遠程管理體系審核是指管理體系審核人員借助現(xiàn)代化的可視化技術(shù)和通訊技術(shù)對受審核方在異地實施的一種遠程管理體系的審核方法。隨著信息技術(shù)和可視化技術(shù)的日益發(fā)展和完善，這種遠程管理體系審核也正在認證行業(yè)得到不斷的推廣和應(yīng)用。
從專業(yè)上來講，遠程管理體系審核特別適用于審核場所受到限制的情況，這樣，審核人員可利用技術(shù)手段和方法對受到限制的審核場所實施審核，比如在當(dāng)下新冠肺炎疫情之下，為了有效防控新冠肺炎病毒的傳播，認證機構(gòu)就可以實施相應(yīng)的遠程管理體系審核。
遠程管理體系審核具有諸多優(yōu)勢如下：
1. 減輕審核人員旅途奔波，例如對于一些處于偏遠地區(qū)的審核現(xiàn)場，采用遠程管理體系審核，可以使審核人員減少不必要的路途勞累和交通風(fēng)險，提高審核效率。
2. 降低審核差旅成本，減少審核人員在審核過程中的旅途時間，從而使審核活動更加經(jīng)濟而環(huán)保。
3. 促進審核人員不斷獲取新知識，推動對新技術(shù)和新工具的探索和應(yīng)用。
當(dāng)然，任何事情都有其兩面性，遠程管理體系審核與常規(guī)現(xiàn)場審核相比較，也可能存在如下弊端：
1. 增大了審核時間的把控難度。遠程管理體系審核通常需要依靠網(wǎng)絡(luò)傳輸、共享信息平臺等技術(shù)手段來獲取受審核方的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，這樣，信息和數(shù)據(jù)傳遞過程的時效性勢必會影響到審核時間效果，甚至還會因為信息和數(shù)據(jù)傳遞中斷而導(dǎo)致審核過程的延遲，甚至中斷。
2. 影響審核信息和數(shù)據(jù)獲取的客觀性。審核人員在現(xiàn)場審核時，會自主選擇抽樣內(nèi)容，確保審核的客觀性。而在實施遠程審核時，審核過程則需要借助受審核方的配合，這可能會存在被受審核方引導(dǎo)審核的情況，從而導(dǎo)致審核抽樣的信息和數(shù)據(jù)不夠客觀。
3. 削弱了審核信息和數(shù)據(jù)的獲取，可能會影響審核判斷結(jié)果的準(zhǔn)確性。在現(xiàn)場審核時，審核人員可以通過觀察、感知、溝通、求證等多種方式獲取相關(guān)審核信息和數(shù)據(jù)來對管理體系的符合性、適宜性和有效性進行判斷。而在實施遠程審核時，則有時會限制了審核人員的觀察、感知，增加了與現(xiàn)場受審核人員溝通和求證的難度，導(dǎo)致對審核結(jié)果的判斷比現(xiàn)場審核會有所衰減。
如果能夠有效改善和規(guī)避遠程管理體系審核存在的潛在不足，而在特定條件下所實施的遠程審核模式或者現(xiàn)場審核與遠程審核相結(jié)合的模式，將會越來越受到認證行業(yè)的認同和應(yīng)用，而且也一定會受到廣大認證顧客的歡迎，特別是在當(dāng)下新冠肺炎疫情情況下，實施有效的遠程管理體系審核，將在確保疫情防控以及推動管理體系認證審核工作的持續(xù)良性運行中發(fā)揮重大而深遠的作用。
如何有效發(fā)揮遠程管理體系審核的優(yōu)勢并降低其負面影響，是當(dāng)前認證行業(yè)及審核人員所面臨的一個重要問題。本人根據(jù)多年以來從事管理體系審核的實踐經(jīng)驗，結(jié)合遠程管理體系審核的特點，從管理體系審核策劃和實施兩方面對遠程管理體系審核進行了一些探索性思考和分析，現(xiàn)將相關(guān)思考和分析結(jié)果歸納總結(jié)如下，期望與認證行業(yè)同行分享：
審核項目的篩選
認證機構(gòu)的技術(shù)人員應(yīng)基于受審核方的認證范圍、管理體系成熟度、業(yè)務(wù)活動及風(fēng)險、基礎(chǔ)設(shè)施(包括遠程審核設(shè)備條件)、信息安全保證及人員能力等條件對審核項目進行篩選，初步確定是否對某一受審核方實施遠程審核，或遠程審核與現(xiàn)場審核相結(jié)合的審核。
當(dāng)然，無論采取何種遠程審核方式，均需要獲得受審核方的支持和配合，并獲得認可機構(gòu)和監(jiān)管機構(gòu)的批準(zhǔn)。
審核組的選擇
遠程審核組人員在滿足審核技術(shù)條件的前提下宜少不宜多，以方便受審核方的遠程應(yīng)對，以及審核組人員之間的內(nèi)部溝通。
審核準(zhǔn)備
與現(xiàn)場審核相比較，遠程審核的審核準(zhǔn)備是一個更加關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。
審核組長需要提前與受審核方負責(zé)人員進行必要的溝通，確認遠程審核設(shè)施和相應(yīng)條件的滿足程度，包括必要時得到審核小組中專業(yè)審核員和受審核方IT技術(shù)人員以及設(shè)備管理人員的配合和支持;
審核計劃得到受審核方的確認，宜進一步明確遠程審核部門或場所接受審核的人員、溝通的設(shè)施設(shè)備、現(xiàn)場要求和審核資料的獲取路徑等;
針對遠程審核過程的突發(fā)情況，要有所考慮和策劃，必要時要有應(yīng)對預(yù)案。
審核實施要點
與現(xiàn)場審核相比較，需要對以下方面內(nèi)容給予相應(yīng)的關(guān)注：
審核首末次會議要進一步明確遠程審核的要求，包括對受審核方信息和數(shù)據(jù)的保密要求;
嚴(yán)格把控受審核部門和場所的審核時間;
審核過程要強調(diào)信息安全，避免審核信息和數(shù)據(jù)對外泄露;
確保審核抽樣的客觀性和公正性，避免被受審核方引導(dǎo)來進行審核抽樣;
積極應(yīng)對突發(fā)情況，比如如果出現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)采集中斷情況，那么應(yīng)積極采取應(yīng)對措施;
對于每個審核部門或場所的審核結(jié)束后，宜適當(dāng)安排與受審核部門人員進行小結(jié)，以確認相關(guān)審核信息;
妥善處理受審核方提供的管理體系運行證據(jù)材料，保留好審核記錄;
采用遠程審核和現(xiàn)場審核相結(jié)合的審核模式時，還要充分考慮這兩個審核階段之間的審核接口，確保相關(guān)審核信息的可追溯性及審核的連續(xù)性。
綜上所述，遠程管理體系審核不僅具有重要的現(xiàn)實意義，而且作為一種伴隨著數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展而產(chǎn)生的審核技術(shù)方法，一定會得到認證行業(yè)的普遍認同和應(yīng)用。本人相信，隨著遠程管理體系審核得到認證行業(yè)越來越廣泛的推廣和應(yīng)用，并經(jīng)過廣大專業(yè)化審核人員的進一步持續(xù)不斷的實踐和認識，再實踐和再認識，這一創(chuàng)新型遠程審核方法必將會在認證審核過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，從而促進認證行業(yè)健康而可持續(xù)地向前發(fā)展。
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