合規(guī)大勢下，合規(guī)幾乎涉及到企業(yè)的方方面面，知識產權也成為企業(yè)合規(guī)中的一個重要組成部分。
隨著我國知識產權法律法規(guī)的逐漸完善，專利法、商標法、著作權法、植物新品種保護條例、商業(yè)秘密保護條例等法律法規(guī)的多次修正，企業(yè)應該做到合法合規(guī)的管理自己的知識產權。
但在繁復的法規(guī)條文下，企業(yè)如何管理、如何做到合法合規(guī)，卻需要律師的協(xié)助共同完成。
但現(xiàn)在企業(yè)的合規(guī)不只是“符合一定的準則或規(guī)則”，而是企業(yè)為免受法律制裁、監(jiān)管處罰、財務或聲譽損失, 從治理結構、內控機制、責任價值建立的“全面風控”意識、標準和取向, 從行為預期上又突出強調對違規(guī)的“零容忍”。
無論是監(jiān)管機構對擬上市企業(yè)在IPO過程中(特別是科創(chuàng)板)的知識產權核查，還是高新技術企業(yè)認定及撤銷，都給企業(yè)的知識產權合規(guī)工作帶來嚴峻的挑戰(zhàn)。
對法律人來說，如何幫助企業(yè)搭建知識產權合規(guī)管理體系，同時將合規(guī)保障機制融入企業(yè)業(yè)務流程，防控企業(yè)在重點領域和關鍵環(huán)節(jié)的風險，成為考驗其執(zhí)業(yè)能力的重難點。
合規(guī)管理是一種過程管理，由多個相互依存、相互加強的要素組成。在一家企業(yè)內新建一套合規(guī)管理體系，或者將原來零散的若干合規(guī)管理舉措重新梳理、補缺、強化，形成一套完整的合規(guī)管理體系，我們會看到企業(yè)合規(guī)管理體系的建設是存在一個相對固定的流程的。
01合規(guī)組織架構設計
搭建合規(guī)管理體系的第一步，首先是保證“有人能夠持續(xù)的、負責任的來做這件事”。這便是設計合規(guī)管理的組織架構以及明確各個組織層級的合規(guī)職責。一般來說，合規(guī)管理工作之所以在企業(yè)內開展起來，都是有一定原因的。在央企、國企內，主要是來自國資委的要求和推動。這個工作的啟動，大部分是落在現(xiàn)有的法務部門上面，也有個別是放到原來負責內部控制工作的內控部門或負責全面風險管理工作的審計部門等部門上面。
不管是法務部，還是內控部，亦或審計部，都是合規(guī)管理組織架構中最為關鍵的一環(huán)。因為合規(guī)管理是一個“法律+管理”的專業(yè)工作，需要法律與風險管理專業(yè)人士作為主導。合規(guī)組織架構中，核心是合規(guī)部門，其前身可能是前述轉型過來的法務人員、內控人員或審計人員等。唯有先明確合規(guī)部及合規(guī)人員，合規(guī)管理體系搭建工作才算有人具體對接和推動。
在合規(guī)部門之上，必須再設置一個能夠統(tǒng)籌合規(guī)部、業(yè)務部門、其他職能部門等的更高層的職位或組織。這個“組織”往往被放在董事會層級，即董事會下設一個專門的“合規(guī)委員會”。鑒于合規(guī)管理的風險管理屬性，合規(guī)委員會可以是一個單獨的委員會，也可和“風險管理委員會”等合署。合規(guī)委員會是企業(yè)合規(guī)管理體系中最高的權力機構，其最終決定合規(guī)工作中的一切重要事項。合規(guī)委員會一般吸納董事會內的1-2位董事參與，也將合規(guī)部門的負責人——首席合規(guī)官作為委員的成員。
與合規(guī)部門并行的是各業(yè)務部門、各職能部門，這些部門之前一直存在。在合規(guī)管理體系建設過程中，必須明確賦予其在合規(guī)管理工作上的職責。例如，合規(guī)風險自查工作，必須由業(yè)務部門定期執(zhí)行，并將結果向合規(guī)部門報送。
在合規(guī)部門內，有必要進一步細分為各個合規(guī)崗，如負責反腐敗調查的合規(guī)經(jīng)理，負責合規(guī)檢查的合規(guī)主管，負責數(shù)據(jù)合規(guī)的合規(guī)專員等。如企業(yè)規(guī)模足夠大，可配置多名合規(guī)崗，按照合規(guī)領域進行人員分工，將更有利于合規(guī)管理整體工作。如企業(yè)合規(guī)人員人手不足，一人兼任多個合規(guī)崗也是一種不得已的選擇，但應保證最低人數(shù)的合規(guī)崗。
合規(guī)組織架構應自上而下的設計，從企業(yè)最高決策層到企業(yè)的業(yè)務一線，都應考慮配備合規(guī)人員。對各層級的合規(guī)組織，包括合規(guī)委員會、合規(guī)部門、合規(guī)崗(專職或兼職的)，要有明確的職責設計說明。同時，對于非專門的合規(guī)組織，從董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層、業(yè)務部門、職能部門，下屬單位，都應有明確的合規(guī)職責說明。
02梳理企業(yè)的業(yè)務流程
合規(guī)管理的對象是企業(yè)及其員工的經(jīng)營管理行為，其實就是指企業(yè)的業(yè)務。這里的業(yè)務包括直接幫助企業(yè)創(chuàng)造利潤的“經(jīng)營行為”，如投資、采購、銷售、運營等行為;也包括致力于提高前述創(chuàng)造利潤行為的效率以及防范其風險的“管控行為”，如人力資源管理、財務管理、風險管理等行為。合規(guī)管理本質上是一種風險管理，面向投資、采購、銷售等經(jīng)營行為，同時也面向人力資源、財務、行政后勤等管理行為，甚至是內控、監(jiān)察等風險管理自身的管理行為。作為風險管理，先要由風險專業(yè)人員把“管理對象”摸清楚，即梳理企業(yè)的業(yè)務。
現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務，基本上開始以從職能轉向流程的方式展開。流程是一系列活動的總稱，流程為用戶提供某項具體服務或產品。流程具有重復性、目標性和過程性等特點。在流程思維下，原來的投資、采購、銷售、運營等職能行為轉為投資流程、采購流程、銷售流程、運營流程等。這種轉化并不是字面上的文字游戲，而是更為反映業(yè)務的真實特點。流程其實是客觀存在于企業(yè)的業(yè)務過程之中的，為更有效地提高業(yè)務的效率與效益，現(xiàn)代中大型企業(yè)的管理全部轉向以流程為基礎的管理。從而，梳理企業(yè)的業(yè)務，其實就是分析企業(yè)的業(yè)務流程。
所有的企業(yè)風險，歸根結底都是起因于業(yè)務行為，也就是來源于某個業(yè)務流程的缺陷、缺失或錯誤。對業(yè)務流程進行梳理，是全部的內部控制及風險管理等類似工作的一個共同基礎，當然也是合規(guī)管理工作的一項基礎。梳理企業(yè)的業(yè)務(流程)，之所以是合規(guī)管理體系搭建的第二步，其原因也正在于此。無論是后期的識別合規(guī)風險，還是管控合規(guī)風險，都需要建立在對業(yè)務流程的了解之上。
對業(yè)務流程的梳理，屬于流程管理學領域的知識。如果企業(yè)規(guī)模小，業(yè)務較為簡單，其流程梳理自然簡單。但如屬于集團性質的大型企業(yè)，可能有多個業(yè)務條線(事業(yè)部或下屬控參股公司)，同時又是集團層面統(tǒng)一的職能管控，那么梳理該類企業(yè)的業(yè)務流程，對于平時僅熟悉法律的合規(guī)或風控等非業(yè)務人員來說，可能存在很大的難度。
03收集企業(yè)的合規(guī)義務
梳理企業(yè)的業(yè)務流程，最終目的是為了發(fā)現(xiàn)企業(yè)潛在的合規(guī)風險。但光有對業(yè)務的了解并不能自動地知曉企業(yè)面臨的合規(guī)風險，還需要了解法律、法規(guī)的規(guī)定及其變化。正是這些法律、法規(guī)及其變化，作用于企業(yè)的業(yè)務流程，或業(yè)務流程有存在違反這些規(guī)定的地方，才產生了合規(guī)風險。因此，除了熟悉業(yè)務，我們還必須熟悉企業(yè)業(yè)務流程進行過程中所應遵守的法律、法規(guī)及其變化，即還必須收集企業(yè)的合規(guī)義務，并隨時關注其變化。
企業(yè)合規(guī)義務是企業(yè)業(yè)務行為的邊界，包括法律、法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、道德規(guī)范、國際規(guī)則，他國域外法等。任何企業(yè)是處于層層“規(guī)”之下的。在法治經(jīng)濟、法治社會下，這些“規(guī)”的數(shù)量非常龐大，而且錯綜復雜，甚至“規(guī)”自身也不盡完善，并一直處于變化之中。這些特點，帶來了識別本企業(yè)應適用哪些“規(guī)”的難度。故需要專門的法律與合規(guī)人員，對“規(guī)”進行收集。
收集本企業(yè)的主要合規(guī)義務，可從兩個方面展開。一是從企業(yè)的業(yè)務流程展開。企業(yè)的研發(fā)流程，銷售流程，營銷流程，投資流程，人力資源管理流程，財務稅務管理流程等，所各自應遵守的主要法律、法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定、國際規(guī)則等，分別有哪些?最后形成企業(yè)的業(yè)務常用合規(guī)義務清單。這個合規(guī)義務清單，以法律條文或法律規(guī)則為基本單位。例如，企業(yè)在營銷環(huán)節(jié)，要遵守反不正當競爭法規(guī)定的禁止混淆、不得商業(yè)賄賂、禁止虛假宣傳等，以及遵守廣告法規(guī)定的不得使用“國家級”、“最高級”、“最佳”等用語，不得發(fā)布虛假廣告等，以及價格法規(guī)定的不得有不正當價格行為等。
二是從企業(yè)應遵守的部門法歸屬角度展開。這就是我們常說的合規(guī)管理領域，它包括反賄賂反腐敗合規(guī)義務，反洗錢合規(guī)義務，反壟斷反不正當競爭合規(guī)義務，數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡安全合規(guī)義務，環(huán)境保護合規(guī)義務，知識產權合規(guī)義務，勞動用工合規(guī)義務。當然，這個角度的合規(guī)義務，與部門法也不是完全吻合的，但基本上可對應于某個部門法及某個部門法內的某部主要“法律”。
因合規(guī)義務數(shù)量非常多，我們幾乎無法窮盡一次收集完企業(yè)應遵守的全部合規(guī)義務。即便耗費大量人力物力收集齊全了，我們也無法消化。故合規(guī)義務的收集，需要關注與企業(yè)業(yè)務的關聯(lián)度。與企業(yè)所在行業(yè)、所采取的商業(yè)模式、所采用的運作流程密切相關的法律、法規(guī)，國際規(guī)則，特別是行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，才是重點收集對象。同時，與企業(yè)業(yè)務流程梳理的方法類似，我們可集專門力量，先建立通用或某行業(yè)的合規(guī)義務庫，為某具體展開合規(guī)義務收集工作的企業(yè)提供參考，將收集工作變?yōu)楹Y選、增補工作。
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