審核的有效性不等于體系運(yùn)行有效性的全部，成功的審核是客觀公正地進(jìn)行審核發(fā)現(xiàn)，并有效地利用審核發(fā)現(xiàn)不斷地改進(jìn)體系和運(yùn)行的績(jī)效。下面我們分享一下：審核知識(shí)系列-舉行首次會(huì)議（目的、會(huì)議內(nèi)容、注意事項(xiàng)）
舉行首次會(huì)議
（一）首次會(huì)議的目的
首次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持。
其目的是：確認(rèn)對(duì)審核計(jì)劃的安排達(dá)成一致;介紹審核組成員;確保所策劃的審核活動(dòng)能夠?qū)嵤?/p>
首次會(huì)議的參加人員通常包括：審核組成員、受審核方管理層主要人員、受審核方主要職能部門的負(fù)責(zé)人、受審核方陪同審核的人員等。第三方認(rèn)證審核的首次會(huì)議應(yīng)當(dāng)是正式的，并保存出席人員的記錄。
（二）首次會(huì)議內(nèi)容
首次會(huì)議詳略程度應(yīng)與受審核方對(duì)審核過(guò)程的熟悉程度相一致。在許多情況下， 例如小型組織的內(nèi)部審核，首次會(huì)議可包括對(duì)即將實(shí)施的審核的簡(jiǎn)單溝通和對(duì)審核性質(zhì)的簡(jiǎn)單解釋。首次會(huì)議應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：
(1) 介紹與會(huì)者， 包括審核組成員、觀察員和向?qū)В?概述與會(huì)者的職責(zé);
(2) 確認(rèn)審核目的、范削和準(zhǔn)則;
(3) 與受審核方確認(rèn)審核計(jì)劃以及相關(guān)的其他安排;如：末次會(huì)議的日期和時(shí)間，審核組和受審核方管理層之間的臨時(shí)會(huì)議，以及任何新的變動(dòng);
(4) 審核中所用的方法， 包括告知受審核方審核證據(jù)只是基于可獲得信息的樣本;
(5) 介紹由于審核組成員的到場(chǎng)對(duì)組織形成的風(fēng)險(xiǎn)的管理方法， 如：審核組到場(chǎng)形成的安全風(fēng)險(xiǎn)等;
(6) 確認(rèn)審核組和受審核方之間的正式溝通渠道;
(7) 確認(rèn)審核所使用的語(yǔ)言;
(8) 確認(rèn)在審核中將及時(shí)向受審核方通報(bào)審核進(jìn)展情況;
(9) 確認(rèn)巳具備審核組所需的資源和設(shè)施;
(10) 確認(rèn)有關(guān)保密和信息安全事宜;
(11) 確認(rèn)審核組工作時(shí)的安全事項(xiàng)、應(yīng)急和安全程序;
(12) 報(bào)告審核發(fā)現(xiàn)的方法，包括任何分級(jí)的信息;
(13) 有關(guān)審核可能被終止的條件的信息;
(14) 有關(guān)末次會(huì)議的信息;
(15) 有關(guān)受審核期間可能的審核發(fā)現(xiàn)的信息;
(16) 有關(guān)受審核方對(duì)審核發(fā)現(xiàn)、審核結(jié)論(包括抱怨和申訴)的反饋渠道的信息。首次會(huì)議向受審核方提供詢間的機(jī)會(huì)。
（三）首次會(huì)議的注意事項(xiàng)
舉行首次會(huì)議應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
(1) 首次會(huì)議應(yīng)在審核計(jì)劃確定的時(shí)間內(nèi)， 由審核組長(zhǎng)主待準(zhǔn)時(shí)開始，一般控制在30分鐘左右;
(2) 雙方人員簽到，并記錄;
(3) 受審核方主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參加首次會(huì)議。特殊情況下應(yīng)指定代表參加。審核組不應(yīng)強(qiáng)求某一公司領(lǐng)導(dǎo)非參加不可;
(4) 審核計(jì)劃如有需要可作適當(dāng)調(diào)整;
(5) 應(yīng)營(yíng)造務(wù)實(shí)、融洽、坦誠(chéng)透明的會(huì)議氣氛。
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