7.5.2創(chuàng)建和更新
創(chuàng)建和更新文件化信息時，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)?
a)標(biāo)識和說明(例如:標(biāo)題、日期、作者或參考文件編號) ;
b)形式(例如:語言文字、軟件版本、圖表)和載體(例如:紙質(zhì)的、電子的):
c) 評審和批準(zhǔn)，以確保適宜性和充分性。
7.5.3文件化信息的控制
a)在需要的時間和場所均可獲得并適用;
b)得到充分的保護(hù)(例如:防止失密、不當(dāng)使用或完整性受損)。
為了控制文件化信息，組織應(yīng)進(jìn)行以下適用的活動:
--分發(fā)、訪問、檢索和使用;
--存儲 和保護(hù)，包括保持易讀性;
--變更的控制(例如:版本控制);
保留和處置。
組織應(yīng)識別其確定的環(huán)境管理體系策劃和運(yùn)行所需的來自外部的文件化信息，適學(xué)應(yīng)對其予以控制。
注:“訪問”可能指僅允許查閱文件化信息的決定，或可能指允許并授權(quán)查閱和文”件化信息的決定。
【理解要點(diǎn)】
1.創(chuàng)建和更新環(huán)境管理體系的文件化信息時，組織應(yīng)當(dāng)確保適當(dāng)?shù)?
--標(biāo)識和說明 (例如:標(biāo)題、日期、作者或參考文件編號);
--形式(例如:語言文字、軟件版本、圖表)和載體(例如:紙質(zhì)的、電子的):
評審和批準(zhǔn)，以確保適宜性和充分性。
2.對環(huán)境管理體系的文件化信息予以控制非常重要，其目的是確保:
--信息可以被適當(dāng)?shù)慕M織、部門、職能、活動，或合同方識別;
--組織保持的信息可以得到定期的評審，必要的修訂，并在發(fā)布之前得到被授權(quán)人的批準(zhǔn)。
--在所有對體系有效運(yùn)行而言所必不可少的場所，都能得到現(xiàn)行版本的文件化信息，包括保滿足要求所必須的文件化信息;
--作廢的文件化信息需立即從各發(fā)布點(diǎn)，使用處或狀態(tài)中撤回。某些情況下，例如出面和(或)知識保護(hù)目的，作廢的文件化信息仍可作為實(shí)現(xiàn)結(jié)果的證據(jù)予以保留。
3.在無法獲取文件化信息的情況下，符合慣例規(guī)定的行為可被認(rèn)為是滿足要求的。
4.通過下述方式可以對文件化信息實(shí)施有效的控制:
--規(guī)定適當(dāng)?shù)母袷?，包括唯一的?biāo)題、編號、日期、版本、修訂歷史和權(quán)限;
--將由組織保持的文件化信息的評審和批準(zhǔn)工作，分配給具有足夠技術(shù)能力和組織權(quán)限的人員；
--保持有效的分發(fā)系統(tǒng)。
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