專利電子申請用戶：
我局專利業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)上線后，發(fā)現(xiàn)部分專利申請電子用戶提交的申請文件因文件格式不符合規(guī)范，造成文件進入我局審查系統(tǒng)后出現(xiàn)損壞或無法打開，給申請人的權(quán)益造成影響。為減少該問題的產(chǎn)生，幫助用戶正確制作專利電子申請文件，特發(fā)布本指引，請專利電子申請用戶按照以下要求制作并提交申請文件。
一、XML格式文件
用戶應(yīng)使用專利業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)編輯器編輯提交XML文件。
1. 字符集
編輯XML文件，應(yīng)使用GB18030-2005字符集范圍以內(nèi)的字符，不應(yīng)使用自造字。
2. 圖片
圖片或照片分辨率應(yīng)為72-300DPI。說明書附圖的圖片格式應(yīng)為JPEG、TIF兩種格式，圖片大小不應(yīng)超過165mm x 245mm，圖號應(yīng)以文字形式表示，不應(yīng)包含在圖片中;外觀圖片或照片應(yīng)為JPEG格式，圖片大小不應(yīng)超過150mm x 220mm。上述圖片或照片分辨率應(yīng)為72-300DPI，換算像素為467.7像素*694.4像素- 1948.8像素*2893.7像素。TIF格式文件的壓縮方式必須為Group 4.
3. 數(shù)學(xué)公式和化學(xué)公式
在表達數(shù)學(xué)公式、化學(xué)公式中的上、下角標時，應(yīng)使用 定義上標文本， 標簽定義下標文本。例如：“H2O”應(yīng)寫為“H2O”，“23”應(yīng)寫為“23”。XML文件中復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式、化學(xué)公式，應(yīng)以圖片方式提交。
4. 表格
XML文件中的N×M表格及表頭有合并單元格的表格，可以用編輯器編輯提交，其他表格應(yīng)以圖片方式提交。
5. 段號和權(quán)項號
新申請XML文件中的說明書段號和權(quán)項號由系統(tǒng)自動生成。
申請后提交的XML格式文件說明書段號應(yīng)以4位數(shù)字編號;權(quán)利要求書權(quán)項號應(yīng)以阿拉伯數(shù)字編號。
二、MS-Word、PDF格式文件
1. 版本
以MS-WORD、PDF格式提交申請文件及相關(guān)文件，MS-WORD文件應(yīng)為Microsoft Office2007及之后版本的“.docx”格式，或者Microsoft Office2003及之前版本的“.doc”格式;PDF文件應(yīng)為符合PDF Reference Version 1.3(含)以上版本規(guī)范的文件。
2. 權(quán)限
MS-WORD文件不應(yīng)該設(shè)置密碼保護、文檔保護功能，PDF文件應(yīng)具有打印權(quán)限，不應(yīng)設(shè)置加密功能。
3. 字符集
應(yīng)使用GB18030-2005字符集范圍以內(nèi)的字符，不應(yīng)使用自造字。
4. 圖片
單個圖片應(yīng)限定在單頁內(nèi)，不能跨頁顯示。圖片和文字不能設(shè)置懸浮格式或相互疊放。
5. 版式要求
說明書不應(yīng)添加任何形式的段落編號，文檔頁面設(shè)置應(yīng)為縱向A4大小。關(guān)于字體、規(guī)格、行距、頁面設(shè)置等文件版式應(yīng)符合《審查指南》相關(guān)要求。
6. 其他要求
MS-WORD、PDF文件中，不應(yīng)含有水印、宏命令、嵌入對象、超鏈接、控件、審閱、注釋、批注、文本框、自選圖形、域?qū)ο蟮葍?nèi)容，不能使用修訂模式。
三、系統(tǒng)操作規(guī)范
1. 制作符合規(guī)范的專利電子申請文件
推薦使用Adobe Acrobat軟件編輯、制作和保存PDF文檔。使用OFFICE辦公軟件或其他第三方PDF轉(zhuǎn)換器輸出PDF文件，文件可能存在損壞、格式錯誤、亂碼等不符合上述PDF規(guī)范的情形，應(yīng)使用Adobe Reader軟件打開并全面檢查。
2. 導(dǎo)入案卷包或者上傳文件預(yù)覽檢查后再提交
在專利業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)導(dǎo)入案卷包或者上傳MS-WORD、PDF文件后，應(yīng)使用編輯預(yù)覽功能頁面檢查：
(1)MS-WORD、PDF文件是否正常，如文件預(yù)覽失敗或系統(tǒng)推送錯誤信息，應(yīng)檢查文件是否存在損壞、格式錯誤、加密、亂碼等情形，重新制作、上傳符合上述MS-WORD、PDF規(guī)范的文件。
(2)頁面信息是否存在錯填、漏填等問題，確認文件內(nèi)容無誤后再簽名提交。
3. List.xml文件描述與案卷包內(nèi)文件內(nèi)容應(yīng)當一致
List.xml文件中的相關(guān)勾選項選擇的內(nèi)容選擇與實際案卷包相對應(yīng)的實體文件信息不一致，如選擇了某些勾選項，但是案卷包內(nèi)沒有對應(yīng)的文件代碼表格。舉例說明：
在新申請List.xml文件中記錄有實質(zhì)審查請求書，但是提交案卷包內(nèi)沒有提交實質(zhì)審查請求書(代碼110401)。
4. 文件應(yīng)當符合電子申請數(shù)據(jù)標準規(guī)范和批量接口規(guī)范
用戶制作文件時，應(yīng)遵守專利申請請求類表格和電子申請數(shù)據(jù)標準規(guī)范，關(guān)注系統(tǒng)校驗規(guī)則及表格數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標準調(diào)整通知，并及時了解修改內(nèi)容，提前做好自身內(nèi)部管理系統(tǒng)調(diào)整對接的準備，避免出現(xiàn)以下問題：
(1)信息勾選項不符合定義，勾選項數(shù)據(jù)標準為：0為不勾選，即未選擇數(shù)據(jù)項;1為勾選，即選擇數(shù)據(jù)項。如在導(dǎo)入案卷包List.xml勾選項中插入空格、其他數(shù)字或字符等冗余數(shù)據(jù)，影響系統(tǒng)判斷勾選真實意圖。
(2)申請?zhí)栃畔⒅绣e誤插入“ZL+申請?zhí)?rdquo;或者委內(nèi)編號等信息，導(dǎo)入系統(tǒng)后未經(jīng)預(yù)覽檢查即提交，此類錯誤數(shù)據(jù)影響文件審查分配。
(3)電子申請的請求書內(nèi)容需要補正的，僅針對缺陷部分提交補正書或者陳述意見，不需要提交請求書替換頁。
更多表格數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標準、校驗規(guī)則和操作規(guī)范請關(guān)注后續(xù)發(fā)布的通知。
智能化系統(tǒng)升級工作組
2023年5月25日
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