符合合規(guī)管理體系要求的后果;
——提出合規(guī)疑慮的方法和程序(見8.3);
——工作崗位的合規(guī)義務與合規(guī)方針的關系;
——支持合規(guī)文化的重要性。
7.4 溝通
組織應確定與合規(guī)管理體系有關的內部和外部溝通,包括:
a)溝通什么，
b)何時溝通，
c)與誰溝通，
d)如何溝通。
組織應:
——結合溝通需求,綜合考慮溝通的多樣性和潛在障礙;
——確立溝通的過程,確保結合了相關方的意見;
——在確立溝通過程時;
●應將其合規(guī)文化、合規(guī)目標和義務納人溝通內容;
●應確保所溝通的合規(guī)信息與來源于合規(guī)管理體系的信息一致且可信;
——對與合規(guī)管理體系相關的溝通內容進行回應;
——視情況,保留文件化信息作為其溝通的證據;
——在組織的各層級和職能內部溝通與合規(guī)管理體系有關的信息,視情況包括合規(guī)管理體系的變更;
——確保人員能在溝通過程中為合規(guī)管理體系的持續(xù)改進做出貢獻;
——確保人員能在溝通過程中提出合規(guī)疑慮(見8.3);
——通過組織確立的溝通過程,對外溝通包括其合規(guī)文化、合規(guī)目標和義務在內的與合規(guī)管理體系相關的信息。
7.5文件化信息
7.5.1通則
組織的合規(guī)管理體系應包括:
a)本文件要求的文件化信息;
b)組織確定的,對于合規(guī)管理體系有效性所必需的文件化信息。
注:不同組織的合規(guī)管理體系文件化信息的程度可能不同取決于:
——組織的規(guī)模及其活動、過程、產品和服務的類型;
——過程及其相互作用的復雜度;
——人員的能力。
7.5.2文件化信息的創(chuàng)建和更新
在創(chuàng)建和更新文件化信息時，組織應確保適當的:
——標記和說明(例如,標題、日期、作者或文件編號);
——形式(例如,語言文字、軟件版本、圖形)和載體(例如,紙質的、電子的);
——針對適宜性和充分性的評審和批準。
7.5.3文件化信息的控制
應控制合規(guī)管理體系和本文件要求的文件化信息，以確保其:
a)在需要的場所和時間均可獲得并適于使用;
b)得到充分保護(例如，防止泄密,不當使用或完整性受損)。
為了控制文件化信息,組織應開展以下適用的活動:
——分發(fā)、訪問、檢索和使用;
——存儲和防護,包括保持易讀性;
——對變更的控制(例如，版本控制);
——保留和處置。
對于組織確定的,策劃和運行合規(guī)管理體系必要的、來自外部的文件化信息，應視情況進行識別,并予以控制。
注:訪問可能意味著只允許查看文件化信息的權限,或者允許并授權查看和變更文件化信息的權限。
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