如何實現(xiàn)ISO14001環(huán)境管理體系的文件化
在各類管理體系和管理模式的實際運用中,有一句話廣為流傳:"寫你想做的,做你所寫的,記錄下來你所做的",不難看出這三方面都包含了寫和記的內(nèi)容,那么在ISO14001環(huán)境管理體系中如何發(fā)揮寫和記的作用呢？在ISO14001標(biāo)準(zhǔn)中,涉及兩個專門的條款,即ISO14001標(biāo)準(zhǔn)4.4.4環(huán)境管理體系文件和ISO14001標(biāo)準(zhǔn)4.5.3記錄,它們便體現(xiàn)了ISO14001環(huán)境管理體系的文件化.
ISO14001標(biāo)準(zhǔn)4.4.4環(huán)境管理體系文件條款是這樣闡述的:
組織應(yīng)以書面或電子形式建立并保持下列信息:
a)對ISO14001管理體系核心要素及其相互作用的描述;
b)查詢相關(guān)文件的途徑
概況地講就是將ISO14001環(huán)境管理體系的各個方面包括ISO14001環(huán)境方針、策劃、實施、檢查和糾正以及ISO14001管理評審等17個要素形成文件,闡明其內(nèi)在相互作用,形成一個文件的體系,并提供相關(guān)文件的路徑.
ISO14001標(biāo)準(zhǔn)4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內(nèi)容,我們這里討論的ISO14001環(huán)境管理體系文件化主要涉及前者的內(nèi)容.記錄為ISO14001環(huán)境管理體系連續(xù)運行提供了證據(jù).
ISO14001環(huán)境管理體系的文件化使環(huán)境管理體系這一工具從無形到有形,它是建立和保持ISO14001環(huán)境管理體系的一項重要基礎(chǔ)工作,也是組織達到預(yù)期的環(huán)境行為、評價和改善環(huán)境管理體系、實現(xiàn)預(yù)防污染和持續(xù)改進必不可少的依據(jù)和見證,可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來,體系文件的質(zhì)量將會直接影響到ISO14001體系實施的效果,而且文件化又為體系的運行和維護提供了見證和依據(jù).
接下來我們就進一步介紹一下ISO14001環(huán)境管理體系文件的形式,結(jié)構(gòu)和功能.
ISO14001文件的形式包括書面和電子兩種形式,書面的形式較為多見,所謂"白紙黑字",不受設(shè)施的限制.隨著管理的進步,越來越多的組織已逐步轉(zhuǎn)向無紙化辦公,在組織內(nèi)部實行文件的網(wǎng)絡(luò)化管理,這樣可以節(jié)約大量的資源,且利于對文件的控制.
ISO14001文件的結(jié)構(gòu)是許多組織關(guān)注的問題,ISO14001標(biāo)準(zhǔn)本身并未規(guī)定體系文件的結(jié)構(gòu)是什么樣的,它應(yīng)依據(jù)組織的規(guī)模和環(huán)境管理工作的復(fù)雜程度來定,在進行文件編寫的時候,首先就應(yīng)確定體系文件的結(jié)構(gòu),即體系文件是如何設(shè)置的以及它們之間的層次和相互關(guān)系是怎樣的.
許多企業(yè)在建立ISO14001環(huán)境管理體系之前已建立了ISO9001質(zhì)量體系,那么將ISO14001環(huán)境管理體系文件納入企業(yè)質(zhì)量體系或全面管理體系文件中,是不是可以呢？ISO14001標(biāo)準(zhǔn)中并沒有反對我們這樣做,這樣也確實存在一定的優(yōu)點,可保持企業(yè)管理體系的完整性和結(jié)構(gòu)化,保證文件管理的統(tǒng)一,確保職責(zé)的明確并減少重復(fù),但我們也應(yīng)該看到,環(huán)境管理體系是一個相對獨立的體系,在我國整體環(huán)境管理水平又比較低,為了便于管理、重點突出和方便內(nèi)部和外部審核,我們建議大中型企業(yè)特別是在ISO14001環(huán)境管理體系建立初期形成獨立的環(huán)境管理體系文件.
ISO14001體系文件的結(jié)構(gòu)可以參照ISO9000族的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),將其分為ISO14001手冊、ISO14001程序文件、ISO14001作業(yè)指導(dǎo)書和ISO14001記錄四級.
組織可以依據(jù)其規(guī)模,管理職能設(shè)置以及環(huán)境管理工作的復(fù)雜程度來確定適合其的環(huán)境管理體系文件的結(jié)構(gòu).
例如對于一個小型企業(yè),職能設(shè)置相對簡單,環(huán)境因素較少且環(huán)境管理工作復(fù)雜程度不高,即可根據(jù)需要將手冊和程序文件合并或?qū)⒊绦蛭募妥鳂I(yè)指導(dǎo)書合并,這樣可以更加方便管理,而對于大型的企業(yè)集團,例如雖是集中一貫制管理,但部門龐大機構(gòu)設(shè)置繁雜,或集團下設(shè)多個分公司并謀求統(tǒng)一認證,其環(huán)境管理體系文件可以設(shè)置多級結(jié)構(gòu),例如程序文件便可分為公司一級和部門一級,在這方面已通過認證的寶鋼集團、科龍集團、上海大眾汽車有限公司等均進行了有益的探索和嘗試.
ISO14001環(huán)境管理體系文件結(jié)構(gòu)化設(shè)置的每一層次均應(yīng)發(fā)揮其各自的功能和作用.
ISO14001環(huán)境管理手冊是用來闡明組織的ISO14001環(huán)境方針,提供ISO14001重大環(huán)境因素、ISO14001目標(biāo)指標(biāo)方案、適用法律法規(guī),明確環(huán)境管理組織機構(gòu)與職責(zé),簡要描述17個體系要素和它們之間的相互關(guān)系,是組織環(huán)境管理體系的高度概況,為環(huán)境管理工作提供指南及綱領(lǐng),使得體系保持相對穩(wěn)定性.將其提供給中高層管理者可以明確體系概貌、各部門的職責(zé)及相互關(guān)系,以便統(tǒng)一分工及協(xié)調(diào)管理;將其用于ISO14001內(nèi)部審核或外部審核,可以使審核人員抓住體系的要旨和脈絡(luò);手冊還為體系文件提供總體的指南及索引;部分企業(yè)也將手冊提供給相關(guān)方,向社會宣傳企業(yè)的環(huán)境管理工作及業(yè)績.
ISO14001程序文件應(yīng)包含環(huán)境管理體系中一個邏輯上相對獨立的內(nèi)容,可以是環(huán)境管理體系的一個要素（如信息交流程序）或要素中的一個部分（如環(huán)境因素識別程序）或幾個環(huán)境管理體系要素相互關(guān)聯(lián)的一組活動（如廢棄物管理程序）,為其規(guī)定控制要點,使體系中該方面的活動處于程序化、文件化的受控狀態(tài),這就避免了由于缺乏文件化管理而造成的經(jīng)驗主義,偶然得失,使得要做的工作具體而明確,程序文件可以看作是企業(yè)內(nèi)部強制執(zhí)行的法規(guī)性文件,程序文件是手冊的支持性文件.
ISO14001作業(yè)指導(dǎo)書側(cè)重于對操作性崗位或某一局部活動的規(guī)定,可以分為管理操作式和崗位工藝流程分解式,它是對程序文件的展開、補充及細化,一個程序文件可以有若干個作業(yè)指導(dǎo)書來支持.
ISO14001記錄為環(huán)境管理體系提供見證性和可追溯性.
以上各級文件應(yīng)給出相應(yīng)下級文件的路徑來,比如手冊應(yīng)給出程序文件的路徑,程序文件應(yīng)給出相應(yīng)作業(yè)指導(dǎo)書的路徑,手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書可以分別給出記錄的路徑.
ISO14001環(huán)境管理體系的文件化在體系的建立、運行和保持中起著舉足輕重的作用,這就要求組織在環(huán)境管理體系建立之初即對文件編寫工作給予足夠的重視,體系運行和維護階段不斷完善文件以適應(yīng)變化的條件并履行持續(xù)改進的承諾,同時記錄下來體系實施和運行的重要信息,為ISO14001環(huán)境管理體系的運行提供依據(jù)和見證.
中企檢測認證網(wǎng)提供iso體系認證機構(gòu)查詢，檢驗檢測、認證認可、資質(zhì)資格、計量校準(zhǔn)、知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)一站式行業(yè)企業(yè)服務(wù)平臺。中企檢測認證網(wǎng)為檢測行業(yè)相關(guān)檢驗、檢測、認證、計量、校準(zhǔn)機構(gòu)，儀器設(shè)備、耗材、配件、試劑、標(biāo)準(zhǔn)品供應(yīng)商，法規(guī)咨詢、標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)、實驗室軟件提供商提供包括品牌宣傳、產(chǎn)品展示、技術(shù)交流、新品推薦等全方位推廣服務(wù)。這個問題就給大家解答到這里了，如還需要了解更多專業(yè)性問題可以撥打中企檢測認證網(wǎng)在線客服13550333441。為您提供全面檢測、認證、商標(biāo)、專利、知識產(chǎn)權(quán)、版權(quán)法律法規(guī)知識資訊，包括商標(biāo)注冊、食品檢測、第三方檢測機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)檢測、環(huán)境檢測、管理體系認證、服務(wù)體系認證、產(chǎn)品認證、版權(quán)登記、專利申請、知識產(chǎn)權(quán)、檢測法、認證標(biāo)準(zhǔn)等信息，中企檢測認證網(wǎng)為檢測認證商標(biāo)專利從業(yè)者提供多種檢測、認證、知識產(chǎn)權(quán)、版權(quán)、商標(biāo)、專利的轉(zhuǎn)讓代理查詢法律法規(guī)，咨詢輔導(dǎo)等知識。
本文內(nèi)容整合網(wǎng)站：百度百科、搜狗百科、360百科、知乎、市場監(jiān)督總局 、國家認證認可監(jiān)督管理委員會、質(zhì)量認證中心
免責(zé)聲明：本文部分內(nèi)容根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息整理，文章版權(quán)歸原作者所有。向原作者致敬！發(fā)布旨在積善利他，如涉及作品內(nèi)容、版權(quán)和其它問題，請跟我們聯(lián)系刪除并致歉！
