OHSAS18001認(rèn)證--文件和資料控制
OHSAS18001認(rèn)證--文件和資料控制
組織應(yīng)建立并保持程序，控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件和資料，以確保：
a) 文件和資料易于查找;
b) 對(duì)文件和資料進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂并由被授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性;
c) 凡對(duì)職業(yè)健康安全體系的有效運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位，都可得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本。
d) 及時(shí)將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤回，或采取其他措施防止誤用;
e) 對(duì)出于法規(guī)和(或)保留信息的需要而留存的檔案文件和資料予以適當(dāng)標(biāo)識(shí)。
理解與實(shí)施要點(diǎn)
(1)文件和資料控制的目的
確保各場(chǎng)所獲得并使用正確、有效的適用文件和資料，防止因文件和資料的差錯(cuò)，對(duì)OHSAS18001職業(yè)健康安全產(chǎn)生不利影響。
(2) 文件和資料控制的范圍
這里的文件和資料是指與OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的所有文件和資料，包括組織內(nèi)部形成的文件和資料以及從外部獲得的文件和資料。
應(yīng)對(duì)直接影響OHSAS18001職業(yè)健康安全的文件和資料進(jìn)行控制。至于那些僅用作參考的文件、書籍、資料,雖應(yīng)妥善保管，但不必納入OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系的文件和資料控制范圍。
(3) 文件和資料的分類
① 內(nèi)部文件和資料
a) 體系文件：OHSAS18001職業(yè)健康安全管理手冊(cè)、程序文件、OHSAS18001職業(yè)健康安全管理方案、通用的管理性指導(dǎo)書等。
b) 職能部門的管理性文件：如營(yíng)銷、采購(gòu)、服務(wù)、培訓(xùn)等各項(xiàng)管理活動(dòng)的規(guī)定，管理作業(yè)指導(dǎo)書。
c) 技術(shù)性文件：如設(shè)計(jì)圖樣、技術(shù)規(guī)范、采購(gòu)文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)和試驗(yàn)文件、工藝文件、設(shè)備文件等。
d) 收集和報(bào)告數(shù)據(jù)或信息的表格。
?、?外來(lái)文件和資料
a)國(guó)際/國(guó)家/行業(yè)/地方標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)。
b)顧客提供的圖樣及要求。
c)顧客、有關(guān)機(jī)構(gòu)指定使用的表格，如勞動(dòng)保護(hù)機(jī)關(guān)指定用的表格，等等。
(4) 文件和資料控制的要求
建立和實(shí)施文件和資料控制程序，確保：
?、?文件發(fā)布前，由授權(quán)人員對(duì)文件的適宜性進(jìn)行審查和批準(zhǔn)。
審查是保證文件的正確性，批準(zhǔn)意味著從行政上贊同文件的實(shí)施。
?、?對(duì)使用中的文件和資料適時(shí)評(píng)審，以保持文件和資料的適宜性。
對(duì)使用中的文件和資料的評(píng)審一般定期進(jìn)行，如在每年的管理評(píng)審前進(jìn)行，也可根據(jù)需要適時(shí)進(jìn)行。
?、?必要時(shí)更改文件和資料并再批準(zhǔn)。
OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系文件和資料更改必須有規(guī)定的申請(qǐng)、更改、審批手續(xù)。非文件和資料更改部門負(fù)責(zé)人不得以任何借口自行更改任何文件和資料。
?、?識(shí)別文件和資料的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
修訂狀態(tài)可直接在被更改的文件和資料上標(biāo)識(shí)，也可通過控制清單(如標(biāo)準(zhǔn)目錄、圖樣目錄、文件和資料目錄等)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。
?、?需要使用文件和資料的場(chǎng)合(如對(duì)OHSAS18001職業(yè)健康安全體系的有效運(yùn)行起關(guān)鍵作用的場(chǎng)合)，都能得到并使用相應(yīng)文件和資料的有效版本。
⑥ 文件和資料清晰，易于識(shí)別和檢索(查找)
為使文件和資料清晰易懂，便于識(shí)別和檢索，應(yīng)就文件和資料的編號(hào)，文件的編寫要求，文件的格式，文件和資料的歸檔、編目、發(fā)放、回收等作出適當(dāng)規(guī)定。
通常情況下，文件和資料的總目錄應(yīng)表明文件和資料的修訂狀態(tài)、編制時(shí)間；文件和資料的發(fā)放清單應(yīng)表明文件和資料分發(fā)日期、分發(fā)編號(hào)(使用場(chǎng)所標(biāo)識(shí))、發(fā)往的場(chǎng)所等。
⑦ 識(shí)別外來(lái)文件和資料的適應(yīng)性，并控制其分發(fā)。
應(yīng)就外來(lái)文件和資料的收集、審查、批準(zhǔn)、歸檔、編目、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、使用、評(píng)審、更新、補(bǔ)充和作廢等作出規(guī)定，以保持外來(lái)文件和資料的適應(yīng)性。
應(yīng)該建立一個(gè)渠道(如參加標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)會(huì)等)，以便及時(shí)收集到文件和資料的最新版本或修改信息。
?、?做好失效文件和資料的管理。
為了防止使用作廢文件和資料，應(yīng)及時(shí)將作廢或失效文件和資料從使用場(chǎng)所撤回。對(duì)于為特殊目的而保留的任何作廢文件和資料，都必須進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以防誤用。
(5)文件和資料控制實(shí)施的要點(diǎn)
?、?對(duì)文件和資料進(jìn)行分類(見上面(3))，并規(guī)定各類文件和資料的主管部門和配合部門。
② 文件和資料控制程序應(yīng)對(duì)文件和資料控制的管理方法作出詳細(xì)規(guī)定。
a)內(nèi)部文件和資料的控制包括：文件的取號(hào)、編寫、審批、歸檔、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、使用、借閱、更改、作廢、評(píng)審以及保密控制等。
b)外來(lái)文件和資料的控制包括：收集、審查、批準(zhǔn)、歸檔、發(fā)放、使用、評(píng)審、更新、補(bǔ)充和作廢等。
?、?將文件和資料分為“受控文件”(受到更改控制的文件)和“非受控文件”兩類。
“受控文件”參照下列方法控制：
a) 作受控標(biāo)記，例如加蓋“受控”圖章或其他自定的方式。
b) 每個(gè)文件有惟一的分發(fā)編號(hào)(使用場(chǎng)所標(biāo)識(shí))。
c) 規(guī)定各類文件的發(fā)放范圍及其審批人，發(fā)放后有記錄。
d) 受控文件中都應(yīng)有修改記錄單，供使用人參照。
e) 為便于撤換更改頁(yè)，文件用活頁(yè)夾裝訂較好。
f) 文件可以以舊換新，分發(fā)編號(hào)不變。應(yīng)規(guī)定舊文件的處理辦法。
g) 文件丟失后應(yīng)有作廢聲明，并對(duì)補(bǔ)發(fā)辦法作出規(guī)定。補(bǔ)發(fā)文件使用新的分發(fā)編號(hào)。
h) 文件的版本以版本號(hào)、修訂號(hào)來(lái)標(biāo)識(shí)，小的修改只需變更修訂號(hào)，經(jīng)多次修訂(0~5次)或大幅度修訂后，需更換版本號(hào)。如A/1,A為版本號(hào)，1為修訂號(hào)。
?、?文件更改注意事項(xiàng)
a)更改影響的評(píng)估
文件的更改可能對(duì)OHSAS18001職業(yè)健康安全帶來(lái)影響。如是這樣，則需在實(shí)施更改前評(píng)估更改對(duì)組織有關(guān)部門的影響并通知有關(guān)部門。
應(yīng)注意相關(guān)文件的更改。
b)更改時(shí)間的安排
應(yīng)充分考慮更改的時(shí)間安排。
c)更改的標(biāo)識(shí)與記錄
更改的標(biāo)識(shí)應(yīng)能確保追溯至更改的依據(jù)。
更改原因的記錄應(yīng)保存。
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