OHSMS文件控制程序
1．目的
通過實(shí)施本程序，以確保各相關(guān)場所及人員得到并使用體系文件的有效版本，并及時(shí)撤出失效、作廢的文件。
2．范圍
本程序適用于與OHS管理有關(guān)的文件和資料的控制。
3．職責(zé)
3．1OHS管理手冊由最高管理者批準(zhǔn)頒布，程序文件由管理者代表批準(zhǔn)頒布。
3．2安全處負(fù)責(zé)OHS管理手冊、程序文件的組織編寫、發(fā)放、更改以及組織體系文件的評審工作，負(fù)責(zé)適用法律、法規(guī)的獲取與識別，負(fù)責(zé)各單位支持性文件的批準(zhǔn)。
3．3各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的實(shí)施，文件制(修)訂意見的提出，以及本單位文件和資料的日常管理。
4．工作程序
4．1職業(yè)安全健康管理體系的文件結(jié)構(gòu)
一級 職業(yè)安全健康管理手冊
二級 程序文件
三級 a．職業(yè)安全衛(wèi)生法律、法規(guī)及職業(yè)安全健康有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)
b．安全生產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)
c．有關(guān)單位(部門)的支持性文件及安全操作規(guī)程
d．年度安全工作計(jì)劃，年度設(shè)備大修安全管理規(guī)定，年度設(shè)備大修安全用電管
理規(guī)定等
e．OHSMS審核計(jì)劃和管理評審計(jì)劃
f．從相關(guān)方得到的技術(shù)資料
4．2文件的制(修)訂
4．2．1文件制(修)訂的條件
——公司的組織結(jié)構(gòu)、技術(shù)改造、設(shè)備更新等變化，現(xiàn)文件不能滿足需要的；
——上級文件或標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了修訂，現(xiàn)公司文件與之相抵觸的；
——經(jīng)使用單位(部門)反映，文件的可操作性不強(qiáng)或與實(shí)際中行之有效的做法不相符
的。
4．2．2文件制(修)訂的提出與歸口
使用文件的單位負(fù)責(zé)文件制(修)訂意見的提出，由安全處負(fù)責(zé)統(tǒng)一修訂。
4．2．3文件的批準(zhǔn)發(fā)布
修訂的文件經(jīng)OHS管理者代表批準(zhǔn)后，由安全處發(fā)布并收回原文。
4．3文件的更改
4．3．1文件更改的分類
4．3．1．1手改：指某些字、符號等出現(xiàn)錯誤時(shí)進(jìn)行的修改。
4．3．1．2一般更改：指對原文件進(jìn)行部分補(bǔ)充或完善、文件的主要內(nèi)容發(fā)生根本變化的修改。
4．3．1．3更版：指對原文件版面內(nèi)容更改二分之一以上，或原文件的主要內(nèi)容發(fā)生較大變化的更改。
4．3．2文件更改的方法和步驟
4．3．2．1手改的方法是由原文件的下發(fā)部門以書面形式下達(dá)勘誤表，各單位受控版本按勘誤表進(jìn)行手改。具體手改的方法是：在錯誤處劃兩條水平線，將正確內(nèi)容寫在上方。
4．3．2．2一般更改由原文件起草單位填寫“文件更改申請表”，并按4．2．3執(zhí)行后，與原文件一同使用。
4．3．2．3更版由原文件起草單位填寫“文件更改申請表”，并按4．2．3執(zhí)行，并說明原文廢止。
4．3．3文件更版一般須經(jīng)原文件審核人審核，若指定其他人審核，則必須獲得審核所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。
4．3．4所有文件更改，文件管理部門應(yīng)進(jìn)行編號登記，并編制文件更改一覽表。
4．4文件的日常管理
4．4．1文件和資料日常管理由安全處負(fù)責(zé)。
4．4．2安全處應(yīng)填寫全公司文件收發(fā)記錄。
4．4．3各部門也要填寫本部門的文件收發(fā)記錄(小公司可無此項(xiàng))。
4．4．4文件的受控狀態(tài)
4．4．4．1文件受控狀態(tài)分“受控”和“非受控”兩類，加蓋“受控”章的文件為受控文件，沒有蓋“受控”章的文件為“非受控”文件。
4．4．4．2“受控”文件的發(fā)放范圍由安全處確定。
4．4．5受控號
文件的受控號填寫在“受控”章內(nèi)，各部門有固定的受控號。
4．5作廢文件的處理
4．5．1文件作廢后，應(yīng)停止使用作廢文件，送交安全處統(tǒng)一處理，如需留作資料，則應(yīng)加“作廢”標(biāo)識，以確保只使用有效的文件版本。
4．5．2安全處應(yīng)及時(shí)收回作廢文件，予以更新，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一進(jìn)行銷毀，并建立記錄。
5．相關(guān)記錄
文件會簽辦文單
文件收發(fā)登記臺帳
更改通知單
受控文件清單
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